Un(E) Secrétaire Administrative

Vous avez une première expérience en gestion administrative et vous recherchez un nouveau challenge ? Cela tombe bien l’ITS, structure bienveillante et reconnue comme l’un des acteurs de premier plan en formation dans le secteur de la solidarité, recherche:
**Un(e) secrétaire administratif(ve) (H/F)**

**(CDD de remplacement d’une durée prévisionnelle de 3mois - Temps partiel 50% (19,50h/semaine))**

**La gestion administrative du ou des dispositifs composant les pôles**:

- Assurer l’accueil physique et téléphonique
- Procéder à l’ouverture et la clôture des formations auprès des financeurs et prescripteurs
- Contribuer à l’extraction des données en vue de répondre à des enquêtes liées au dispositif de formation
- Procéder à la facturation des prestations pédagogiques
- Assurer l’enregistrement et le suivi des contrats de travail ou lettres de commande des intervenants occasionnels
- Collaborer à la rédaction et à la mise à jour des documents règlementaires en lien avec l’assistante

**Le suivi administratif du parcours de la personne en formation**:

- Assurer la gestion et le suivi des dossiers administratifs des personnes en formation
- Assurer la gestion des états de présence et la réalisation des attestations
- Assurer la gestion des absences et le suivi des compensations
- Assurer le suivi des conventions de stage et des conventions de partenariats
- Contribuer à la préparation et à l’inscription aux sessions d’examens et diplômes en lien avec le service des certifications internes
- Assurer le suivi des interruptions et des reprises de formation

**Le suivi administratif et commercial des personnes en formation sur le ou les dispositifs**
- Accueillir et informer les personnes en formation
- Procéder à l’élaboration de devis avant l’entrée en formation
- Assurer le suivi des dossiers de financement des personnes en formation
- Gérer les relations avec les organismes payeurs et financeurs

**Profil requis**:
Ce poste est accessible avec un diplôme de niveau baccalauréat professionnel (ou titre professionnel de secrétaire).

**Compétences requises**:

- Maîtrise du pack office (Word, Excel, PowerPoint)
- Assurer l’accueil physique et téléphonique selon les règles en vigueur au sein de la structure
- Savoir prendre un message
- Savoir gérer une pluralité d’activités concomitantes
- Rédiger, saisir et mettre en forme tout type de documents
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage,
- Être en mesure de discerner les informations confidentielles de celles qui peuvent être communiquées en interne / externe
- Évaluer la priorité et la pertinence des données et/ou des informations

Au-delà des compétences habituelles pour ce poste, nous recherchons avant tout une personne dynamique, ayant le sens du service et de la rigueur administrative.

Vous serez rattaché(e) à laConvention Collective Nationale du Travail des établissements et services pour personnes inadaptées et handicapées (15/03/1966) - statut technicien qualifié (coef selon ancienneté) - début de grille à 1766,92 euros bruts mensuels et bénéficierez de divers avantages complémentaires (congés supplémentaires, indemnité Ségur de 238 euros brut mensuel,...).

**Poste à pourvoir dès que possible.**

Type d'emploi : Temps partiel, CDD
Durée du contrat : 3 mois

Rémunération : à partir de 2 004,00€ par mois

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- Restaurant d'entreprise

Horaires:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel