Assistant(E) Direction de Centre Velizy 2

Nous recherchons actuellement notre:
ASSISTANT(E) DIRECTION DE CENTRE (F/H) - Westfield Vélizy 2 - CDI

Ce que nous proposons

Rattaché(e) au Directeur du Centre Commercial et au sein d’une équipe de 8 personnes, vous êtes chargé(e) d’assurer l'assistanat de la Direction du centre.

Dans ce cadre, vos missions principales sont les suivantes:
GESTION DE LA COPROPRIETE
- Préparer et suivre les réunions notamment les différentes AG (rédaction des résolutions, envoi des convocations, rédaction et diffusion des PV, mise à jour du tableau de suivi des AG et CS, sanctuarisation...)
- Suivre les conventions de mise à disposition signées (dates de livraisons, ouvertures, restitution )
- Accomplissement des formalités administratives (mise à jour des K-bis, le dépôt des dossiers au Greffe )

GESTION DU GIE ET DU FOND MARKETING
- Suivre activement le budget marketing (suivi et contrôle actif du réalisé, gestion des BDC et factures )
- Aider à la préparation des AG et rédaction des convocations et PV.
- Rédiger les CR des réunions commerçants et GIE
- Mise à jour du Kbis

REPORTING
- Récupérer les CA mensuels des commerçants (saisie et édition des informations dans les bonnes plateformes)
- Remonter les informations et besoins des commerçants

EXPLOITATION
- Mettre à jour de la liste de coordonnées des commerçants, organigrammes
- Mettre à jour des boîtes aux lettre pour les commerçants et suivi de la liste des clés
- Être le relais des commerçants et participer activement à la politique d’accueil et de service dans le cadre du label « 4 étoiles » en lien avec les équipes marketing du site (traitement des demandes, réclamations ).
- Suivi des réclamations clients.
- Participation ou suivi de la prestation d’accueil du centre (implication aux revues mensuelles d’activité)

COMMUNICATION
- Gérer les communications du centre avec les équipes marketing (diffusion des notes aux commerçants, relations avec les copropriétaires et acteurs locaux )
- Rédaction des newsletters en partenariat avec les équipes marketing

ASSISTANCE DE LA DIRECTION DU CENTRE
- Assurer le secrétariat de la direction du centre
- Rédiger les courriers aux autorités (Mairie, Préfecture, etc )
- Veille de la presse locale et des CR des conseils municipaux
- Préparer les supports pour les réunions d’équipe

Ce que nous recherchons

De formation Bac +2 (BTS Assistanat ou Gestion), vous avez 3 ans d'expérience minimum dans le domaine l’assistanat, idéalement dans un environnement immobilier ou juridique.

Vous maîtrisez le pack Office.

La maitrise de la langue française et des capacités rédactionnelles sont requises.

La maitrise de la langue anglaise serait un plus.

Les qualités requises pour réussir dans ce poste sont : capacités d'organisation, de rigueur, excellent relationnel, sens développé de la relation et du service client, goût du challenge.

Ce qui compte pour nous

Ce qui compte pour nous, c’est d’accueillir des personnalités engagées, capables d’insuffler une énergie positive autour d’eux et prêtes à grandir au sein d’un grand groupe international. Nous offrons à nos collaborateurs une culture collaborative, innovante, axée sur la réussite et propre à créer des opportunités uniques d’évolution.

Nous visons l’excellence et notre culture encourage l’autonomie, l’innovation et l’intelligence collective de nos collaborateurs.

Si vous recherchez des missions stimulantes intellectuellement et responsabilisantes, promouvant le travail en équipe et le challenge au quotidien, n’hésitez pas à postuler

Unibail-Rodamco-Westfield promeut l’égalité des chances, ainsi que la diversité des profils, des expériences et des compétences. Nous croyons que la diversité joue un rôle important dans le succès de notre entreprise et nous engageons à créer un environnement respectant, valorisant, célébrant et exploitant au mieux les différences individuelles.

The following values bring us together and guide our actions. They are the foundation of who we are today and who we will be tomorrow: BOLDNESS We operate with an ambitious vision - EXCELLENCE We deliver positive and sustainable impact - TEAMWORK We unite diverse talent to succeed - ETHICS We build on trust and transparency - PASSION We love what we achieve together - OWNERSHIP We are action-oriented and accountable.