Assistant(E) de Direction

il y a 24 heures

NeuillysurMarne, France EPS Ville Evrard Temps plein

**IDENTIFICATION DU POSTE**

**Position dans la structure**:
**Autorité hiérarchique**:

- DG

**Liaisons fonctionnelles**:

- **Autres directions de l’établissemen**t
- **Les pôles d’activité clinique**

**Horaire de travail**:
La direction est ouverte de 9H à 17H00, du lundi au vendredi.

38 heures par semaine ; CA, RTT.

**Description synthétique du poste**:
Assister la directrice générale de l’établissement dans la gestion de son agenda, l’accueil téléphonique, la gestion des instances, les liens avec les professionnels de l’établissement et les partenaires du territoire

**Travail en binôme avec l’Assistante de Direction déjà en poste.**

**MISSIONS DU POSTE**

**Missions d’accueil**

Accueil physique et téléphonique

**Missions d’agenda**
- Invitations réunions
- Organisation de rendez-vous & entretiens
- Lien avec autres directions et chefs de pôle
- Gestion de déplacements hors les murs

**Gestion des instances & réunions institutionnelles**
- Préparation et organisation du Directoire
- Préparation et organisation du Conseil de Surveillance
- Préparation et organisation Comité direction
- Préparation et organisation de la réunion d’encadrement

Invitations, réservation de la salle, formalisation ordre du jour, constitution des dossiers, comptes-rendus,

**Gestion du courrier**
- Réception, tri, distribution du courrier papier
- Mise en place d’un suivi informatisé des courriers et des réponses apportées

**Mise en forme**
- Saisie et mise en forme d’écrits professionnels, de courriers, de compte -rendus
- Notes d’information
- Suivi des décisions

**Gestion du temps**:

- Intégration des congés des directeurs adjoints dans le logiciel Agiltime
- Mise à jour des gardes administratives dans la valise de garde

**Classement / archivage**
- Enjeu autour du classement dématérialisé sur le réseau

**Missions annexes**
- Gestion stock et commande de fournitures, papeteries, mobiliers
- Publication sur intranet

**Missions spécifiques**:

- Certaines missions spécifiques peuvent être effectuées à la demande de la directrice générale

**SAVOIR-FAIRE REQUIS**
- Sens de la confidentialité
- Etre discret
- Etre disponible et à l’écoute
- Etre méthodique et rigoureux
- Etre autonome et polyvalent
- Capacité à travailler en équipe
- Avoir le sens du relationnel
- Savoir optimiser les informations (les recueillir dans toutes situations et les diffuser)
- Maîtriser les outils informatiques (Word - Excel - Internet - Agile Time)

Type d'emploi : Temps plein, CDI, CDD
Durée du contrat : 3 mois

Salaire : à partir de 2 000,00€ par mois

Avantages:

- Crèche d'entreprise
- Prise en charge du transport quotidien
- RTT

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Repos le week-end
- Travail en journée

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

- Assistant de direction h/f ou similaire: 1 an (Optionnel)

Langue:

- Anglais (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel

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    Champigny-sur-Marne, France Ville de Champigny sur Marne Temps plein

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