Coordinateur Opérations

**Job Description**:
Organon propose des solutions de santé ingénieuses qui permettent aux gens de vivre au mieux. Nous sommes une entreprise mondiale de soins de santé de 6,5 milliards de dollars dont l'objectif est de faire la différence pour les femmes, leurs familles et les communautés dont elles s'occupent. Nous disposons d'un portefeuille important et nous le développons en investissant dans les besoins non satisfaits de la santé des femmes, en élargissant l'accès aux principaux biosimilaires et en touchant des vies grâce à un portefeuille diversifié et fiable de solutions de santé. Notre vision est claire: « un jour meilleur et plus sain pour chaque femme ».

Pour Organon France à Paris nous recherchons notre:
**Coordinateur Opérations & Transparence / Assistant des Opérations Commerciales (H/F)**

**Bienvenu dans notre équipe**

L’équipe des Opérations Commerciales est composée de Fondateurs qui pilotent les activités Data, Digital, Business Intelligence, gestion des événements (LEA et Transparence) et CRM. Véritable cœur du réacteur pour la filiale, l’équipe Opérations Commerciales se positionne au sein de l’organisation comme le partenaire stratégique pour alimenter et déployer les stratégies business et en monitorer l’exécution.

Au sein de la Direction des Opérations Commerciales, en soutien du business d’Organon vous intervenez auprès:

- Des équipes commerciales terrain sur la dimension Opérations & Transparence pour garantir la tenue des événements avec professionnels de santé dans le respect des réglementations et pour impact business optimisé;
- De l’ensemble de la Direction Opérations Commerciales.

Pour cela vous êtes le pivot clé entre les équipes terrain, siège et le prestataire O&T pour apporter le niveau de coordination et de support nécessaire en fonction du type d’événement sur la dimension Opérations et Transparence de son poste. En outre votre rôle est central dans le quotidien de l’équipe Opérations Commerciales par le soutient que vous apportez au Directeur ainsi qu’à l’ensemble de l’équipe, tant dans la gestion administrative que dans la vie de l’équipe. Vous cherchez spontanément à créer du lien, mettre en relation vos interlocuteurs et proposez des solutions, en lien avec la culture Organon basée sur un esprit entrepreneurial, collaboratif et la prise d’initiative.

**Activités principales**

En tant que Coordinateur Opérations & Transparence, en lien avec le Responsable O&T, vous
- Venez en support des équipes commerciales terrain (DPS / DR) pour la gestion des parrainages locaux / stands, principalement dans la constitution et la soumission des dossiers : aidez à la collecte des pièces, interaction avec les parties prenantes au siège (Business Practices, Compliance, ect.), lien avec le prestataire O&T pour la complétion et la mise en conformité des dossiers, etcetera ;
- Intervenez sur les événements d’autres types dans les cas particuliers / complexes ;
- Vous assurez du respect des règles de transparence et des délais avant déclaration;
- Mettez à jour les tableaux de suivi (ex : écarts ) afin de vous assurer du bon déroulement des activités, d’identifier des leviers d’amélioration et de proposer des solutions de remédiation si nécessaire;
- Analysez des données LEA, prépare des comptes-rendus afin d’épauler le Responsable O&T dans ses missions;
- Vous assurez de maintenir à jour vos connaissances des procédures internes ainsi que de la réglementation en lien avec la loi d’encadrement des avantages ;
- Travaillez en continue avec le Responsable O&T et le Directeur Business Practices sur le suivi de la Compliance et l’amélioration des procédures et des outils.

En tant qu’Assistant Opérations Commerciales, vous:

- **Facilitez les activités du **département**
- Assistez le Directeur dans ses activités (agenda, préparation de documents, élaboration de documents divers );
- Organisez les déplacements/ voyages: réservation des moyens de transport / hébergement;
- Saisissez les notes de frais;
- Assurez l’organisation logistique des réunions d’équipe (invitation, logistique, préparation de documents);
- Etes responsable du classement sous un format accessible aux départements (référent procédure, organisation de l’archivage, garant de l’archivage) selon les directives de la Direction et du Groupe;
- Suivez l’intégration des nouveaux arrivants (création des comptes outils, accueille, gestion administrative liée aux commandes du matériel, formation aux outils/process);
- Facilitez les interactions au sein de la direction:

- Servez de point de référence pour la Direction et de point de contact vis-à-vis des autres divisions;
- Recueillez et diffuse les informations nécessaires au bon fonctionnement de l'équipe;
- Proposez et mettez en place des solutions et dispositifs auprès des collaborateurs afin de favoriser le