Agent Instructeur, PÔle Administration Et élections

pres société

Cette direction assure l’accueil des usagers, la délivrance des prestations administratives (mariages, décès, papiers d’identité ) ainsi que la gestion des élections. Elle contribue aux projets portés par la Ville et la Métropole grâce à la connaissance des quartiers (habitants, usages, travaux ) et propose des modes de concertation innovants (budgets participatifs, assemblées de quartiers ).

**Missions**
La Ville d'Orléans recrute un agent instructeur au sein du service Ressources et Elections. Sous l'autorité du responsable, il remplit les missions suivantes:

- Gérer des formalités administratives en back-office (mail, courrier, en ligne, ou par téléphone)
- Elections : Instruire les demandes d’inscription/modification sur les listes électorales, les procurations, appuyer le service dans l’organisation administrative des scrutins et l’envoi des cartes électorales
- Espace famille : Enregistrer les familles et les accompagner pour accéder et utiliser le portail famille en ligne, enregistrer les dossiers d’inscriptions scolaires et autres dispositifs extrascolaires (sportifs, animations sociales ), enregistrer les quotients familiaux et les informations provenant de la CAF, gérer les dossiers particuliers ou complexes provenant des guichets (gardes alternées )
- Salles municipales : Instruire les demandes de réservations de salles municipales (renseignements, instruire et valider les demandes, élaborer les conventions avec les associations)
- Dossiers étrangers : pré-instruire les demandes de regroupement familial et aider à la gestion administrative des demandes de cartes de résident
- Gérer l'enregistrement des meublés de tourisme
- Autres formalités : tirer au sort et informer les jurés d’assises, instruire les demandes des débits de boissons temporaires ou pérennes (licences, dérogations, etc.) et de commerces (ventes aux déballages, meublés de tourisme, etc.), enregistrer les déclarations des syndicats, etc.
- Assurer l’accueil physique
- Instruire au guichet certaines demandes d’attestation d’accueil ou de débits de boissons
- Appuyer les conseillers usagers du guichet unique sur les prestations relevant du service (inscriptions sur les listes électorales, sur les dossiers familles, etc.)

**Spécificités du poste**
Lieu de travail: Mairie Orléans, Place de l'Etape

Horaires variables

Sollicitation importante dans les périodes de préparation et tenue d'élections

**Compétences techniques attendues**
- Maîtrise de la règlementation et des procédures liées aux formalités administratives du service
- Maîtrise des enjeux qui structurent les missions du poste et des techniques de gestion des dossiers en back office
- Qualités rédactionnelles (mails, courriers )
- Connaissance des collectivités territoriales et leurs fonctionnements
- Maîtrise des techniques d’accueil du public et des règles de communication
- Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, logiciels métiers)

**Pourquoi nous rejoindre ?**
Avantages de la collectivité:

- Avantages internes et du CNAS
- RTT
- Prime de fin d’année
- Participation Mutuelle / Prévoyance
- Prise en charge déplacements domicile-travail (abonnement)
- Forfait mobilité durable
- Accès à la formation tout au long de la carrière
- Journées enfants malades

**Savoirs être**
- S’adapter au public
- Faire preuve d'écoute, d’empathie, de diplomatie et de discrétion
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Être à l’aise à l'oral comme à l’écrit
- Être rigoureux et méthodique
- Savoir travailler en équipe et en transversalité
- Représenter l’image de la collectivité auprès des usagers et avoir le sens du service public
- S’adapter aux évolutions du service