Secretariat Medical/bdr-cecos Et Amp Clinique

**Le poste**:
Secrétariat situé au sous-sol de la maternité au sein du centre d’Assistance Médicale à la Procréation du CHU de BORDEAUX : Service de Biologie de la Reproduction et CECOS
Répartition des activités : 80% au service de Biologie de la Reproduction/CECOS (Centre d'Etude et de Conservation des Œufs et du Sperme) et 20% service d’AMP clinique.
- Ouverture secrétariat 8 h - 17 h
8 h 00 - 15 h 30 / 9 h 30 - 17 h 00

MISSIONS GENERALES
- Accueillir et renseigner les patients
- Planifier les activités (parcours patients, agenda des consultations)
- Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient.
- Etre garant de la coordination médico-administrative et de la circulation de l’information.
- ACTIVITES Laboratoire BDR/CECOS
- Accueil de tous les patients/couples (consultations, FIV, IIU, dons, spermogramme, PF)
- Préparation des dossiers de consultation (J+7)
- Dématérialisation des dossiers, résultats d’examens, courriers, consentements
- Archivage des anciens dossiers
- Codification des actes de laboratoire
- Gestion des chèques
- Réception des appels téléphoniques, transmission, réorientation
- Prise de rendez-vous classiques et organisation des rendez-vous groupés pour les urgences de la préservation de la fertilité
- Traitement des mails
- Prise en charge des commandes de doses (gamètes et embryons)
- Saisie des courriers de consultations, de commissions.
- Réception et tri du courrier interne et externe.
- Envoi des résultats d’examens
- Relances annuelles des congélations
- Préparation des staffs
- Organisation de congrès.
- Gestion des documents qualité du secrétariat
- ACTIVITES service AMP Clinique
- Gestion des consultations de préservation d’infertilité du Dr CARRIERE (4 demi-journées
- Gestion des consultations de don d’embryon et de don d’ovocyte des Dr LAMBERT et Dr FRANTZ

ACTIVITES SPECIFIQUES
Tutorat : Accueil, encadrement et accompagnement pédagogique de personnes (agents, étudiants, stagiaires, nouveaux professionnels...)
Mise en place, organisation, suivi des staffs médicaux
Organisation des missions d’enseignement post universitaires/congrès/colloques

contact : Corinne COUTANTIN Coordinatrice des secrétariat médicaux 05 57 82 10 64

**Profil recherché**:
COMPETENCES REQUISES

Techniques:

- Maîtrise des outils informatiques (logiciel bureautique et logiciels métiers)
- Rapidité d’exécution
- Codage des actes
- Polyvalence des activités
- Disponibilité

Organisationnelles:

- Organisation et méthode
- Adapter sa posture, sa pratique professionnelle à des situations critiques / particulières, dans son domaine de compétences
- Analyser et faire évoluer sa pratique professionnelle
- Utiliser les moyens mis à disposition pour s’informer et connaitre le fonctionnement du service/de l’unité/de l’établissement
- S’investir dans les projets du service/de l’unité/de l’établissement
- Accueillir, encadrer et accompagner des agents/étudiants/stagiaires/nouveaux professionnels (tutorat)
- Savoir gérer les variations d’intensité de travail (Gestion du flux de patient)

Relationnelles:

- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Communiquer auprès d'interlocuteurs variés et être l’interface entre les patients, les équipes et le corps médical
- S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
- Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
- Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret Professionnel
- Faire preuve d’empathie et de discrétion professionnelle
- Sens de l’accueil et du travail en équipe
- Qualité relationnelle
- Secret professionnel, discrétion
- Esprit d’initiative