Encadrant(E) Des Secrétariats Médicaux

Description de l'établissement:
Le Centre Hospitalier de Villefranche de Rouergue est un établissement public autonome de 538 lits et places répartis sur 2 sites géographiques : le Site de la Chartreuse et celui de Rulhe

L'offre de soins est très vaste et allie compétences, technicité et humanité. Le Centre hospitalier de Villefranche de Rouergue est un établissement très actif qui s'est beaucoup développé ces dernières années grâce aussi à la confiance de la population desservie. Il fait partie du Groupement Hospitalier de Territoire du Rouergue créé en juillet 2016 et qui a pour objectif d'améliorer le parcours de soin des patients du territoire en s'appuyant sur un Projet Médical et Soignant Partagé.

Description de la mission:
**Horaires de travail,**

Cycle de 39h00 hebdomadaires, répartis du lundi au vendredi soit 7h48 par jour ; variable en fonction des besoins, avec ouverture de droit à congés de récupérateur de temps de travail (RTT), calculés au prorata du volume d’heures travaillées dans l’année (19 RTT/an pour un agent à temps complet sans arrêt de travail) du lundi au vendredi.

Ni gardes, ni astreintes.

**Coordination/responsable des secrétariats médicaux**
- Mettre en œuvre et ajuster les organisations nécessaires au bon fonctionnement des secrétariats médicaux afin de garantir l’atteinte des objectifs fixés.
- Le coordonnateur définit et évalue le travail et les tâches qui relèvent de chaque secrétaire médicale compte tenu de leur affectation ;
- Fixer les objectifs à l’équipe, élaborer le programme de travail et en assurer la coordination afin d’optimiser l’efficacité et la qualité du travail ;
- Assurer la diffusion aux secrétaires médicales de toutes les informations indispensables au fonctionnement du secrétariat médical ;
- Organiser l’arrivée des nouveaux agents, de stagiaires ;
- Gérer quotidiennement les équipes ;
- Organiser le planning compte tenu des droits à congés, formation et autres absences de telles sorte que les tâches définies soient réalisées dans le temps imparti ;
- Assurer le recrutement et la gestion des mobilités des secrétaires médicales ;
- Évaluation annuelle des agents (recueil des besoins en formation des personnels des secrétariats.
- Participer aux audits, enquêtes, EPP (Evaluation Pratiques Professionnelles), CREX (Comité Retour Expérience), RMM (Revue Mortalité Morbidité) et différents traceurs, s’impliquer dans la gestion des risques ;
- Appliquer les procédures et protocoles institutionnels ;
- Signaler spontanément et sans délai, tout évènement indésirable, non-conformité pouvant nuire à la qualité ou sécurité des soins ;
- S’investir dans la préparation de la certification HAS et participer à la certification HAS ;
- S’assurer de la formalisation et de la diffusion aux usagers des plages de consultations publiques et privées ;
- Assurer la gestion des demandes d’accès aux dossiers médicaux des patients.

**Gestion de projet**
- Conseil aux décideurs concernant les choix, les projets, les activités du domaine d’activité. Proposer les organisations cibles ;
- Contrôler et suivre la qualité des prestations, dans son domaine d’activité ;
- Organiser le suivi opérationnel des activités/projets, coordination avec les interlocuteurs internes et externes ;
- Réaliser des audits organisationnels des secrétariats médicaux et proposer des actions d’amélioration ;
- Contribuer à toutes les réflexions, démarches et groupes de travail pour la bonne mise en œuvre des organisations des secrétariats médicaux.

Profil recherché:
**Prérequis**:

- Connaissance approfondie en secrétariat médical ;
- Techniques du secrétariat et utilisation des outils bureautiques.

**Connaissances**:

- Connaissance de l’organisation et du fonctionnement institutionnel et de la Fonction Publique Hospitalière ;
- Connaissance de la législation hospitalière et de la gouvernance médicale, dans son domaine d’activité ;
- Bureautique et techniques de secrétariat médical ;
- Gestion des ressources humaines.
- **Savoir
- faire**_ :_**
- Conduite de projets ;
- Techniques de communication et de négociation ;
- Méthode et démarche Qualité ;
- Techniques d’animation d’équipe, savoir fédérer ;
- Management transversal ;
- Capacité de rédaction et de synthèse ;
- Élaborer et analyser des outils de pilotage ;
**Qualités professionnelles**:

- Loyauté ;
- Respect du secret professionnel ;
- Discrétion professionnelle ;
- Rigueur et efficacité ;
- Respect des règles institutionnelles ;
- Qualité d’écoute et de discernement ;
- Qualités relationnelles ;
- Sens du travail en équipe, capacité à déléguer et à mobiliser ;
- Capacité à faire du lien et à faire du « reporting » ;
- Savoir assumer des responsabilités, arbitrer, se positionner ;
- Expression écrite et orale aisée ;
- Qualité du contact humain ;
- Impartialité et équitable.

Horaires : Horaires normaux

Période de la journée : Jour

Contrat à durée déterminée, Contrat à durée indéterminée