Office Manager

Notre cabinet 3.0 spécialiste de l’alternance qui propose des solutions innovantes. Nous nous positionnons aujourd’hui comme l’un **des principaux acteurs en France du recrutement de jeunes talents et de leur montée en compétence.** **_Les offres proposées par notre cabinet sont rattachées à nos écoles partenaires ICADEMIE._** **Pour qui recrutons-nous ?** Une entreprise en plein développement dans le domaine du sport automobile. Pour accompagner leur développement, notre client est à la recherche **d’un(e) **OFFICE MANAGER (H/F)** en alternance. Le poste est à pourvoir dès à présent**.** **LES MISSIONS DU POSTE**: **1. COMPTABILITÉ ET FINANCE** La saisie et les obligations comptables sont actuellement gérées par un cabinet d’expertise comptable externe à la société. Néanmoins, grâce à des outils déjà en place (excel), l’Office Manager devra en interne: - Suivre, analyser et sécuriser au quotidien la trésorerie de l’entreprise - Enregistrer les factures fournisseurs et éditer les virements - Éditer les factures clients et suivre les paiements - Élaborer le budget prévisionnel et f inal des événements et déplacements - Gérer les échéances - Transmettre les pièces comptables au cabinet par voie dématérialisée - Assurer les relations extérieures (banques, organismes, clients, fournisseurs, prestataires...) - Classer, organiser et archiver les documents comptables **2. GESTION** Sur la base des données comptables (principalement factures clients et fournisseurs), l’Office Manager devra: - Analyser les dépenses et identifier des axes d’amélioration de la rentabilité : investissements, recrutement... - Analyser les recettes (répartition géographique du CA, CA par activités, par type de clients...) et partager ces analyses avec les dirigeants - Être, à terme, un vrai support aux dirigeants dans leurs prises de décisions stratégiques et de développement. Par ailleurs, l’Office Manager sera force de proposition en créant/développant des outils pour optimiser la communication et les process interne **3. MANAGEMENT ET RESSOURCES HUMAINES** Les contrats de travail et les bulletins de salaires sont actuellement édités par le cabinet d’expertise comptable qui gère aussi les déclarations des cotisations sociales (URSSAF, Assurances...). L’Office Manager devra en interne: - Compiler les Suivis Temps de Travail et Congés des salariés - Transmettre les fiches de f in de mois et tout autre document utile au cabinet d’expertise comptable pour élaboration des bulletins - Procéder aux virements des salaires et notes de f rais - Assurer les relations extérieures si nécessaire en relais avec le cabinet (Assurances, établissements deformations...) - Veiller à la mise à jour des obligations d’affichage - Contribuer au bon esprit d’entreprise, fédérer les équipes - Faire évoluer le document unique de l’entreprise - Développer/Créer des outils pour améliorer et uniformiser les process internes (contrats prestataires,outils de gestion des heures et des congés...). **4. ADMINISTRATIF** L’Off ice Manager assistera la direction dans les tâches administratives variées telles que: - Relève, ouverture et expédition du courrier - Complétion de dossiers administratifs divers : formations, subventions, créations de comptes... - Relecture et transmission de contrats - Garantir un bon classement, organisation et archivage des documents de l’entreprise **Profil**:Niveau LICENCE ou MASTER > Management des Entreprises, Comptabilité et gestion, Gestion de la PME... - Très bonne maîtrise des logiciels bureautiques (Excel et Outlook principalement) - Maîtrise des techniques de communication orales et écrites - Discrétion exigée - Anglais courant préférable **SAVOIR ÊTRE / SAVOIR FAIRE** - Savoir respecter la conf identialité de l’ensemble des informations portées à sa connaissance - Transmettre rapidement des informations à caractère f inancier ou administratif de manière claire, synthétique et pédagogique - Savoir être organisé, rigoureux et méthodique - Prioriser son travail en fonction des enjeux, du contexte, du délai - Savoir faire preuve d’autonomie et d’initiatives - Savoir faire preuve de dynamisme, de réactivité et de positivisme - Écoute et respect des interlocuteurs **Offre à pourvoir dès à présent et pour 1 an minimum, réservée aux étudiants souhaitant intégrer l'école ICADEMIE.** Le coût de la formation est pris en charge à 100% dans le cadre d'un contrat en alternance. **Le processus de recrutement**: **1. Tu postules à l'offre ;** **2. Nous revenons vers toi afin d'effectuer un entretien de pré-sélection ;** Tout en t'accompagnant tout le long du processus de recrutement