Assistant?e de Direction Aupr?s Des Directeurs

**Assistant?e de Direction aupr?s des Directeurs associ?s de l’ILL**

**Contexte**
L’Institut Laue-Langevin (ILL), implanté à Grenoble, est un centre international de recherche fondamentale, leader européen en sciences neutroniques qui accueille chaque année plus de 2000 visites de scientifiques qui viennent réaliser des expériences de haut niveau. Vous êtes intéressé-e par un nouveau challenge au sein de notre structure internationale ?
L’ILL compte deux Directeurs associés, qui sont respectivement Chef de la Division Science et Chef de la Division Projets et Techniques. Votre rôle consistera à assister les Directeurs associés (actuellement de nationalité allemande et française) dans l’organisation et la coordination du fonctionnement courant de leurs divisions respectives.
Conformément aux Règlements intérieurs de l’ILL, le Directeur et les Directeurs associés sont nommés pour une période de cinq ans, offrant une possibilité d’évolution du rôle de l’Assistant-e de Direction lorsque la nouvelle équipe de direction se met en place (l’équipe est composée de trois directeurs, du Royaume-Uni, d’Allemagne et de France).

**Vos fonctions**
**Fonctions administratives**:

- Gérer l’agenda et la boîte mail de chaque Directeur ; programmer des réunions et des rendez-vous.
- Traiter les appels téléphoniques, les courriers électroniques et autres correspondances.
- Préparer et distribuer des documents spécifiques, rapports, comptes rendus de réunions et autres communications officielles (Notes du Directeur, réunions des associés, etc.).
- Prioriser les tâches de manière efficace et traiter les questions urgentes.

**Support opérationnel**:

- Organiser les déplacements professionnels (transports, réservation de l’hébergement, etc.)
- Aider à la préparation de documents, de présentations et de supports de réunion.
- Aider à la préparation du budget.

**Gestion des relations internes et externes**:

- Assurer une circulation optimale des informations tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de l'Institut en utilisant les différents canaux de communication disponibles. Les relations extérieures peuvent inclure des interactions avec les autorités locales et régionales, les ministères ainsi que d’autres centres de recherche neutronique.
- Accueillir et orienter les visiteurs-euses ; traiter les demandes de VIP, y compris les aspects logistiques/la logistique.

**Organisation d’événements**:

- Assurer la coordination d’événements internes et externes (séminaires, conférences, etc.) en collaboration avec le Directeur associé concerné.
- Gérer les aspects logistiques des réunions et des événements, notamment la réservation des salles et la préparation du matériel.

Vous travaillerez en étroite collaboration avec l’Assistant-e de Direction du Directeur de l’ILL et le/la remplacerez le cas échéant.

**Votre profil**
- Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bac+2 ou Bac +3 en assistanat de direction, assistanat de gestion ou dans un autre domaine pertinent.
- Vous avez une expérience d’au moins cinq ans dans une fonction similaire.
- Vous êtes très organisé-e et possédez d’excellentes compétences en matière de gestion du temps.
- Vous maîtrisez les logiciels de bureautique, en particulier MS Office.
- Vous avez de solides compétences en anglais et en français à l’oral comme à l’écrit ; la connaissance de l’allemand serait un atout.
- Vous êtes discret/discrète, diplomate et avez un sens aigu de la confidentialité.
- Vous êtes capable de travailler sous pression et de gérer efficacement des priorités multiples.