Gestionnaire Administratif-ve

**À propos de nous**:
Au cœur d’une région reconnue pour sa qualité de vie, l’Université d’Angers (UA), 3è employeur du territoire, offre un environnement propice à l’épanouissement de ses personnels et étudiants.

Elle comprend 4 Facultés, 1 IUT, 1 école d’ingénieur, 1 Institut de tourisme, 1 IAE et 31 unités et structures fédératives de recherche.

Vous vous reconnaissez dans les valeurs d’innovation, de citoyenneté, de partage et d’accompagnement de l'Université d'Angers ? Rejoignez-nous

**Description et missions du service**:
Le SCAFOP est dirigé par une directrice secondée par une responsable administrative et est composé de 29 personnes dont:

- 4 pôles d’expertise (Marketing commercial, Conseil ingénierie de parcours et validation d’acquis, Alternance et Formations professionnelles : développement, gestion, conseils).
- Un « pôle » chargé de la promotion de l’Offre formation professionnelle de l’Université.
- Une chargée de qualité,
- Un chargé de déploiement FCA Manager
- Une gestionnaire comptable,
- Une chargée d’accueil
- Trois enseignants.

Le-la gestionnaire / assistant.e administratif de formation sera hiérarchiquement rattaché à la responsable du pôle Conseil ingénierie et validation d’acquis (CIPVA) et effectuera ses missions au SCAFOP (campus saint serge) avec des déplacements prévus en composantes.

**Mission**:
Le-la gestionnaire-assistant-e administratif de formation aura pour mission principale d’administrer les formations professionnelles développées par le service:
**Accueillir et communiquer**
- Accueillir et informer le public
- Traiter et diffuser des informations internes et externes (mails, courriers, site web...)
- Relancer les interlocuteurs (stagiaires, prescripteurs, enseignants)
- Gérer les contacts avec les différentes institutions (Région, Missions locales...)

**Gérer l'organisation des formations**
- Gérer et diffuser les plannings
- Assurer la logistique (réservation de salles, matériels)
- Saisir, rédiger, mettre en forme des documents divers
- Contribuer à la mise en place de la démarche qualité
- Participer aux groupes de travail pour formaliser les processus
- Identifier et proposer des actions d'amélioration

**Gérer les procédures administratives**
- Gérer les préinscriptions sur Angers, Saumur et Cholet
- Inscrire les stagiaires sur APOGEE
- Saisir hebdomadairement les absences des stagiaires dans la base DAEU
- Gérer les absences des enseignants
- Établir les demandes de financement et procéder au suivi des conventions/contrats
- Planifier les préinscriptions pour chaque rentrée

**Gérer les formations liées à l'appel d'offre régional**
- Participer à la réponse de l'appel d'offre émis par la Région
- Assurer les inscriptions des stagiaires sur le logiciel régional FORPRO
- Assurer le suivi mensuel des présences, absences, sorties et dérogations des stagiaires
- Générer et envoyer les listes des stagiaires, les factures

**Gérer les examens**
- Organiser les jurys, élaborer les plannings des examens et réserver les salles
- Récupérer et mettre en forme les sujets des CC et sessions examens terminaux
- Inscrire pédagogiquement les stagiaires sur APOGEE, envoyer les convocations
- Organiser les examens et diffuser les résultats
- Éditer et envoyer les attestations de fin de formation, de réussite, de compétences clés....
- Éditer les enquêtes Région, les diplômes et organise la remise des diplômes

**Profil**:
**Savoirs**:

- Applications métiers (FCA manager, Apogée)
- Connaissance générale de la réglementation et des dispositifs/programmes de financement de la formation professionnelle
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'Université et de ses différents acteurs
- Connaissance globale de l'offre de formation de l'établissement en formation initiale et en formation continue
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques inhérents au domaine

**Savoir-faire**:

- Compétences organisationnelles et rigueur
- Capacité à communiquer avec des interlocuteurs très variés internes et externes en s'adaptant à l'hétérogénéité des demandes
- Capacité à partager l'information, à rendre compte et à travailler en équipe et solidarité dans le travail

**Savoir-être**:

- Qualités relationnelles
- Sens du service public et de la relation à l’usager
- Capacité d'écoute
- Esprit d'équipe
- Réactivité et adaptabilité
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**Poste ouvert aux contractuels**

**Catégorie/corps : C (ATRF)**

**Diplôme minimum requis **:CAP/BEP

**Type de contrat**: CDD **Durée du contrat **:12 mois, jusqu'au 31/12/2025

**Date de démarrage souhaitée**: Janvier 2025

**Rémunération brute mensuelle**: Entre 1802€ et 1816€ (selon grille et expériences)

**Quotité de travail **:100%