Personal Assistant

Référence de l’offre
240009WD

Type de contrat
CDI

Niveau d'expérience
Expérimentés

Société du groupeGIE AXA

Famille métierCommercial

Localisation
PUTEAUX, Hauts-de-Seine

**Votre rôle et vos missions**:
Notre métier, protéger les personnes, les biens et les actifs.
Notre raison d’être, agir pour le progrès humain en protégeant ce qui compte.
Cela vous parle ? Alors venez rejoindre 149 000 futurs collègues qui s’engagent au quotidien auprès de nos 95 millions de clients dans 50 pays à travers le monde.

**Votre environnement de travail**

Le siège est composé d’environ 1000 employés et se distingue par sa forte culture internationale (45 nationalités), ce qui en fait un espace de travail riche et stimulant.

C’est autour de la diversité et de l’unité que se construit AXA, c’est pourquoi nous nous engageons à promouvoir le succès collectif par l’inclusion.

**Within the Group,** **you will join the Group Underwriting Office as Personal Assistant to the LS&H Group Chief UW Officer and to the Head of Claims.**

**YOUR JOB AND DAILY MISSIONS**:
**Primary mission**
- **Provide operational support to the two leaders**
- o Organize meetings and appointments with careful planning and coordination
- o Complete special projects and initiatives with oversight and support
- o Organize all travels related to the leaders
- o Manage the expenses reports of the leaders
- o Identify and address issues with operational processes and procedures
- o Establish and leverage a strong network of relationships with internal and external stakeholders to be as efficient as possible (ex: GIE PAs community)
- o Perform other duties as assigned (ex: on Saturn tool add the leaders’ time tracking every month & follow up with other team members if not done)
- o Prepare the agenda and issue minutes of the (weekly) leadership meeting for the two leaders
- **Support the team**
- o Managing all IT-related and office maintenance requests (SILVA, local support service requests, etc.)
- o Manage invoices related to the leaders & his/her department (Coupa: raise purchase orders and goods receipt.
- Organize the employees’ arrivals and departures, managing supply and software requests
- Update the distribution lists
- Perform other duties as assigned (ex: organize teambuilding (annual), internal trainings (TTT), end of year dinner, after-work drinks)
- Event management: organize 4 to 6 global conferences gathering between 30 and 100 senior expert leaders for 2-3 days (planning and agenda, venue, food, admin, etc.)

**Votre profil**:
**LET’S TALK ABOUT YOU**:
**Main competencies and experience**

**Competencies**
- Proficiency in MS Pack Office: Word, Excel, PowerPoint, Outlook
- Ability and desire to keep learning, to understand the work context and be curious about how tasks fit within this wider context/organisation
- Ability to analyze information and understand information as it relates to ongoing work/team projects
- Sound research skills and attention to detail
- Rigorous, strong organizational and planning skills
- Excellent time management skills and ability to multi-task and prioritize work

**Behaviours**
- Excellent interpersonal skills, effective verbal, listening and written communication skills
- Highly effective organizational and decision-making skills
- Anticipate needs and proactively bring together resources to fill these needs
- Highly discreet and confidential
- Customer-service orientation

**Experience**
- Previous experience in working as a PA at Senior Executive Level in an international environment
- Knowledge of the company’s business areas

**Language**
- Fluent English & French

**Pourquoi nous rejoindre ?**:
Vous rejoignez une entreprise:

- Responsable, vis-à-vis des personnes, y compris ses employés et ses clients, et de la planète.
- Aux valeurs fortes
- Qui encourage la mobilité interne, et la formation de ses employés
- Qui vous offre de nombreux avantages (en savoir plus ici : Reward & Benefits - french | AXA Group)
- Flexible, qui permet le travail hybride, au bureau et à la maison.

**Votre environnement de travail**:
Un des leaders mondiaux de l’assurance dans la protection des biens, des personnes et des actifs, AXA c’est 145 000 collaborateurs et contributeurs qui s’engagent au quotidien pour nos clients, c’est 51 pays dans lesquels nous distribuons nos produits et services et plus de 90 millions de client qui nous font confiance dans le monde. Employeur citoyen et responsable, AXA s’engage au quotidien pour des causes sociétales & environnementales. Nous menons une politique inclusive engagée pour reconnaître et valoriser les différences individuelles. Ces ambitions vous parlent ? Alors venez changer le monde avec nous

Le siège du Groupe AXA est basé à La Défense (Tour Majunga) et regroupe les activités corporate du Groupe. Il se distingue par une forte culture internationale.