Secrétaire Médico-administratif

SECMD/ETR
L'Espace de Traitement et de Réadaptation (ETR) est un Hôpital de Jour non sectorisé de 27 places qui accueille des adultes à partir de 18 ans, souffrants de troubles psychotiques ou de troubles graves de la personnalité. Ils sont adressés par leur psychiatre traitant, exerçant en libéral ou dans une unité hospitalière. La prise en charge s’articule en partenariat avec le médecin ou l’équipe de secteur, la durée de séjour n’est pas définie à priori.
L'ETR se présente comme un lieu d’accueil ouvert mis à la disposition du patient qui pourra y trouver écoute individuelle et groupale, médiations sous forme d’atelier thérapeutiques, lien social et ouverture sur la cité.

MISSION GLOBALE

Sous la responsabilité hiérarchique des médecins responsables de l’ETR, et du Responsable d’unité de l’ETR, le/la secrétaire médico-administrative assure en lien fonctionnel avec les équipes soignantes le secrétariat médical de l’ETR.
Le/la secrétaire médico-administrative est également responsable du suivi administratif des admissions, de la déclaration de l’activité mensuelle et de la facturation via deux logiciels métiers : GAP First et le Dossier Patient Informatisé (CORTEXTE).

PRINCIPALES ACTIVITES

Assurer l’accueil physique et téléphonique des patients et partenaires:

- Accueillir et renseigner les patients et les familles sur les horaires de réception, les possibilités de rendez-vous
- Informer les partenaires extérieurs

**Gérer le dossier administratif du patient**:

- Assurer la prise de rendez-vous, rédiger les courriers aux divers correspondants et patients
- Gérer des demandes d’admission et mettre à jour la liste d’attente
- Tenir à jour les dossiers médico-administratifs des patients
- Préparer et diffuser la correspondance, les convocations, les mémos et les formulaires, traçabilité des envoies
- Archiver et mettre à jour les coordonnées des patients
- Alimenter de manière trimestrielle le RIM-P (Recueil d’Information médicalisée en Psychiatrie).

**Suivre la facturation et l’activité mensuelle du service**:

- Tenue de la facturation, relance, suivi des règlements des patients et des différents payeurs
- Gérer l’agenda quotidien/hebdomadaire/mensuel des équipes, suivi des congés, les heures mensuelles
- Faire le lien avec le service administratif de la Direction de Paris sur le suivi de l’activité, suivi de facturation/des relances, suivi planning mensuel des équipes.

**Participer à la vie institutionnelle des unités**:

- Participer aux synthèses cliniques et formations d’équipe
- Participer au projet de service, rapports d’activités...

**Divers**:

- Organiser des temps de réunion et des temps de synthèses avec les partenaires extérieurs
- Gérer l’organisation logistiques des locaux
- Contrôler l’approvisionnement des fournitures de bureau, les produits d’entretienspasser les commandes appropriées selon les lignes budgétaires

**Formation - Expérience**:
Diplôme de secrétaire médicale
Expérience de 3 ans minimum.
Expérience en établissement de santé obligatoire et en psychiatrie souhaitée.

**Savoir-Faire**:
Capacité rédactionnelle
Maitrise du Pack Office
Qualité relationnelle
Aptitude pour le travail en équipe

**Savoir-Etre**:
Capacité d’écoute
Discrétion
Organisation

Les ailes déployées - Association d'aide à la santé mentale
60 ans d’aide à la santé mentale

Créée en 1959 par le Dr Bernard Jolivet, la Société parisienne d’aide à la santé mentale (SPASM) devient en 2019 Les ailes déployées.

**Nos missions**:

- Soigner et favoriser l'intégration sociale en participant aux soins, à l'accompagnement et au développement des personnes souffrant de troubles et handicaps psychiques afin que s'améliorent leur santé, leur qualité de vie et leur expérience sociale et professionnelle.
- Promouvoir la réflexion et la recherche pour favoriser les améliorations thérapeutiques et pédagogiques. Contribuer à leur diffusion.
- Contribuer à faire évoluer les regards et les comportements à l'égard des personnes souffrant de troubles et handicaps psychiques, en participant à des actions d'information et de formation pour le grand public, les associations d'usagers, les usagers et les professionnels.
- Initier et développer des actions de prévention et de promotion de la santé auprès des personnes à risques.

**Nos valeurs**:

- Accueillir et reconnaître chaque personne dans sa souffrance, sa dépendance, ses capacités d’expression, ses liens et interactions avec son entourage.
- Les entendre comme acteurs responsables ; prendre en compte leurs aspirations, leurs limites et les nôtres.
- Les soutenir dans leur parcours de rétablissement et de développement de leur potentiel,

**L’engagement des professionnels pluridisciplinaires**:

- Individualiser les soins et l’accompagnement de chaque personne au long de son parcours e