Chargé.e de Gestion Administrative Dans Le Domaine

**Présentation de l'employeur**:
Collectivité de 3 000 agents exerçant plus de 180 métiers, le Département de la Haute-Savoie est l’un des plus gros employeurs de son territoire. Il déploie ses politiques et actions au bénéfice des 800 000 Haut-Savoyards en s’appuyant sur un budget d’environ un milliard d’euros.

Travailler pour le Département de la Haute-Savoie, c’est rejoindre une équipe qui s’investit au quotidien pour les solidarités humaines et territoriales dont il est le garant. Action sociale, collèges, voirie départementale, sport, culture, environnementparticipez à l’évolution et à la construction de l’avenir d’un des départements les plus attractifs de France

**Finalité du poste / Contexte**:
Accompagner les services dans leurs démarches administratives. Mettre en œuvre les procédures d’instruction et de suivi des dossiers pour permettre la prise de décision de l’autorité.

Assister plusieurs cadres afin d’optimiser la gestion de leur activité. Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure. Prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d’évènements spécifiques.

**Missions principales**:
Sous l’autorité hiérarchique de la responsable de l’Unité Coordination Administrative, et sous la responsabilité fonctionnelle des Directions Adjointes, vous serez amené.e.s à:

- Gérer des dossiers:

- Rédiger, formaliser tous types de documents administratifs:

- courriers et mails
- notes (au Président entre autres),
- délibérations,
- dossiers en vue de leur présentation devant les autorités consultatives ou décisionnelles (Ex : fiches projet et fiches Bureau pour les commissions thématiques)
- Optimiser la qualité et les délais des procédures
- Classer et archiver les dossiers
- Suivre des projets et activités de la Direction:

- Assurer le suivi administratif:

- des opérations, depuis leur programmation jusqu’à leur achèvement
- de dossiers spécifiques, en lien avec les responsables concernés et les autres services départementaux (DEJ, DSI, DAJ ), tels que:

- le 1% artistique,
- les clauses d’insertion sociale,
- les raccordements fluides,
- les conventions
- Assurer l’interface avec les services et les instances de la collectivité en lien avec l’assistante de Direction par intérim,
- Créer et renseigner des tableaux de suivi d’activités du service en fonction des besoins, établir et mettre à jour des échéanciers, réaliser des extractions, des statistiques et participer à la mise en place d’indicateurs de suivi (Active 3D )
- Signaler et rendre compte des difficultés liées à une procédure ou à un dossier d'instruction
- Coordonner le suivi et la préparation des échéances (régulières ou ponctuelles) : veille, relance, suivi et partage des informations
- Harmoniser/rédiger les procédures propres aux fonctions d’assistanat
- Organiser et planifier des réunions:

- Rédiger les ordres du jour et invitations en concertation avec les services opérationnels
- Monter les dossiers nécessaires
- Veiller au respect des délais de transmission des documents avant les réunions
- Prendre des notes lors des réunions en interne, rédiger les comptes-rendus et en assurer la diffusion
- Informer les usagers et les services:

- Expliciter la demande des partenaires extérieurs et usagers, expliquer les démarches et l'orienter le cas échéant vers les services compétents
- Accompagner les services dans la définition des besoins, les conseiller dans le choix des procédures adéquates et les informer sur les délais (suivi des courriers, des parapheurs )
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Gérer les messageries électroniques génériques de l’unité
- Traiter le courrier entrant et sortant (enregistrement, transmission et suivi)

L’ensemble de ces missions s’effectue en polyvalence avec les chargé.e.s de gestion administrative de l’Unité Coordination Administrative, ce qui présente l’avantage d’assurer une continuité dans le suivi des dossiers et induit un remplacement mutuel en cas d’absence.

Le ou la chargé.e de gestion administrative viendra en soutien de l’assistante de Direction par intérim et sera amené.e à la remplacer en cas d’absence sur les missions propres à la Direction des Bâtiments et Moyens.

**Profil recherché**:
**Savoir-faire**
- Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de la collectivité
- Connaissance du cadre institutionnel, juridique, financier et budgétaire des collectivités territoriales (marchés publics entre autres)
- Connaissance du contexte et des enjeux de la collectivité et de la Direction
- Capacité à s’intéresser à toute l’activité de la Direction
- Connaissance de l’environnement de la Direction et des collèges