Assistant(E) de Formation

**Présentation de la structure**

Le GRETA-CFA Aquitaine est un regroupement d’établissements publics locaux d’enseignement qui mutualisent leurs compétences et leurs moyens pour proposer une offre de formation pour les adultes sur l’Aquitaine. Il est composé de 9 agences sur l’ensemble de la Nouvelle Aquitaine.

Le GRETA-CFA Aquitaine propose de nombreuses formations dans de nombreux secteurs (Bâtiment Energie, Compétences Clés, Hôtellerie-Restauration-Tourisme, Industrie, Numérique, Audiovisuel, Santé Sanitaire et Social, Sécurité, Tertiaire, Transport, VAE, Bilan de compétences, Optique, Métiers de l’art ).

Le GRETA-CFA Aquitaine en quelques chiffres:

- 1 siège à Bordeaux
- 4 agences par secteurs sur Bordeaux Métropole (Bordeaux, Talence,)
- 5 agences départementales à Périgueux (Dordogne), Dax (Landes), Marmande (Lot-et-Garonne), Pau (Béarn), Anglet (Pays-basque)

En 2023, le GRETA-CFA Aquitaine emploie plus de 500 personnels permanents sur l’ensemble de la structure : enseignants, administratifs et de service.

Le GRETA-CFA Aquitaine recrute pour son Agence SSOBE BC au sein du **« Lycée Alfred Kastler Talence »** un.e **« Assistant-e de Formation »**.

**Contexte du poste**

En liaison avec la conseillère en formation professionnelle, la coordinatrice pédagogique, l’établissement formateur, les équipes pédagogiques et le service comptable, l’assistant(e) participe au processus global de la phase d’accueil de la demande client à celle de la mise en œuvre de l’action jusqu’à la transmission des éléments nécessaires à la facturation - principalement pour la formation continue des assistants maternels agréés.

Il/Elle transmet les documents de suivi de l’activité et les informations nécessaires à l’amélioration du processus de réalisation.

Il/Elle contribue en permanence à l’amélioration du processus de réalisation en répercutant à son responsable ses difficultés et ses initiatives.

**Missions principales**

L’assistant(e) de formation assure l’accueil physique et téléphonique, la mise en œuvre et le suivi administratif des actions de formation, l’interface entre les clients, les services comptables (de l’établissement d’accueil et du service commun) et le conseiller en formation professionnel.

A l’écoute du client et du stagiaire, avec l’objectif de satisfaction, il/elle participe au développement de l’activité du GRETA CFA Aquitaine.

**Description des missions à exercer ou des tâches à exécuter**
- Assurer l’accueil physique et téléphonique
- Transmettre les informations aux collègues concernés
- Réceptionner, trier et distribuer le courrier
- Répondre aux demandes de renseignements téléphonique ou/et physique
- Programmer les actions de formation en lien avec les relais Petite Enfance de Gironde
- Elaborer le contrat de formation (saisir sur AMMON, éditer le contrat, le transmettre aux intéressés pour signatures)
- Relancer les clients
- Préparer les dossiers d’accueil des stagiaires pour le démarrage de la formation
- Elaborer les émargements pour chaque stagiaire et pour chaque mois de formation
- Elaborer les attestations de formations
- Suivre les présences et saisir l’activité réalisée
- En fin de formation, préparer les attestations et les questionnaires d’évaluations de satisfaction
- Elaborer les engagements de travail ou les conventions de sous-traitance des formateurs
- Saisir les ordres de missions pour frais de déplacements formateurs
- Réceptionner et contrôler les bulletins d’inscriptions et relancer pour les pièces manquantes
- Mettre à jour le tableau de programmation
- Envoyer au service comptabilité, le contrat de prestation de service pour facturation

**Relations hiérarchiques et fonctionnelles**

Il/Elle est placé(e) sous l’autorité hiérarchique du Chef d’Etablissement Support (CESUP).
- Le Supérieur Hiérarchique Direct de l’assistant(e) de formation est la Coordonnatrice d’Agence sous couvert de la Directrice d’Agence.
- Il/Elle travaille en relations fonctionnelles avec la CFP et en collaboration avec les coordonnatrices pédagogiques et le service comptable.

**Compétences requises**:
Connaissances:

- Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et d’accueil physique,
- Maîtriser les outils bureautiques : traitement de texte, tableur, courrier électronique et internet,
- Maîtriser l’environnement de la formation continue,
- Maîtriser l’expression orale et écrite,

**Compétences opérationnelles et relationnelles**:

- Avoir le sens de l’écoute et de l’accueil,
- Avoir un excellent sens relationnel,
- Savoir travailler en équipe,
- Savoir rendre compte et communiquer,
- Maîtriser les méthodes administratives (planifier les activités avec anticipation),
- Savoir gérer son temps et les priorités,
- Etre rigoureux et respecter les procédures et les normes,

À compétences égales, une attention particulière sera apportée aux personnes en situation de handicap.

**Formation**:

- Bac à Bac + 2 Tertiaire,
- Expérience de la formation professionnelle continue vivement souhaitée.