Gestionnaire Formations Groupées

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

Gestionnaire formations groupées

**CONTRAT**

CDD; CDI; Détachement; Mutation

**DESCRIPTIF**

MISSION
Réaliser les opérations administratives de gestion de la formation des agents de la FPH. Gérer les stages des élèves extérieurs. Participer à la gestion prévisionnelle des métiers et compétences.

ACTIVITES
- Gérer et traiter les demandes de formation en regard des classifications du plan de formation
- Saisir et mettre à jour les données administratives individuelles dans le logiciel de gestion de la formation GESFORM
- Participer à l'élaboration du plan de formation : du recueil des besoins jusqu'à sa mise en forme définitive
- Communiquer mensuellement les actions de formation programmées
- Participer à l'élaboration et au suivi du programme des formations diplômantes
- Procéder à l'organisation matérielle et au suivi des actions
- Evaluer les formations réalisées et réaliser un bilan pédagogique
- Gestion de la facturation avec les organismes de formation, et l'ANFH
- Suivre l'exécution budgétaire du plan de formation continue dans le cadre du budget alloué
- Recueillir, agréger les données pour alimenter les bilans et rapport annuels sur la formation, le rapport social unique ()
- Gérer et traiter les demandes de stage d'élèves extérieurs en regard des possibilités d'accueil, établir les conventions
- Informer, conseiller les agents et l'encadrement
- Elaborer et assurer le suivi de tableaux de bord, d'outils de chiffrage et de statistiques
- Réaliser des études comparatives et prospectives
- Assurer la veille réglementaire relative à son domaine d'activité
- Assurer le contrôle de cohérence et de validité des informations traitées
- Rédiger et traiter (enregistrer, trier, traiter, diffuser, archiver) les courriers relatifs au domaine d'activité
- Classer les pièces administratives dans les dossiers des agents
- Participer au classement et à l'archivage sécurisés des dossiers administratifs
- Participer à l'élaboration de procédures ou instructions administratives
- Participer à des activités ponctuelles ou/ transversales en fonction de l'actualité GRH

SPECIFICITES DU POSTE

RELATIONS PROFESSIONNELLES
- Gestionnaires administratifs et cadres de la DRH pour les échanges d'informations
- Cadres de l'établissement pour la gestion des demandes de formation relevant de leur service
- Personnel de l'établissement pour le traitement de leur demande formation
- Services financiers pour le mandatement
- Trésorerie publique pour transmission des documents et justifications
- ANFH : pour la gestion du plan de formation, aide technique, actions nationales et régionales et prestations informatique du logiciel GESFORM
- Organismes divers : organismes de formation, établissements éducatifs

COMPETENCES PROFIL
- Connaître le statut général de la fonction publique hospitalière et les statuts particuliers
- Connaître le cadre réglementaire de la formation
- Disposer de connaissances en gestion comptable et budgétaire
- Connaître l'organisation et le fonctionnement interne de l'établissement
- Maîtriser l'utilisation des outils bureautiques word, excel, du logiciel de gestion administrative AGIRH et du logiciel de la formation GESFORM
- Evaluer la pertinence, la véracité des données ou informations
- Calculer des valeurs relatives aux activités de son domaine
- Définir et utiliser les techniques et pratiques adaptées à son poste de travail, tableaux de bord, tableaux de suivi
- Analyser des données, des tableaux de bord et justifier des résultats relatifs aux activités de son domaine
- Identifier et analyser les évolutions réglementaires et ou techniques et leurs impacts sur les activités, les systèmes relatifs à son domaine
- Assurer le paramétrage des outils et logiciels de gestion dans son domaine d'activité
- Expliquer aux agents les données et caractéristiques de leur situation administrative
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Alerter l'encadrement sur les situations particulières des agents ou sur des dysfonctionnements techniques ou administratifs
- Conseiller et orienter les choix d'une personne ou d'un groupe, relatif à son domaine
- Utiliser, concevoir, formaliser et adapter des instructions
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents, comptes rendus
- Organiser, classer des données, des informations, des documents de diverses nature
- Définir, adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Définir et utiliser les techniques et pratiques adaptées à son poste de travail
- Etablir, évaluer, optimiser un budget relatif à son domaine de compétence
- Faire preuve de capacités d'adaptation, de communication, de sens relationnel et de travail en équipe

FORMATION ET/OU QUALIFICATIONS PROFESSIONNELLES REQUISES

BAC/BTS gestion/administration
Communi