Agent D’accueil- Assistant Administratif Du Pôle Vie Sociale

**Dénomination du poste**: Agent d’accueil

**Missions du poste**
- Recevoir, renseigner et orienter les usagers vers l’interlocuteur ou le service recherchés.
- Répondre aux différents appels téléphoniques, renseigner le public et/ou orienter les appels téléphoniques en fonction de leur nature.
- Organiser pour un responsable hiérarchique et/ou pour une équipe, la réception, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers, organiser la gestion logistiques (déplacements professionnels, organisation de réunions )
- Suivre les affichages relatives à l'animation
- Mettre à jour Familiz
- Echanger avec les résidents
- Organiser les séances cinéma du week-end
- Aider l'animateur sur toutes les tâches administratives

**Relations internes et externes éventuelles**:

- Relations externes : _Famille des résidents, Personnes souhaitant intégrer l’établissement, usagers pour toute réponse à des demandes d’information ou de renseignements, médecins extérieurs, associations, médecin accueil de jour, intervenant extérieur, coiffeuse, pédicure, pharmacie
- Relations internes :_ Résidents, personnel

**Activités principales du poste**:

- Accompagnement ou localisation de personnes dans l’établissement, lieux internes (services, lieux de prises en charge) ou externes (mairie, banque, poste )
- Accueil des personnes (résidents, usagers, familles, médecins )
- Filtrage des sorties des résidents
- Contrôle d’identité des visiteurs
- Information et conseil à des tiers (agents, résidents, familles) concernant les admissions, orientations, suivi de dossiers
- Recueil, collecte de données ou informations spécifiques relatives aux résidents:

- Suivi administratif de dossiers
- Menus, repas spéciaux, sortie et réservations studio
- Organisation de réunions, visites, instances, commissions spécialisées
- Prise de note, frappe et mise en forme de documents
- Réception, traitement des appels téléphoniques et/ou messages électroniques
- Reproduction et diffusion de documents, dossiers
- Traitement des courriers, dossiers, documents : enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage
- Assistanat cadre administratif
- Gestion des RDV et règlements des prestataires extérieurs
- Prise de RDV divers (prestataires)

**Rémunération**: Selon le statut de la fonction publique

**Profil de poste et de son titulaire**:

- Savoir-faire et savoir être requis**:

- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Gérer ses émotions et son stress
- Identifier, analyser des situations d’urgence spécifiques (hospitalisations, personne agressive, accident )
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Reformuler une demande d’informations (informations, renseignements) et en résumer les points clés, en faire une synthèse
- Renseigner les personnes au regard de son métier
- S’exprimer en face à face auprès d’une ou plusieurs personnes
- S’exprimer en public
- Se repérer et s’orienter dans l’espace
- Etre souriant et agréable
- Utiliser une procédure, un code, un langage, un protocole ou une réglementation spécifique
- Définir, adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- Travailler en équipe, en réseau
- Savoir utiliser les outils bureautiques (Word, Excel) et l'outil Canva
**- Connaissances requises**:

- Connaissances générales_ : droit des patients, géographie et topographie de l’établissement, gestion du stress, logiciel dédié à l’accueil et l’orientation des personnes, organisation et fonctionnement interne de l’établissement, accueil téléphonique, classement et archivage, communication, relations interpersonnelles, droit hospitalier
- Connaissances détaillées_ : accueil téléphonique, communication et relations interpersonnelles, bureautique, secrétariat
**- Formation**: Niveau BEP, CAP, BAC Professionnel dans le secteur des services, de l’assistanat d’entreprise.

**Lieu de travail**: EHPAD La Pie Voleuse à Palaiseau

**Horaires de travail**: Plage horaire d’ouverture de l’accueil : 10h40 - 18h00

Du lundi au vendredi en accord avec l’organisation du travail en vigueur, un week-end sur deux.

**Rémunération**: d’après le statut de la fonction publique

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 12 mois

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien

Horaires:

- Période de travail de 8 Heures
- Travail les jours fériés

Lieu du poste : En présentiel