Adjoint Administratif

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

Adjoint administratif

**CONTRAT**

CDD; CDI; Détachement; Mutation

**DESCRIPTIF**

La Direction des Ressources Humaines est à l'initiative de la politique de Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences. Elle assure également la gestion et le suivi des Ressources Humaines du CHU de manière qualitative, quantitative et financière.

Elle est composée des grands secteurs suivants:
./ Recrutement - Allocation de retour à l'emploi

./ Gestion des effectifs

./ Formation

./ Gestion des carrières - Concours

./ Protection Sociale

./ Retraites

./ Gestion Prévisionnelle des Métiers et Compétences

./ Paie

./ Budget

Une Psychologue du travail et une Assistante sociale du Personnel complètent l'Equipe.

C- ORGANIGRAMME ET EFFECTIFS DU SERVICE 1° ORGANIGRAMME

Le Gestionnaire de formation DPC est placé sous la responsabilité de L'attachée d'Administration Hospitalière, Responsable du Service Formation.

2° EFFECTIFS DU SERVICE

Secteur Formation

1Attachée d'Administration Hospitalière 1Adjoint des Cadres

8 Adjoints Administratifs

D- HORAIRE D'OUVERTURE DU SERVICE

8h30 - 17h 10 du lundi au vendredi.

Il
- MISSION ET FONCTIONS PRINCIPALES DU POSTE A - MISSION

Le Gestionnaire de formation participe à la préparation et l'organisation des dossiers de formation répartis par pôle et axes de formation.

Il assure le suivi administratif et financier des actions de formation.

B - FONCTIONS PRINCIPALES

Formation DPC
- Aide à la réalisation des actions de formation du Plan de formation.
- Constitution des dossiers en lien avec I'ANFH, les organismes de formation, et les participants.
- Suivi administratif et financier du dossier : saisie du dossier sur système informatique (logiciel GESFORM) et suivi financier.
- Suivi des demandes ponctuelles : constitution des dossiers en lien avec I'ANFH, l'organisme de formation et le correspondant formation, suivi financier
- Chaque Gestionnaire à la responsabilité financière de ses dossiers et doit rendre compte de toute anomalie auprès de I'ANFH et de ses supérieurs
- Chaque Gestionnaire à la responsabilité de la clôture financière des dossiers dont il a la charge.

A - ACTIVITE PRINCIPALE

1° TECHNICITE ET CHARGE DE TRAVAIL

Gestion financière des dossiers DPC des PM et PNM

Traitement informatique des dossiers

Appropriation des différents outils nécessaires au poste : logiciels GESFORM (logiciel ANFH), MRH (logiciel de gestion du personnel), GESTOR/CHRONOTIME (logiciel gestion du temps), MAGH2 - PASTEL, (plateforme de réservation de déplacement...)

Parfaite maîtrise WORD-EXCEL-OUTLOOK

S'investir dans des groupes de travail aux côtés de L'adjoint des Cadres

Aimer se former sur les nouvelles modalités réglementaires, de gestion
- Technicité au niveau de la formation:

- Gestion des demandes de formation,
- Demande d'accord de prise en charge du dossier auprès de l'ANFH
- Inscription des agents auprès des organismes de formation
- Réservation des billets de train
- Réservation des salles de formation et assurer l'intendance
- Contact avec les organismes et rédaction des conventions de formation
- Rédaction des convocations et assurer leur envoi
- Saisie du dossier informatique
- Gérer le dossier financier, suivre l'état des dépenses et l'avancée des actions
- Remboursement des frais aux agents
- Assurer le suivi de la formation sur informatique (saisie feuilles d'émargement)
- Paiement des prestions aux organismes
- Effectuer les clôtures financières des dossiers du Plan de Formation
- Traiter les évaluations des formations.

2° COMMUNICATION-RELATION

Différents services de la DRH: paye, budget, concours, recrutement... Services ANFH Paris et Lyon

Encadrement Personnel du CHU

Organismes de formation Autres établissements du GHT CESU

Instituts de formation Equipe Relai Formation

3° RISQUES LIES AU POSTE (Décret n°2001-1016 du 5 novembre 2001) Néant

B - ACTIVITES SPECIFIQUES

A une connaissance en terme de gestion de l'ensemble des dossiers DPC et des études promotionnelles afin de répondre à tous moments aux différentes sollicitations et assurer une continuité dans la gestion des dossiers en l'absence d'une Gestionnaire.

IV - APTITUDES ET COMPETENCES ATTENDUES A - CONNAISSANCES

./ Connaissances financières

./ Connaissances informatiques

./ Connaissance des services du CHU

./ Connaissances statutaires

./ Connaissances réglementaires

./ Sens du contact et des responsabilités

B - SAVOIR - FAIRE

./ Avoir un profil financier

./ Avoir l'esprit d'équipe

./ Prendre des initiatives en fonction de ses attributions

./ Savoir anticiper et savoir planifier les différentes étapes à suivre afin que la formation se déroule bien tant au niveau des agents, des organismes, que de l'encadrement des agents

./ Etre organisé et savoir détecter des dysfonctionnements.

./ Savoir anticiper, prévoir et alerter I'Adjoint des Cadres sur toutes