Adjoint Administratif a L'ifsi Ifa Et Ifcs

**Descriptif**

DESCRIPTION
Cette fiche décrit le poste de travail du/de la secrétaire affecté/e en instituts de formation en soins infirmiers, cadres de santé et ambulanciers du CHU de Saint-Etienne.
Les instituts de formation accueillent environ 450 étudiants et élèves et 600 stagiaires de la formation continue par an.
Les quotas au CHU de Saint-Etienne sont de : 125 étudiants infirmiers, 61 étudiants cadres de santé et 50 élèves ambulanciers.
DEFINITION DU METIER
Organiser pour un responsable hiérarchique et/ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.
Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service.
Suivre et gérer les processus administratifs.
LIEU D'EXERCICE
INSTITUTS DE FORMATION
Hopital Bellevue
25, Bld Pasteur
Pavillons 54 /16
42000 Saint Etienne
PLACE DANS L'ORGANIGRAMME
Le/la secrétaire en IFSI/IFCS/IFA est placé/e sous l’autorité du directeur de l’institut, et sous la responsabilité fonctionnelle de la responsable administrative, adjoint des cadres, et du cadre supérieur de santé, coordinateur pédagogique.
Effectifs:
Direction:

- 1 directeur des soins, coordonnateur des instituts de formation
- Deux cadres supérieurs de santé en charge de la pédagogie
- Une ACH, responsable administrative.

Pédagogie:

- 23 cadres de santé, formateurs à l’IFSI et IFA
- 3 cadres supérieurs de santé, formateurs à l’IFCS.

Secrétariat:

- 7 Adjoints administratifs.

Multimédia:

- 1 adjoint administratif, responsable informatique

Centre de documentation:

- 1 documentaliste
- 1 aide-documentaliste

Entretien des locaux:

- 3 agents (service externalisé)

ACTIVITES PRINCIPALES
Accueil et prise en charge du public (étudiants, stagiaires, usagers, etc...),
Contrôle des données/documents,
Gestion administrative relative au domaine d'activité,
Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques,
Recueil, saisie, mise à jour et/ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux, de fichiers,
Reproduction et diffusion de documents et de dossiers,
Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage),
Gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes),
Organisation de réunions, visites, événements, commissions spécialisées,
Prise de notes, frappe et mise en forme des documents,
Inventaire de produits, de matériels, équipements.
Activités spécifiques:
Gestion administrative des formations initiales,
Tenue et suivi des dossiers administratifs et scolaires, des étudiants/élèves,
Réception, contrôle des dossiers concours et organisation des épreuves (écrites et/ou orales),
Enregistrement et suivi des absences des étudiants et élèves,
Instruction et suivi des dossiers de financement des étudiants / élèves,
Gestion des mises en stages : saisie des périodes de stages dans le logiciel BL-scolarité, affectation des étudiants selon le choix des CSF responsables des stages, édition des conventions, avenants, courriers, tableaux de stage, suivi des absences en stage, établissement de l’état des frais de déplacements et des indemnités de stage pour les étudiants et transmission au service paie,
Réalisation des attestations mensuelles de présence des étudiants et élèves,
Relation et suivi des dossiers des intervenants et de la base de données, rémunération,
Suivi des cohortes des apprenants,
Participation à la démarche qualité de l’IFSI/IFCS/IFA, contribution à la réalisation de procédures,
Participation aux réunions institutionnelles, aux instances inhérentes à la formation (CAC, ICOGI, SSPI, )
Formation professionnelle en lien avec le développement des compétences,
Contribution à la promotion de l’image des instituts,
Gestion des accidents du travail des étudiants et élèves,
Gestion des dossiers diplôme d’état,
Activité de régie,
Paie des intervenants,
Elaboration de statistiques et suivi de tableaux de bords.
SAVOIR-FAIRE
Selon le répertoire des métiers de la fonction publique hospitalière, la fiche métier de base du poste est 45S30 « Secrétaire », auquel se réfère d’autres savoir-faire de la fiche métier 45S20 « Agent de gestion administrative ».
Accueil téléphonique : Pratique courante
Bureautique : Pratique courante
Classement et archivistique : Pratique courante
Communication/relations interpersonnelles : Pratique courante
Gestion administrative : Pratique courante
Organisation et fonctionnement interne de l’établissement : Pratique courante
Technologie de l’information et de la communication (NTIC) : A développer
Secrétariat : Pratique courante
ORGANISATION DU TEMPS DE TRAVAIL - SPECIFICITES CONDITIONS DE TRAVAIL
Poste de travail à 100% - 37h30 /