Assitant(E) de Direction

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

ASSITANT(E) DE DIRECTION H/F - HOPITAL EDOUARD HERRIOT

**DESCRIPTIF**

L'ÉTABLISSEMENT:
Les Hospices Civils de Lyon, ce sont 13 hôpitaux publics, tous animés par une triple mission : le soin, la recherche et l'enseignement. Nous formons ensemble une communauté de 24 000 femmes et hommes, soignants et non soignants, partageant une seule et même vocation : soigner et prendre soin de chaque patient, quelles que soient sa situation et ses pathologies, tout au long de sa vie.
Le Groupement Hospitalier Centre regroupe trois établissements : l'hôpital Edouard Herriot, l'hôpital des Charpennes et le Centre de soins dentaires. Il est une référence dans de nombreuses spécialités médicales et chirurgicales, les pathologies bucco-dentaires de l'adulte et de l'enfant et la prise en charge des patients âgés.

LE POSTE:
Définition générale de la fonction:
Le poste à pourvoir est à plein temps, au sein du secrétariat de direction du groupement, pour assurer le secrétariat de la direction du groupement, et sous sa responsabilité directe.
Principales tâches du poste:

- Gestion « agenda »

Organisation de réunions (agenda, ordre du jour, mise en forme des supports, organisation logistique, etc.)
Gestion des agendas des directeurs, de l'attaché et de la chargée de projet (prise de RV, organisation de réunions via l'outil Outlook...)
Gestion des salles (réservations pour les différentes réunions organisées par la Direction mais également pour différents interlocuteurs en lien avec la Direction)
Organisation des points hebdomadaires et mensuels en lien avec les Directeurs et leurs interlocuteurs directs,
Organisation et préparation quotidienne de réunions et installation des équipements si besoin
Programmation et gestion des déplacements : préparation des ordres de mission, réservation des véhicules HCL et des billets de transport (avion, train), remboursements de frais.
- Gestion des astreintes de direction

Préparation du tableau annuel de garde des directeurs
Préparation hebdomadaire des bons de transport de la mallette de garde
Préparation et diffusion hebdomadaire du tableau de garde des directeurs, cadres de santé, cadres supérieurs de santé et du personnel paramédical
- Instances

Organisation et suivi des instances telles : comité clientèle, comité RSE, copil SDI, commission des séjours longs....
Coordination de l'élaboration du calendrier annuel des instances
- Accueil physique et téléphonique

Accueil, information, gestion des appels téléphoniques
- Saisie / Courriers

Gestion du chrono, rédaction, frappe des courriers et comptes rendus de réunions, diffusion d'informations, suivi des courriers à la signature de la Direction Générale
Réception, tri, enregistrement et dispatching du courrier reçu
Classement et archivage dans l'espace partagé de la Direction
- Gestion des ressources immobilières du groupement

Mise à jour régulière de leur cartographie
Recensement des besoins
- Organisation matérielle et logistique

Commandes de matériels et fournitures de bureau
Demandes de maintenances matérielles avec Quick DI
- Relations avec les usagers

Contribution ponctuelle à la gestion du secteur des réclamations des usagers et communication des dossiers médicaux en lien avec le Référent Usagers
Les deux Assistant(e)s de direction doivent être totalement polyvalentes et assurer la continuité du service.

PROFIL RECHERCHÉ:
Connaissances Professionnelles:
Connaissance et expérience du travail en secrétariat de direction souhaitées
Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
Utilisation des outils bureautiques et téléphoniques (Doodle, confcall, visioconférence,...)
Maîtrise parfaite de l'orthographe
Rapidité de dactylographie
Qualités souhaitées:
Discrétion professionnelle
Respect de la confidentialité
Très bonne capacité relationnelle
Sens de l'organisation et autonomie
Esprit d'initiative
Esprit de synthèse et capacité à gérer les priorités
Capacité à informer et à rendre compte
Anticipation
Adaptabilité

Quotité de temps de travail : 100%
Base 35H/37h30/39h : 37h30, 15j RTT
Repos fixe / variable : Repos fixe
Horaires de travail : Amplitude 8h-17h répartis en accord entre les 2 assistantes de direction

**PERSONNE À CONTACTER**

Mme Laetitia GIGNOUX

**ETABLISSEMENT**

Hospices Civils de Lyon - HCL (siège)
3 Quai des Celestins BP 2251
69229 Lyon