Assistant(E) de Gestion Administrative Et

**Présentation de l'employeur / Finalité du poste / Contexte**
Collectivité de 3 000 agents exerçant plus de 180 métiers, le Département de la Haute-Savoie est l’un des plus gros employeurs de son territoire. Il déploie ses politiques et actions au bénéfice des 800 000 Haut-Savoyards en s’appuyant sur un budget d’environ un milliard d’euros.

Travailler pour le Département de la Haute-Savoie, c’est rejoindre une équipe qui s’investit au quotidien pour les solidarités humaines et territoriales dont il est le garant. Action sociale, collèges, voirie départementale, sport, culture, environnementparticipez à l’évolution et à la construction de l’avenir d’un des départements les plus attractifs de France

Finalité du poste / Contexte:
Au sein de la Direction Europe Transfrontalier et Solidarités Territoriales, l'assistante administrative et financière, assure, au sein d'une équipe d'assistantes, particulièrement le traitement des subventions octroyées par le Département au titre de la Solidarités territoriales ainsi que des missions administratives de la direction.

**Missions principales**
Au quotidien voici les missions sur lesquelles vous interviendrez:
s'agissant du volet administratif, comptable et financier des subventions départementales octroyées:

- Réceptionner et traiter administrativement et comptablement les demandes de versement de subvention et contributions des communes et intercommunalités dans le cadre des dispositifs départementaux suivants:

- Mise en œuvre du Schéma départemental d'accueil et d'habitat des gens du voyage
- Contribution de solidarité aux agriculteurs
- Soutien aux structures France Service
- SYANE
- Participer aux traitement administratif et financier des subventions aux communes au titre des contrats départementaux d'avenir et de solidarité (CDAS) et des plans ruralité : accusés réception des demandes, saisie d'affectations et opérations pour préparer les délibérations d'attribution de subvention
- Vérifier le respect, par le bénéficiaire de la subvention, de ses obligations en matière de communication sur l'aide départementale
- Procéder à la mise en paiement et mettre à jour les outils de suivi de paiement à chaque paiement accordé
- Rédiger les lettres de notification de paiement et mandatement aux collectivités, et de révision (réduction du montant de la subvention versée)
- Classer et/ou archiver les dossiers en cours ou soldés
- Répondre aux communes et aux intercommunalités au sujet des dossiers de subvention

Volet secrétariat:

- secrétariat courant de direction
- gestion des parapheurs de la direction
- gestion des appels et des courriers

Ponctuellement,

Mettre en œuvre et suivi de marchés publics (enregistrement, suivi de l'exécution, bons de commandes, révision des prix,...) ;
Gestion administrative et comptable des ressources frontalières:

- Gestions des recensements des frontaliers
- Saisir la délibération annuelle de la répartition de la dotation des fonds genevois
- Préparer et envoyer lettre et tableau de notification de l'allocation directe

Peut être amenée à assurer la polyvalence avec les collègues de l’unité administrative, notamment:
Gestion des délibérations du service, peut être amené(e) à assurer la suppléance des collègues pour:

- Saisir les délibérations dans le logiciel Acropolis (texte et tableau) et envoi dans les temps suivant les instructions du service de l'Assemblée
- Préparer les notes de synthèse pour les rapports à la CP ou au Conseil départemental

**Compétences, qualités requises / conditions d'exercice**
Pour réussir sur ce poste vous disposez nécessairement de ces savoir-faire justifiés par une expérience:

- Compétence en orthographe - grammaire
- Maîtriser les outils informatiques Word, Excel, Oxyad, Logiciel de gestion des arrêtés, Opale, Outlook...
- Connaissance des services (en particulier Assemblée et Finances) et actions du Département afin de savoir orienter les interlocuteur
- Connaissance de fonctionnement du Département ou des collectivités

Vos savoir-être sont le / la:

- Savoir travailler en équipe
- Capacité d'initiative
- Avoir le sens du service public
- Sens de l'organisation
- Rigueur, précision
- Respect des délais