Assistant Administratif

→ **DESCRIPTION DE L’OFFRE**:
Dans le cadre d'un remplacement d'un congé maternité, nous recherchons un Assistant Administratif H/F jusqu'au 08/07/2025.

→ **Mission(s) principale(s)**: Réaliser les tâches administratives de la Société liées et nécessaires à son bon fonctionnement.

→ **Description des activités significatives**:
**ADMINISTRATIF**:

- Assurer l’accueil physique et téléphonique de tiers (accueil, information, orientation vers le bon interlocuteur).
- Assurer la gestion du courrier entrant et sortant (réception, tri, traitement, classement, expédition).
- Planifier et organiser les réunions internes puis rédiger et diffuser les comptes-rendus associés.
- Assurer le traitement administratif des dossiers (traitement d’informations, reprographie, classement, archivage).
- Assurer le suivi et la gestion des fournitures administratives et consommables.
- Assurer les tâches courantes de secrétariat (rédaction de courriers/rapports, relecture de documents ).
- Effectuer la mise à jour et le suivi de divers tableaux de bord.
- Planifier et déclencher les interventions de prestataires à la demande des services (propreté, chauffage/climatisation, fonctionnement des équipements ).
- Assurer la gestion des plannings (réservations de la salle de réunion, plannings des commerciaux ).
- Organiser, réserver et/ou réceptionner les déjeuners professionnels (restaurants, plateaux repas ).
- Organiser et effectuer les réservations nécessaires aux déplacements professionnels (hébergements, transports ).

**COMPTABILITÉ**:

- Assurer les tâches de la comptabilité Fournisseurs (veiller au paiement des factures, demande d’avoir en cas de livraison non-conforme ).
- Assurer les tâches de la comptabilité Clients (relance des clients en retard de paiement, mise en recouvrement si nécessaire...).
- Vérifier et effectuer le remboursement des notes de frais de l’ensemble des services de la Société.
- Assurer les échanges avec le Cabinet Comptable externe (envoi des justificatifs de façon hebdomadaire/mensuelle, fournir les informations demandées, demander les informations et documents nécessaires).
- Assurer le suivi bancaire de la Société (vérification des encaissements/débits, création et planification de virements).

**COMMERCE**:

- Suivre la relation entre les commerciaux et leurs clients.
- Effectuer le traitement administratif des commandes clients : rédaction de devis/d’offres commerciales (si besoin), édition d’Accusé de Réception de commandes, facturation des clients, édition d’avoir clients.

→ **Responsabilités exercées et latitude d’action**:

- **Département de l’emploi**: Administratif & RH.
- **Responsable(s) hiérarchique(s)**: Appui Direction.
- **Emploi(s) managé(s)**: /

→ **PROFIL SOUHAITÉ**:
**Connaissances professionnelles nécessaires**:

- Confidentialité.
- Maitrise de l’anglais écrit et oral.
- Réglementations douanières et Incoterms (serait un plus).
- Maîtrise des fondamentaux de la comptabilité.
- Règles commerciales.

**Savoirs spécifiques nécessaires**:

- Amabilité et sens du service client.
- Rigueur et sens de l’organisation.
- Sens du relationnel et de la communication.
- Esprit d’analyse et de synthèse.
- Polyvalence.
- Travail en équipe.

**Savoir-faire spécifiques nécessaires**:

- Être à l'aise avec les outils informatiques.
- Maitriser le pack Office.
- Suivre des tableaux de bord.
- Rédiger des comptes-rendus et/ou présentations.
- Réaliser la comptabilité Clients/Fournisseurs.
- Utiliser des logiciels informatiques de type CRM/ERP (serait un plus).

**L’EMPLOI**:

- **Convention Collective**: Métallurgie
- **Salaire annuel brut**: 22 000€ à 25 000€ par an
- **Lieu du Type de poste**: Présentiel

Type d'emploi : CDD
Durée du contrat : 5 mois

Rémunération : 22 000,00€ à 25 000,00€ par an

Horaires:

- Du lundi au vendredi
- Repos le week-end
- Travail en journée

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

- Expérience administrative: 3 ans (Optionnel)

Langue:

- Anglais (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel