Secrétaire Direction

La Confédération Générale du Travail recherche une secrétaire de direction afin d’assister l’équipe du pôle de la Formation syndicale de l’Espace Vie syndicale.

La formation syndicale CGT a pour objectif d’équiper les syndiqués, militants, dirigeants de la CGT en savoirs et savoir-faire pour agir, mener et conduire leur activité, remplir leur mandat. Développer une formation syndicale accessible, répondant aux besoins de chacune et de chacun, dès l’adhésion, au fur et à mesure des prises de responsabilités, puis tout au long de sa vie syndicale constitue un enjeu majeur pour que la Cgt atteigne les objectifs qu’elle se fixe.

Au sein de l’espace Vie syndicale composé d’une vingtaine de personne ; le Pôle de la formation syndicale est composé d’un responsable de pôle, de huit conseillers confédéraux ainsi que de deux gestionnaires de stages et d’un secrétaire de direction. Vous serez également en lien avec les conseillers confédéraux en charge de la conception et de l’animation des formations. Vous serez amené.e à avoir des contacts avec les autres services, des dirigeants, mais également avec les organisations de la CGT et des personnes et /ou organismes et institutions extérieures.

Vous aurez pour missions principales la coordination administrative des sessions de formation organisées par le pôle ainsi que son secrétariat.

**Activités principales**

Sans que cette liste soit exhaustive, les principales missions de la/le secrétaire de direction consistent notamment à:
**Traitement administratif**:

- Réaliser le secrétariat et le traitement administratif des dossiers.
- Préparer et suivre les dossiers et projets du pôle.
- Effectuer le secrétariat classique (gestion du courrier, frappe, rédaction, agendas, réservations pour les déplacements).
- Organiser et assister à des réunions et en rédiger les comptes rendus.
- Organiser le classement et la gestion documentaire aussi bien papier qu’électronique.
- Assurer les tâches d’autres secrétariats lors des pics d’activité.

**Communiquer efficacement**:

- Réaliser l’accueil physique, téléphonique et mail, filtrer et analyser la demande pour la rediriger si nécessaire.
- Rechercher, recueillir, analyser et diffuser les informations auprès des personnes concernées internes comme externes.
- Informer votre responsable de votre activité.

**Planifier et coordonner l’organisation d’une formation ou d’un événement**:

- Planifier et coordonner la réalisation des événements et des formations du pôle en veillant à leur bon déroulement.
- Échanger régulièrement de l’avancement de l’événement avec le responsable concerné.
- Créer la communication en lien avec l’évènement ou la formation.
- Inviter, relancer et suivre les inscriptions des participants, des formateurs et des intervenants.
- Préparer les documents, dossiers stagiaires, rapports, feuilles d’émargementnécessaires à la réunion ou à la formation.
- Assurer la logistique avec le centre Benoît Frachon, les Instituts du travail ainsi que les prestataires internes et externes (transport, hôtel, repas, lieux de l’événement, réservation de salles ).

**Qualités requises**:

- Observer une confidentialité stricte dans tous les domaines.
- Aisance relationnelle, courtoisie, enthousiasme.
- Autonomie, rigueur, méthode et exigence.
- Respect de la qualité et des délais.
- Capacité à travailler sur plusieurs dossiers en même temps et gérer ses priorités en lien avec les responsables concernés.

**Compétences techniques**:

- Maîtrise des outils bureautiques Office et Internet.
- Maîtrise des techniques de secrétariat et des techniques de prise de notes.
- Aisance rédactionnelle et maîtrise de l’orthographe obligatoire.
- Connaissance de méthodes de classement et d’archivage.

**Contraintes particulières**:
Tous les 3 ans, la préparation des congrès confédéraux nécessite une plus grande disponibilité et peut engendrer des déplacements en province.

**Conditions d’engagement**:
Ce poste est ouvert à la qualification « Secrétaire de direction » niveau BAC. Ces missions sont susceptibles d’évoluer sans que cela ne remette en cause la qualification ni les termes du contrat.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 33 884,00€ à 37 402,00€ par an

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- RTT

Horaires:

- Du lundi au vendredi
- Repos le week-end
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel