Responsable Du Service état Civil

**À propos de nous**:
Membre de la Communauté d'Agglomération Saint-Germain Boucles de Seine, la Ville de Houilles est située dans le Département des Yvelines (78) en région Ile-de-France et compte 33 569 habitants.

Située à 7 Km au Nord-Ouest de Paris, proche de la forêt de Saint Germain en Laye et de la Défense, la ville bénéficie d'un cadre exceptionnel et d'infrastructures importantes de transports. Elle offre un cadre de vie agréable à dimension humaine mêlant, sur 441 hectares, jardins, parcs, squares, rues et avenues bordées d'arbres, où habitations individuelles et immeubles se côtoient.

Les Élus et la Direction générale des services assurent la mise en place opérationnelle d'une politique dynamique de gestion des ressources humaines et de modernisation du fonctionnement, dans une optique de proximité et de réactivité adaptées aux enjeux stratégiques de la collectivité.

En rejoignant notre Ville, vous intégrez une équipe de travail dynamique qui veille et vous accompagne sur les parcours et projets évolutions professionnelles.

**Mission**:
Sous l’autorité du Directeur de l’administration générale et des affaires juridiques, vous pilotez, encadrez et coordonnez l’ensemble des activités des secteurs suivants : Accueil de l’Hôtel de Ville, Etat Civil, Elections, Recensement de la population et Cimetière.

**Activité 1 : Management / encadrement**:

- Veiller au bon fonctionnement quotidien du service ;
- Répartir, planifier et contrôler les tâches des agents ;
- Etablir le planning hebdomadaire et les congés ;
- Rechercher et communiquer les informations ascendantes et descendantes ;

**Activité 2 : Gestion de l’état civil et des affaires générales**
- Assurer le respect des procédures et des délais réglementaires ;
- Vérifier la régularité de tous les actes gérés par le service (attestation d’accueil, concessions funéraires, union civile, recensement militaire, débits de boisson, licence taxis, publication des bans, actes d’état civil, ) ;
- Rédiger les courriers du service ;
- Effectuer les auditions prénuptiales le cas échéant ;
- Mettre en œuvre les procédures de dématérialisation des actes ou des échanges ;
- Veiller à la qualité de l’accueil et services rendus à la population au travers de l’accueil physique et téléphonique ;
- Gérer le budget et la régie ;
- Piloter le recensement annuel de la population.

**Activité 3 : Gestion des fournitures administratives et du mobilier**
- Commander les fournitures de bureau, petit matériel et mobilier suite au recensement des besoins des directions lors de la préparation budgétaire ;
- Gérer le stock en fonction des besoins des services ;
- Gérer la comptabilité et le budget.

**Activités 4 : Préparation et suivi des scrutins électoraux**
- Effectuer les travaux de révision de la liste électorale ;
- Gérer les cartes électorales non distribuées et les procurations ;
- Organiser les scrutins locaux et nationaux (à l’exception des sénatoriales) : formations internes, gestion de la mise sous plis, gestion des ressources humaines dédiées aux opérations électorales, gestion des relations avec le bureau des élections (préfecture) ;
- Mettre à jour la liste des bureaux de vote.

**Particularités du poste**:
Assurer une permanence par mois le samedi avec célébration des mariages et baptêmes civils.

**Profil**:

- Première expérience réussie sur des fonctions similaires
- Connaissances en matière de droit civil et droit électoral ;
- Connaissances des bases de la comptabilité publique ;
- Connaissances des logiciels Arpège, Ciril finance et Ciril élections ;
- Maîtrise des outils informatiques : bureautique (Word, Excel), outlook
- Organisation quotidienne d’une équipe ;
- Autonomie ;
- Rigueur ;
- Grande discrétion et réserves indispensables ;
- Excellentes compétences relationnelles (population, élus, institutionnels) ;
- Bonnes capacités rédactionnelles ;
- Sens du service public et du travail d’équipe.