Coordinateur(Rice) Des Secrétaires Médicaux

**Société**:
Implanté sur la commune de Caudan à quelques kilomètres de Lorient sur un domaine de 35 hectares, l'Etablissement Public de Santé Mentale Sud Bretagne étend son action sur la partie ouest du Morbihan

L'établissement compte:

- 206 lits d'hospitalisation,
- 50 lits d'USLD,
- 183 places ambulatoires,
- 24 lieux de prise en charge.

**Mission**:
Le coordonnateur des Secrétariats Médicaux assure, en étroite collaboration avec la directrice des services ressources et de la communication, l'organisation et la coordination des projets des secrétariats médicaux.

Le coordinateur des Secrétariats médicaux est en charge de la planification, de l'organisation et du pilotage des activités des secrétariats médicaux. Il assure la supervision médico-économique des effectifs des secrétariats, et est l'interlocuteur privilégié des professionnels des secrétariats médicaux, des responsables des services (médicaux, soignants, administratifs).

**Profil**:
MISSIONS PRINCIPALES:
Le coordinateur des secrétariats médicaux supervise les organisations et les ressources humaines allouées aux activités des secrétariats médicaux.

Au titre des moyens alloués et de l'efficience des secrétariats médicaux:

- participer à la gestion de l'absentéisme des secrétariats médicaux, en lien avec les unités concernées
- gérer l'équipe de suppléance des secrétariats médicaux : affectation, évaluation, temps de travail
- accompagner les projets des professionnels affectés ou non sur un secrétariat médical
- développer les indicateurs d'activité et de suivi des effectifs
- réaliser des audits organisationnels des secrétariats médicaux et proposer des actions d'amélioration sur le secteur d'activité rendre compte de ses actions au supérieur hiérarchique
- assurer le recrutement et la gestion des mobilités des secrétaires médicales

Au titre des démarches institutionnelles:

- Contribuer à toutes les réflexions, démarches et groupes de travaux pour la bonne mise en œuvre des organisations des secrétariats médicaux dans le cadre du projet de changement de logiciel de soin (Sillage) et du déploiement des outils informatiques liés aux secrétariats médicaux (notamment Zenidoc)
- Proposer les mesures d'organisation nécessaires au fonctionnement des secrétariats médicaux en lien avec les projets
- Participer à l'aide au codage de l'activité dans le cadre de la réforme du financement en psychiatrie

MISSIONS SPECIFIQUES:

- contrôle de la qualité et l'exhaustivité des données médico-administratives
- référent des secrétaires médicales dans les groupes de travaux institutionnels
- participation aux démarches de certification (certification HAS, certification des comptes) et de contrôle, notamment en formalisant tous les documents requis
- Participer à la réalisation d'audit courrier de sortie/lettre de liaison avec la qualité
- S'assurer de la mise à jour des ordonnanciers
- construction et utilisation des outils de pilotage, tableaux de bord et indicateurs
- être référent des archives médicales
- En cas de besoin, assurer le secrétariat de la CME

**Compétences et qualités requises**

***_Diplômes et qualifications requises_ :_

Expertise en secrétariat médical

Techniques du secrétariat et utilisation des outils bureautiques
- Egalement appréciées_:
Connaissances du domaine de la psychiatrie serait un plus

Gestion des conflits

Connaissance des enjeux hospitaliers

Conception et accompagnement aux changements organisationnels

**Expériences professionnelles**:
Avoir une expérience diversifiée dans différents secrétariats médicaux

Qualités professionnelles:

- Loyauté
- Respect du secret professionnel
- Discrétion professionnelle
- Rigueur et efficacité
- Respect des règles institutionnelles
- Qualité d'écoute et de discernement
- Qualités relationnelles
- Animation, mobilisation et fédération d'équipes
- Disponibilité

**Liaison hiérarchiques I fonctionnelles****:
Liaisons hiérarchiques:

- Directrice des services ressources et de la communication

Liaisons fonctionnelles:

- La coordination Générale des Soins
- Les autres directions fonctionnelles
- Les responsables des pôles
- L'encadrement
- Les professionnels des secrétariats médicaux
- Les prestataires externes : organismes d'évaluation, auditeurs, organismes de formation