Assistant Medico-administratif

Description de la mission:

- Assurer l’accueil physique et téléphonique
- Assurer le lien Hôpital
- Médecin de ville
- Gérer les rdv des patients
- Gérer les mouvements des patients hospitalisés (entrée, sortie, et contrôle sur USV2)
- Suivi et contrôle des RUM (actes, diagnostics)
- Traiter les mails, les fax et les examens externes (imagerie, biologie...) et les importer sur le dossier informatisé du patient
- Assurer la frappe des comptes rendus d’Urologie et de Néphrologie, certificats médicaux et courriers divers
- Organiser la programmation opératoire des patients de la Fédération inter Hospitalière d’Urologie de la Seine Saint Denis (Aulnay, Montreuil, Montfermeil, Avicenne, Saint Denis, Jean Verdier) en collaboration avec les collègues secrétaires des différents sites : enregistrement des patients sur blocqual, prise de RDV de consultation avec l’anesthésiste, production des documents nécessaires et récupération des dossiers des patients suivis dans les autres hôpitaux, réservation des lits en chirurgie Ambulatoire
- Assurer la préparation opératoire des dossiers pour les consultations préopératoires d’anesthésie. Vérifier les indications posées par les anesthésistes (pour les interventions lourdes : prendre contact avec un prestataire pour une prise en charge nutritionnelle si besoin...)
- Préparer les dossiers pour le staff du mercredi pour les hospitalisations de la semaine qui suit : établir les changements sur blocqual (ordre de passage, indications spécifiques...), prévenir le gestionnaire de bloc des éventuels changements et rajouts, récupérer les examens laboratoire, vérifier les ECBU et prendre contact avec les patients ou un prestataire à domicile si besoin pour un éventuel traitement en pré opératoire
- Générer le tableau opératoire validé le jeudi après-midi par la cellule de bloc, l’imprimer et l’afficher au secrétariat et remettre une copie à la cadre du service pour réserver les lits des futures entrées
- Dispatcher les dossiers des entrées en hospitalisation et en ambulatoire
- A la sortie des patients, récupérer les dossiers dans le service d’hospitalisation, ranger et scanner les différents documents ainsi que dans le service Ambulatoire quand la secrétaire est absente puis descendre les dossiers d’anesthésie aux archives
- Programmer les bilans urodynamiques (BUD) réalisés par l’urologue en SSR (prise de rdv, production de documents nécessaires et prise de contact avec les patients)
- Dans le cadre de la Fédération d’Urologie, être en contact permanent avec les urologues d’Aulnay qui consultant au niveau d’autres sites pour la programmation des différents examens endoscopiques, consultations et blocs opératoires - Préparer les réunions médico-chirurgicales (staff multidisciplinaire : RCP uro-onco, urodynamique et RMM), préparation des dossiers.
- Suite aux RCP onco-uro, importer les CR sur USV2, élaborer et envoyer le courrier aux médecins traitants, organiser suite aux décisions les différents examens externes (Pet scan, scintigraphie...) et les rdv d’oncologie à Montfermeil (chimiothérapie, radiothérapie) avec transmission du dossier patient
- Elaborer les tableaux de service hebdomadaires (visites, roulement des internes) et mensuels (planning des présences à Aulnay, tableaux des astreintes départementales)
- Gérer les plannings des consultations d’urologie, de Néphrologie et des BUD : modification et fermeture lors des absences des médecins (congés, formation, congrès...), report des RDV et contact des patients
- Participer à l’élaboration des protocoles, procédure et réaliser les mises à jour