Assistant de Direction

**L’institut de formation **recherche un **Assistant de direction, h/f**
- Institut de formation basé à Lyon (9ième)
- CDI, temps partiel, 0.5 ETP
- Poste en présentiel
- Poste à pourvoir à compter du 01/02/25

Sous la responsabilité hiérarchique de la directrice de l’Institut, vous travaillerez en étroite collaboration avec les formateurs internes/externes et serez un des « piliers centraux » de l’Institut. Vous articulerez votre travail avec l’équipe pédagogique et la responsable formation de Partage et Vie.

Vous serez en relation permanente avec le public extérieur, les élèves, les apprenants, les formateurs et les intervenants extérieurs mais aussi les différents interlocuteurs des établissements partenaires, des établissements de Partage et Vie pour les formations continues, et les organismes financeurs.

A cet effet, vous serez notamment en charge de/d’:
**Assurer le suivi client**:

- Réceptionner les demandes des formations provenant des clients habituels et des prospects et les enregistrer ;
- Etudier, en lien avec la directrice, la faisabilité des commandes et tenir systématiquement au courant les clients des suites données aux demandes ;
- S’assurer de la bonne réalisation du programme pédagogique par l’équipe pédagogique et adresser le devis au client ;
- Suivre les commandes et organiser avec les formateurs des sessions de formation ;
- Contacter les établissements de façon régulière pour étudier leurs besoins et demandes.

**Assurer le suivi des collaborateurs et des formateurs**:

- Assister la directrice dans le suivi administratif des formateurs ;
- Organiser le transport du matériel de formation ;
- S’assurer de la conformité des conditions d’exécution des formations : matériel, déplacements, horaires, frais professionnels ;
- Préparer les décomptes des missions des formateurs et les transmettre pour la mise en payement ;
- Rédiger les contrats de travail pour tout nouvel embauché ;
- Gérer la partie administrative et réglementaire des carrières ;
- Récupérer les variables et la saisie en paye.

**Assurer le suivi des apprenants**:

- Faire parvenir aux apprenants l’ensemble des documents et des informations nécessaires pour la bonne marche de leur projet de formation (et s’assurer de la bonne réception).
- Etablir des attestations et les certificats de fin de formation.

**Assurer le suivi de la démarche qualité et des certifications**:

- Être partie prenante de la démarche qualité ;
- S’assurer de la conformité de l’ensemble des supports de l’Institut ;
- Veiller au respect des dates et des délais réglementaires pour les certifications et leur renouvellement.

**Communiquer et assurer la promotion de l’institut**:

- S’assurer de l’image positive de l’Institut et informer la direction en cas d’écarts ou de réclamations ;
- Veiller à la bonne présence de l’institut auprès du public en mettant à jour le site internet et le catalogue ;
- Contribuer à la stratégie du développement de l’Institut et à la promotion de ses activités ;
- Rédiger les programmes, les créer et mettre à jour le catalogue de l’Institut ;
- Réaliser les documents promotionnels ;
- Gérer l’activité des ambassadeurs de l’Institut et coordonner le travail des contributeurs à la promotion institutionnelle.

**Suivre la partie relative aux finances**:

- Veiller au suivi de chaque devis émis ;
- Etablir les factures à l’issue des formations et veiller à leur règlement ;
- Réceptionner, puis soumettre à la validation de la directrice les factures et les notes de frais des formateurs ;
- Faire le rapprochement des dépenses avec les sessions de formation assurées via le logiciel métier.

**Traiter les rapports et appels à projets**:

- Préparer les éléments nécessaires afin que la direction établisse les rapports annuels obligatoires ;
- Participer activement aux réponses aux appels à projets et à leur suivi ;
- Monter et actualiser des procédures de certification.

Issu d’un parcours de formation en gestion administrative ou commerciale, vous disposez d’une expérience confirmée en secrétariat de direction et de connaissances sur les référentiels de formation ;
Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques et avez déjà utilisé des logiciels de gestion comptable ;
A l’écoute et pourvu d’un excellent relationnel, vous savez vous adapter à un public varié ;
Adaptable, créatif et méthodique, vous êtes organisé, rigoureux et doté d’un sens aigu de la discrétion ;
Empathique, doté de qualités relationnelles et d’une grande aisance rédactionnelle, vous travaillez en transversalité et avez le goût du travail en équipe.

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Type d'emploi : CDI, Temps partiel

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

- Assistant de direction h/f ou similaire: 1 an (Optionnel)

Langue:

- Anglais (Optionnel