Assistante ou Assistant Administrative Et

**Qui sommes-nous ?**
Ecole de l’Institut Mines-Télécom, Télécom Paris est la première grande école française d'ingénieurs généralistes du numérique. Avec des enseignements et une recherche d'excellence, Télécom Paris est au cœur d'un écosystème d'innovation unique fondé sur la transversalité de sa formation, de ses départements de recherche et son incubateur d'entreprises.

Membre fondateur de l’Institut Polytechnique de Paris, Télécom Paris se positionne comme le laboratoire à ciel ouvert de tous les grands défis technologiques et sociétaux.

Nous recherchons notre nouvelle/nouveau assistant/e administratif/ve commercial/e. Si vous aimez communiquer et instaurer une relation de confiance avec vos interlocuteurs, que vous savez travailler en autonomie et avez un esprit de synthèse et d'initiative, venez rejoindre l'équipe du pôle déploiement de Télécom Paris Executive Education

Au sein de ce pôle vous assurerez le déploiement de sessions de formation, l’avant-vente des formations et le recrutement des stagiaires.

Votre quotidien sera donc de:

- Contribuer à la gestion des salles de formation en fonction des sessions planifiées
- Participer à l’élaboration des emplois du temps des formations
- Gérer les inscriptions aux sessions de formation en inter-entreprises et en intra-entreprise
- Établir et assurer le suivi des devis, des conventions et des contrats de formation
- Recueillir les programmes et les supports des intervenants, puis piloter leur reprographie ou mise à disposition en ligne
- Organiser les missions des intervenants et des membres de la direction
- Gérer les aspects logistiques des formations
- Préparer et transmettre les dossiers de facturation client
- Compléter et archiver les dossiers administratifs des stagiaires
- Clôturer et archiver administrativement les sessions
- Participer à la gestion du processus dépenses, des demandes de remboursement
- Participer à la gestion des contrats de prestation avec les intervenants vacataires sur honoraires
- Participer au suivi de la situation administrative des intervenants vacataires sur salaire, assurer les relances si besoin
- Assurer un accueil téléphonique ainsi qu’une prise en charge des demandes adressées par mail
- Effectuer un aiguillage des demandes clients vers les bons interlocuteurs
- Mettre à jour la base de données des stagiaires et des clients avec les informations recueillies

Vous possédez une connaissance dans le domaine de la formation professionnelle continue : aspects juridiques et légaux, fonctionnement d’un organisme, connaissance du marché et des prestataires et des modes de financement. Vous maitrisez les outils bureautiques et les outils de communication. La faculté d'adaptation et l'anticipation sont des qualités essentielles pour exercer dans notre environnement.

Si vous possédez ces compétences et que nos missions correspondent à vos envies, venez nous rejoindre

**Pourquoi nous rejoindre ?**

Vous travaillerez dans un environnement agréable, verdoyant et accessible (notamment pour les personnes en situation de handicap) à seulement 20 km de Paris (RER B et C, proximité des grands axes routiers, navette mutualisée en partance de la Porte d'Orléans). Vous bénéficierez de plusieurs jours de congés annuels (CA + RTT) en fonction de votre choix de cycle horaire (37h30, 38h30 ou 38h30+1h30) ainsi que de nombreux avantages (flexibilité des horaires de travail, télétravail 1 à 3 jours/semaine possible, proximité des infrastructures sportives, conciergerie,).
A savoir : nos cotisations sociales sont moins élevées que dans le secteur privé**.**

**Informations diverses**:
Type d'emploi **:CDI**
Description de poste** **complète **ici.**
- Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap._