Assistant ou Assistante Au Pôle Central

Intitulé du poste

Assistant(e) au Pôle central H/F
Type de contrat
Durée indéterminée
Temps contractuel
Temps plein
Présentation de l'entité

Au sein de la Direction de la scolarité et de la réussite étudiante de la Direction de la Formation initiale, le Service appui à la formation (SAF) se compose de deux entités : le Pôle central et le Pôle Mobilité. Le Pôle central gèrent les événements de la scolarité des étudiants de masters, et ponctuellement du collège universitaire.
Sous l‘autorité de la Responsable du SAF et en soutien à ses missions, au sein d'une équipe de 4 personnes et en étroite coopération avec un certain nombre d'autres entités de Sciences Po -Services pédagogiques, Support scolarité, Sciences Po Carrières, Département des langues, Accueil administratif, Formation académique commune, Mission archives, Direction des affaires internationales (DAI)... ), vous devrez notamment assurer en propre les missions suivantes:
Description de la mission
- Accueil et information des étudiants français et internationaux d’un portefeuille d’écoles
- Suivre les étudiants de ces masters
- Gérer, éditer et/ou rédiger les documents officiels de scolarité demandés par ces derniers ou des diplômés (attestation, certificat de diplôme, transcripts...) ;
- Attester l’authenticité du diplôme auprès des recruteurs.
- Organisation des épreuves du Grand Oral pour les étudiants de Master 2 (plusieurs sessions par an)
- Etre l'interface des étudiants : communication, réception des notes de synthèse et traitement dans le logiciel de scolarité Banner (création d’unités pédagogiques, saisie des notes) ;
- Organiser les jurys : recensement (académiques et professionnels), confirmation des disponibilités et recrutement en coordination avec les équipes pédagogiques
- Préparer les livrables (Drive, GoogleForms ) et la logistique (planification salles, roulement Accueil...)
- Participation au processus de diplomation
- Contrôler les aménagements de scolarité (abandons, reports, suspensions d’études, radiation...) en lien avec les secrétariats pédagogiques ;
- Contribuer à préparer les Jurys de fin d'année (passage de Master 1 à Master 2 et de diplôme) : préparation des documents, logistique de réservation de salle, d’invitation des participants
- Garantir la validation de toutes les obligations de scolarité avec les services transversaux pour permettre l'obtention du diplôme : suivi du statut des étudiants diplômés conditionnels;
- Octroyer les documents électroniques (certificats, diplômes et suppléments)

N.B : les activités listées ci-dessus sont susceptibles d’être modifiées/ enrichies en fonction de l’évolution de la Scolarité.

Profil
- Formation Bac+2 minimum et/ou expérience significative en assistanat (3 ans minimum) ;
- Réactivité, adaptabilité et polyvalence : capacité à travailler dans l’urgence et à gérer les priorités ;
- Rigueur et anticipation ;
- Sens du service pour accueillir et répondre aux demandes d’une communauté étudiante internationale et multiculturelle ;
- Appétence pour le travail en équipe, avec ses collègues et en mode collaboratif avec les autres services ;
- Aisance relationnelle ;
- Qualités rédactionnelles et esprit de synthèse ;
- Esprit d’initiative et autonomie ;
- Sens de la confidentialité ;
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Gmail ) et intérêt à apprendre les différents logiciels « Métier » : gestion de la scolarité (Banner), plateforme d'édition de diplôme (CvTrust) ;
- Niveau d'anglais B2 idéalement ;
- Une bonne connaissance de Sciences Po et des procédures de l’Institution serait un plus.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : 1 541,46€ à 2 757,23€ par mois

Avantages:

- Participation au Transport
- Titre-restaurant

Horaires:

- Travail en journée