Secrétaire Sociale

**Descriptif**

MISSIONS PRINCIPALES
Assurer le secrétariat de la cadre socio-éducative du service social hospitalier (70%) et le secrétariat des assistants sociaux auprès des patients (30%):
Secrétariat de l’encadrement:
Organisation des réunions
Prises de note et rédaction des comptes-rendus de réunions, frappe et mise en forme des documents
Réception et traitement des appels téléphoniques
Traitement des courriers, dossiers, documents, (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
Gestion des fournitures : recueil des besoins, commande dans SAP Cochin & Hôtel-Dieu, et gestion du stock
Gestion de l’agenda et rendez-vous
Suivi administratif des aides financières accordées aux patients en lien avec la régie
Suivi des abonnements et gestion de la documentation
Accueil des nouveaux professionnels dans le cadre des recrutements : organisation matérielle de leurs prises de poste
Réponse aux demandes des assistants sociaux en matière logistique et technique.
Recensement des formations (tenue de tableaux)
Gestion du vestiaire
Secrétariat auprès des assistants sociaux:
Seconder les assistants sociaux dans le respect des règles déontologiques.
Accueil physique et téléphonique des patients et de leur famille
Vérification des ouvertures de droits sécurité sociale des patients pour favoriser l’accès aux soins
Constitution et envoi des dossiers MDPH, ACT, ALD
Rédaction et saisie des courriers, des documents
Suivi des dossiers administratifs et sociaux : ouverture, suivi et archivage des dossiers sociaux, vérification des pièces justificatives et transmission des dossiers)
Participation à l’organisation de la sortie des patients avec recherche des aides à domicile (IDE, Kiné, Auxiliaires de vie.)
Suivi des demandes de soins de suite et de réadaptation, et soins palliatifs
Participation à l’accueil de stagiaires
Collaborer au projet de service social, participation aux groupes de travail
Autres activités:
Travail en binôme et remplacement des autres secrétaires
Assurer les missions spécifiques aux préadmissions du service d’orthopédie (lien avec le service médical et les établissements de soins de suite et de rééducation)
ORGANISATION DE TRAVAIL
Travail sur une amplitude horaire 7h36 en temps plein, du lundi au vendredi
PRE-REQUIS
 Connaissances bureautiques indispensables (WORD, EXCEL, OUTLOOK)
 Utiliser des logiciels spécifiques à son domaine de compétence : SAP, Sesam-Vitale, Trajectoire, ORBIS
QUALITES ET COMPETENCES 
Accueillir et orienter les personnes
 S’adapter et optimiser son planning de travail
 Connaissance de la législation en lien avec la prise en charge des patients (ouverture de droit) et des structures d’accueil post
- hospitalisation
 Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel, discrétion professionnelle indispensable 
Travailler en équipe pluri professionnelle 
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité 
Rédiger et mettre en forme des notes 
S’exprimer avec professionnalisme au téléphone et/ou en face à face 
Etre en capacité d’accueillir des nouvelles connaissances professionnelles
DIPLOMES ET OUTILS
Secrétariat et gestion administrative
Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III)
AVANTAGES
 Possibilité d’aides à l’installation
 Possibilité de logement temporaire à loyer attractif
 Valorisation financière (primes diverses, intégration des mesures du Ségur de la Santé ) 
Places en crèche disponibles
 Self, possibilité de place de parking, politique sociale attractive (tarifs avantageux sur les loisirs, vacances )
 Remboursement à 50% du titre de transport
 Plateforme « Hoptisoins »: tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses )
 Espace de détente dédié au personnel « Bulle » : activités sportives et culturelles gratuites variées (yoga, pilates, boxe ), salle de repos en libre accès
 Possibilité d’évolution, de promotion professionnelle et de formation au sein du GHU. L’encadrement est à l’écoute de vos souhaits de carrière.
EQUIPE
 8 secrétaires 
39 assistants de service social 
1 cadre socio-éducative
LIAISONS HIERARCHIQUES
Directrice de la qualité APHP-CUP : Mme Pascale FINKLSTEIN
Coordinatrice SSH APHP-CUP : Mme Claire EL KHEBIR
Responsable du service social Cochin/Port Royal : Mme Kelly PEREIRA RAVAIANI

Fonctionnelles
En interne:
 Les assistants de service social et les secrétaires de l’équipe 
Les équipes médicales et paramédicales des services 
Les services administratifs et les services logistiques
En externe:
 Les structures administratives (CPAM, CAF, MDPH, tribunaux )

**Personne à contacter**
Kelly PEREIRA RAVAIANI
Cadre socio-éducative
Tél. : 01.58.41.26.41