Responsable D'equipe Administrative

**À propos de nous**:
L’Université de Picardie Jules Verne (UPJV) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) qui accueille près de 32 000 étudiants en formation initiale ou continue.
Elle développe des formations professionnalisantes désormais pleinement reconnues sur le marché du travail. L'excellence des équipes de recherche est reconnue au plan régional, national et international. Les unités de recherche de l'UPJV sont impliquées dans trois champs disciplinaires que sont les sciences (12 unités de recherche), la santé (11 unités de recherche) et les sciences humaines et sociales (13 unités de recherche). Dans chacun de ces trois champs, les compétences des différents laboratoires sont organisées autour de thématiques fédératrices assurant la lisibilité de l’offre de recherche de l’UPJV.

**Mission**:
Assister la cheffe de service dans les domaines administratifs, financières et de gestion des salles notamment à

travers l’encadrement de l’équipe. L’équipe de la reprographie lui sera rattachée également.

Assurer le bon fonctionnement de l’ensemble des activités administratives et de service de la structure.

Poste de catégorie B avec RIFSEEP de B-G1.

**Profil**:
**Activités essentielles**
- Encadrer l’équipe administrative (Gestion financière, Gestion des salles, Reprographie - 10 agents)
- Planifier, coordonner et veiller au respect des plannings et à la bonne exécution des missions confiées

aux agents
- Gérer les absences des personnels en veillant à la continuité de service
- Suivre les activités avec des tableaux de bord
- Être l’appui essentiel administrative de la cheffe de service

La gestion des salles du site Saint Charles et du Campus forme une seule et même équipe.

La gestion financière des deux SEL (St Charles et Campus) fusionnent et sont sous sa responsabilité.

La gestion financière et notamment la validation financière des UFR de médecine, Pharmacie et Odontologie se

fera au sein de l’équipe.
- Assister la cheffe de service
- Assurer l'interface entre sa hiérarchie et son équipe
- Alerter sur d’éventuels problématiques et étudier/proposer des solutions.
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- Assurer la gestion administrative, financière et des ressources humaines du service
- Utiliser CELCAT et SIFAC
- Élaborer des outils d’aide à la prise de décision (indicateurs, tableaux de bord, statistiques)
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
- Rédiger des procédures
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
- Accompagner les agents dans les démarches relatives à leur carrière
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
- Respecter et faire respecter la réglementation en hygiène et sécurité du travail

**Compétences requises**

Connaissances (savoirs):

- Modes de fonctionnement des administrations publiques (connaissance générale)
- Techniques d'élaboration de documents (connaissance générale)
- Réglementation en matière d'hygiène et de sécurité (notion de base)
- Techniques de communication (connaissance générale)
- Environnement et réseaux professionnels (connaissance générale)

Compétences opérationnelles (savoir-faire):

- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe (maîtrise)
- Définir des procédures et des règles
- Mettre en œuvre une démarche qualité

Compétences comportementales (savoir-être):

- Rigueur et fiabilité
- Réactivité et gestion de l’urgence
- Communication et sens du relationnel
- Sens de la confidentialité
- Savoir rendre compte à bonne escient

**Conditions particulières d’exercice**:

- Déplacement sur les sites rattachés à la Coordination (Campus, CURS, Centre de recherche de St Valéry)
- Astreintes éventuelles pour évènement ou situation particulière / Possibilité d’horaires décalés