Assistant(E) Service Relations Entreprises

Le service Relations Entreprises / Emploi-Carrière a pour mission principale de développer et de pérenniser les relations avec les différentes parties prenantes de Clermont Business School et plus spécifiquement l’ensemble des acteurs économiques ; Il compte actuellement plus de 800 partenaires. Il contribue par ses actions au développement Economique de l’Ecole et à l’insertion au meilleur niveau des étudiants dans le cadre de leurs expériences professionnelles. Le service propose un service personnalisé à l’ensemble de ses partenaires et un accompagnement individualisé à ses étudiants.

Le service est constitué d’une équipe de 10 collaborateurs permanents répartis au sein de 3 activités en continues interactions (Relations Entreprises, CareerLab, Coordination des Expériences Professionnelles). Il relève de la Direction Economique et Développement Entreprise qui comprend également le service Formation Continue et l’Incubateur de l’Ecole (SquareLab).

Cette équipe travaille au quotidien avec l’ensemble des services de l’Ecole, et agit en concertation avec les acteurs externes de son environnement.

**Descriptif du poste**

L’assistant/e aura la charge en binôme avec une autre collègue d’assurer la fluidité et le bon déroulement des différentes opérations pilotées par le service. Il/elle sera le/la garant/e de la déclinaison opérationnelle des actions et de la gestion administrative nécessaire au bon fonctionnement du service. Plus spécifiquement il/elle sera le l’interface opérationnelle sur les actions du CareerLab et la Coordination des Expériences Professionnelles.

**Principales missions**

Véritable intermédiaire entre les différentes parties prenantes Internes & Externes, vous assurez la gestion administrative, la consolidation des données et la fluidité des échanges dans le respect des délais et des procédures. Il/elle assure de manière plus globale un support aux différentes actions du service et de ses 3 activités.

Ses missions sont essentiellement liées à la:
Il/elle:

- Traite les sollicitations des clients et confirme de la prise en compte des demandes, régule/réoriente vers le bon interlocuteur.
- Apporte une réponse de 1er niveau aux interlocuteurs et clarifie le besoin (stages/alternance/projets).
- Accompagne les clients dans leurs démarches et apporte une solution aux problèmes éventuels dans la saisie des inscriptions des alternants ou stagiaires.
- Relance les clients pour la complétude des dossiers : au travers d’appels et de mails dans le cadre de la campagne d’alternance notamment.
- Rédige et envoie pour le compte du service, des courriers ciblés ou des demandes de renseignements complémentaires.
- Aide à la mise à jour et à la création des documents supports aux activités commerciales.
- Assure l’interface entre les différentes parties prenantes internes ou externes dans le cadre de la campagne d’alternance.
- Saisit les informations et consolide les fichiers de synthèse de suivi des alternants.

Il/elle:

- Assure la création, la mise à jour et les suppressions des fiches dans le CRM / base données clients (tuteurs, contacts, ).
- Garantit la compatibilité des différents fichiers en interne.
- Diffuse les informations consolidées aux différents acteurs internes comme externes
- Gère la conformité et l’avancement des dossiers et procède aux relances si nécessaire.
- Participe à la rédaction/mise en page des bilans, études, enquêtes.
- Contribue à la planification et à la gestion des interventions « Talents et Carrière » gérées par le CareerLab.
- Met en forme et actualise les tableaux de bord d’activités de tous les éléments nécessaires au bon déroulement du suivi (Coordination des Expériences professionnelles / CareerLab).
- Assure un suivi de de la bonne réalisation des prestations sous-traitées.
- Apporte son soutien de manière ponctuelle dans le cadre de manifestations et de projets transverses
- Coordonne avec les services internes la bonne anticipation des prestations.
- Gestion de la facturation des partenaires pour l’alternance (création de tableaux de suivi, de bons de commande et validation des factures).

Cette liste n’est ni exhaustive, ni limitative ; elle est, de plus, susceptible d’être modifiée selon les besoins de l’organisation.

Profil recherché/CompétencesDiplômé(e) d’une formation Bac+2, idéalement en sciences de gestion / commercial ou en assistanat. Idéalement une première expérience dans un environnement de services aux entreprises ou dans l’enseignement supérieur.Maîtrise des outils bureautiques (Office 365) et principalement **Excel** dont l’utilisation devra être quotidienne. Aptitude pour la gestion de bases de données. La connaissance de Canva serait un plus.

**Compétences et Qualités requises pour ce poste**:

- Qualités relationnelles avérées, sens du « service », rigueur, réactivité et diplomatie.
- Compétences rédactionnelles.
- Compétences dans l’utilisation « business » d’Internet et des réseaux sociaux notamment LinkedIn,
- Autonomie dans l’organ