Cdd assistant(E) de Direction Remplaçante

Direction de la performance et de la modernisation du service au public

Référence : i1943-23CDDKF_DPM
- Nature de l'offre:
**Remplacement**
- Basé à : Hôtel du Département - 7 rue Fantin Latour
- Affectation : Grenoble

Rejoindre le Département de l'Isère c'est avoir la possibilité de faire carrière avec des opportunités d'évolution et de mobilité professionnelle pour un parcours diversifié. C'est une collectivité territoriale majeure qui emploie plus de 4700 agents et propose près de 240 métiers différents. Elle accompagne les Isérois dans leur vie quotidienne en matière de santé, solidarité, mobilités, éducation, tourisme ou culture. Garant d'une équité territoriale et sociale, le Département de l'Isère aménage le territoire et protège les plus démunis.
Le Département de l'Isère déploie une politique Ressources Humaines volontariste pour favoriser le recrutement et l'inclusion des personnes en situation de handicap, ainsi que l'accompagnement des agents tout au long de leur parcours professionnel.

Missions:
L'agent assurera des missions dans 3 domaines:

- Compléter le poste d'assistante de direction de la DPM
- Compléter le poste d'assistance administrative du service documentation
- Prendre en charge le secrétariat des CLI (commission locale d'information)

Le travail s'effectuera entre les 3 missions en fonction des besoins du moment.

Activités:

- Accueillir, renseigner et/ou orienter les usagers
- Participer à l'organisation professionnelle des cadres de la direction : organisation et planification de réunions, gestion des réservations, agendas, déplacements...
- Réceptionner, traiter et diffuser les informations
- Réaliser et mettre en forme des travaux
- Assurer le suivi de l'activité courante (prêt/retour) et de l'activité administrative et financière de la documentation / suivi financier et lien avec le SAF

Plus spécifiquement sur la mission CLI:

- Organisation administrative des réunions des 3 CLI de l'Isère : réservation des salles, gestion des invitations, centralisation des documents, préparation des mails, aide logistique et secrétariat
- Plus particulièrement dans le cadre de la révision périodique des réacteurs de Saint-Alban : organisation administrative des événements liés à ce dossier (réunions publiques, ateliers de travail, événements divers) : réservation des salles, gestion des invitations, centralisation des documents, préparation des mails, aide logistique et secrétariat

Plus spécifiquement sur la mission documentation:

- Suivi des journaux livrés à l'accueil (tableau de suivi et réclamation si besoin auprès du prestataire)
- Gestion des prêts et retours d'ouvrages et rangement et classement au sein du centre de doc
- Bulletinage (enregistrement des revues sur notre base documentaire + notice)
- Gestion des codes d'accès
- Réclamation (pour les abonnements qui n'arrivent pas)
- Commande de livres
- Suivi financier et suivi des marchés
- Suivi des abonnements

Compétences requises:

- Connaissance des acteurs, des partenaires et de leurs missions : Renseigner son interlocuteur et/ou l'orienter vers la personne compétente
- Connaissance des procédures internes : procédures administratives, circuits de validation des courriers, respect de la charte graphique et du règlement du courrier
- Qualité rédactionnelle : Savoir rédiger des comptes-rendus, des courriers, des notes, des synthèses ( ) en respectant les règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire
- Capacité à communiquer : Adapter son discours à son interlocuteur/ Avoir une attitude d'écoute et d'apaisement / Enregistrer le message pour orienter au mieux l'interlocuteur / Être précis et rigoureux dans la prise d'informations / Capacité à reformuler / Prendre en compte
- Qualité relationnelle : Être accueillant et avenant - Avoir le sens du contact et réussir à établir une relation de confiance
- Autonomie : Savoir travailler seul sur certaines tâches et prendre des initiatives mesurées pour réagir à tout type de situations (récurrentes comme imprévues)
- Capacité à travailler en équipe
- Capacité d'adaptation : Savoir gérer tout type de situation au quotidien / Savoir faire face à des situations sensibles / Être capable de gérer les situations de stress et d'urgence / Prioriser les tâches en fonction des urgences / Être réactif
- Esprit d'initiative : Avoir une vision globale de la situation de travail / Savoir anticiper l'ensemble des éléments et les besoins, pour une situation donnée /Savoir prendre des décisions et des responsabilités
- Polyvalence
- Rigueur : Être précis, respecter les règles et le travail des autres.
- Connaissance et pratique des logiciels bureautiques : pack office et outlook
- Capacité à préparer et suivre des dossiers
- Sens de l'organisation : Gérer son temps de travail - Prioriser les urgences - Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous pour les cadres - Trans