Responsable Du PÔle Etat Civil, Élections, Funéraire

**RESPONSABLE DU PÔLE ETAT CIVIL, ÉLECTIONS, FUNÉRAIRE**

Direction des relations avec les usagers

catégorie A

**Description du poste**:
Vous mettez en œuvre un pôle public de qualité, dans le respect des cadres réglementaires et conformément à la politique municipale dans les domaines état-civil, élections, affaires générales, titres d’identité et funéraire.

Vous facilitez les démarches administratives, notamment par la mise en place de télé- procédures.

Vous êtes garant des relations avec les partenaires institutionnels (préfecture, tribunaux, INSEE, OFII,).

Vous supervisez la gestion du cimetière (rotation des emplacements, entretien et aménagement de l’équipement)

**A ce titre, vos missions seront**:
**Management du pôle, en lien avec les responsables d’équipe**
- Organiser, planifier, suivre et évaluer les activités des agents
- Mobiliser les compétences autour du projet de direction et des objectifs opérationnels du pôle
- Animer des réunions d’équipes régulières
- Accompagner les agents dans leur projet professionnel (plan de formation, mobilité, montée en compétences )
- Conduire les entretiens annuels des responsables d’équipe et des référents

**Pilotage opérationnel des actions conduites par le pôle**
- Assurer une veille juridique dans les domaines de compétences du pôle
- Veiller à l’actualisation de la documentation de référence pour le pôle (procédures) et les usagers (fiche usagers, règlement du cimetière,)
- Diffuser les informations nécessaires au bon fonctionnement du pôle en interne et auprès des autres pôles
- Définir les outils de pilotage du pôle, suivre la mise à jour des tableaux de bord et leur diffusion
- Participer activement au développement des télé-procédures relatives aux domaines d’activité du pôle (dématérialisation des actes d’état-civil, démarches administratives en ligne,)
- Piloter la préparation des scrutins électoraux et être garant de leur bon déroulement
- Conduire les auditions de mariage et de reconnaissance
- Accompagner les responsables d’équipe dans le traitement des dossiers complexes
- Valoriser les projets du pôle (cimetière, scrutins, télé-procédures,)
- Élaborer le budget du pôle et suivre son exécution

**Pilotage transverse des actions conduites par le pôle**
- Accompagner le pôle dans une démarche qualité (satisfaction des usagers, réduction des délais d’attente, qualité du traitement des demandes )
- Participer à l’amélioration des relations avec les partenaires institutionnels tels que la préfecture, les tribunaux (instance et grande instance), l’INSEE, l’OFII

**Compétences requises**

**Savoir**:
Connaissance de l’environnement territorial

Connaissances juridiques et plus spécifiquement en droit civil, funéraire et électoral

**Savoir-être**:
Capacité d’organisation et rigueur

Sens des relations humaines

Adaptabilité

Discrétion

Écoute

Résistance au stress

**Savoir-faire**:
Maîtrise avancée de l’outil informatique (requêtes, paramétrages, base de données )

Aisance rédactionnelle (notes, procédures, actes juridiques)

Compétences managériales avérées

Gestion de projet et conduite du changement

Maîtrise des outils et des indicateurs de pilotage

**Profil demandé**:
Expérience professionnelle en collectivité territoriale

Expérience en encadrement

Expérience dans les principaux domaines de compétences (état-civil, funéraire et élections)

**Conditions de travail**:
Durée hebdomadaire : 37 heures 30

**Avantages de la collectivité**
- Régime indemnitaire avantageux, Compte Épargne Temps rémunéré sous conditions, 1 jour de télétravail par semaine (sous nécessité de service), RTT, restauration collective via click and collect, Comité d’action sociale et culturelle avantageux, participation à la mutuelle santé et la prévoyance, prise en charge à hauteur de 75 % des frais de transports en commun.

**Conditions particulières**:
Disponibilité sur les impératifs du pôle.

Présence le samedi par roulement (environ 1 par mois)

Permanence impérative les dimanches, jours de scrutins électoraux et animation des commissions de contrôle des listes électorales en soirée.

Déplacements réguliers au cimetière communal.

Monsieur le Maire de Pantin

Conseiller Métropolitain

84/88 avenue du Général Leclerc

93 507 Pantin cedex

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 12 mois

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- RTT

Lieu du poste : En présentiel