Assistante D'équipe de Direction

**Description de l'emploi**:
**Ceva recherche** l'assistante d'équipe de direction Filiale France** pour un poste en CDI, basé sur le site des Berges de l'Isle à Libourne, à 30 minutes de Bordeaux (33).
- **Descriptif**: Au sein de la Direction de la filiale, l'assistant(e) reporte au directeur de pays et sera en soutien de l'équipe de direction. Responsable de la coordination des projets sponsorisés par la direction, des événements internes et externes, de l'organisation des voyages, du suivi administratif et de la bonne circulation des informations.

**CONNAISSEZ-VOUS CEVA?**

**Ceva Santé Animale est la 1ère entreprise de santé animale en France, et est classée au 5ème rang mondial.**

Ensemble, c'est avec passion que les femmes et les hommes de Ceva recherchent, développent, produisent et commercialisent des solutions de santé innovantes pour soigner tous les animaux, et ainsi contribuer à la préservation des grands équilibres de notre planète.

Nous nous engageons à assurer le meilleur niveau de soins et de bien-être possible aux animaux d'élevage (volailles, porcs, ruminants), aux animaux de compagnie (chiens et chats) et à la faune sauvage.

En effet, notre vision « Ensemble, au-delà de la santé animale » met en avant le lien étroit qui existe entre la santé et le bien-être des personnes, des animaux et de notre planète. Ceva est plus que jamais engagé dans une approche

**VOS MISSIONS**

Vos responsabilités seront les suivantes:
Administration, agenda et planification : Gérer toutes les tâches administratives de l'équipe (lettres, revues, documents spécifiques). Être l'interlocuteur privilégié avec les contacts externes, en offrant support, et en assurant la coordination des visites externes. Suivre tous les contrats mis en place par le service juridique (validation, signature de toutes les parties concernées et archivage). Gestion de l'agenda de l'équipe, assurer le suivi et les rappels (recherche de dates, invitations, réponses, etc.). Diffuse le planning de l'équipe et coordonne MAJ (présence site, congés,...). Voyages : Aider à la gestion des voyages courants de l'équipe, support à la prise en main de l'outil de réservation des voyages. Gérer les demandes de visa pour les membres de l'équipe.

Activités liées au département : Gérer certaines tâches administratives liées à la direction (Comptes-rendus, gestions de projets, gestion du parc automobile,...). Préparer le dossier d'accueil des nouveaux arrivants (équipement, bureau, programme d'intégration, inscription au programme d'intégration) Préparer et diffuser les communications inhérentes à la Direction vers les collaborateurs (congés annuels, annonce des résultats, annonce de projets filiale,...).

Coordination de réunions internes et externes : Prendre en charge la gestion et la logistique des réunions internes (réunion managers, séminaires,...) et externes (conférences, salons,...) en étroite collaboration avec les équipes internes (Communication, Finance, Achats, RH...) et les ressources externes (prestataires). Préparer les réunions d'équipe et les réunions importantes (aménagement de la salle, équipement,...).

Support à l'équipe de direction : Assurer la gestion de l'environnement de travail en lien avec les Services Généraux. Alimenter et entretenir l'esprit de communauté au sein de la filiale. Organiser des activités sociales pour les membres de la filiale. Rôle clé dans la mise en relation des personnes de l'équipe, et inter départements. Contribuer de manière proactive à une atmosphère positive au sein de l'équipe.

Gestion des contrats et des budgets : Suivi étroit des engagements de dépenses, suivi et respect des budgets annuels pour les voyages, les séminaires, les procédures internes. Gestion des bons de commande, conformément au process. Gestion des factures, y compris un suivi avec les managers et un contrôle étroit avec l'équipe finance si nécessaire.

**VOTRE PROFIL**

**Bac+2/3 ans**, BTS Support à l'action managériale, BUT Gestion des entreprises et des administrations (Bac+3), BUT Gestion administrative et commerciale (Bac+3), vous avez évolué dans des environnements exigeants en tant qu'Assistante d'équipe de Direction, idéalement dans le secteur de l'industrie de la santé humaine ou animale.
- Compétences Techniques:

- Possède une compréhension claire et/ou une expérience du secteur/ département
- Très bonne maitrise de l'environnement Microsoft, parfaitement à l'aise avec les outils IT permettant de coordonner les activités entre les services, recevoir et transmettre les informations.
- Challenge les fournisseurs et tous prestataires afin d'optimiser les coűts et d'améliorer l'efficacité des services rendus.
- Français et anglais, utilise un vocabulaire précis à l'oral et à l'écrit, communique clairement et avec aisance.
- Compétences Comportementales:

- Communications orales et écrites cla