Adjoint Administratif

**Conditions pratiques**:

- CDD - 3 Mois
- Fonctionnaire
- Catégorie C
- Administratif
- Temps partiel

**Niveau d'expérience requis**: Expérience souhaitée
**Niveau d'étude requis**:
Bac

**Permis requis**:

- Permis non obligatoire

**Prise de poste**:
Dès que possible

**Type de salaire**:
A définir selon profil

**Localisations**:

- 38700 La Tronche, Isère, Auvergne-Rhône-Alpes

**Autres avantages**:
Catégorie C
Poste à 80%
Horaires en 7h30
Travail dimanches et jours fériés : non ; Astreintes et gardes : non
Respect du règlement intérieur du CHUGA.
12 RTT : Cycle de travail à repos fixe sur roulement intégrant 7 RTT. Les 8 RTT restants seront au souhait de l’agent en respectant les nécessités de service.
L’obligation de prévenir lors d’une absence, le cadre du service et/ou d’envoyer un mail précisant les teneurs de l’absence et sa durée.

Documents associés : Fiches procédures CRISTAL, référentiels Agence de la biomédecine, Charte qualité de la coordination hospitalière.

**L'établissement**:
Avec plus de 2 100 lits et places, le CHU Grenoble Alpes est **le 12e hôpital de France.** Il emploie plus de **11 500 professionnels**dont **1 700 médecins**sur** 3 sites** : site Nord (hôpital Michallon et hôpital Couple-Enfant, site Sud, site de Voiron). Il dispose d’un plateau technique performant et dispense des soins hautement spécialisés.

Plus de **100 corps de métiers** se côtoient chaque jour pour contribuer directement ou indirectement à sa vocation de soin, d’enseignement, de recherche et de prévention.

Les 3 missions essentielles du CHUGA sont:

- **Soigner**:

- **Former**:

- **Chercher**

**Le poste**:
I. Objet

Ce profil de poste décrit les missions, activités et conditions d’exercice de l’adjoint administratif de l’unité de Coordination Hospitalière des Prélèvements d’Organes et de Tissus (CHPOT).

Exigence institutionnelle:
Chaque agent est tenu au secret professionnel, au devoir de discrétion professionnelle et au respect de confidentialité.

II. secteurs et professionnels concernés

Secteurs : Pôle 18 Centre de Gestion des Blocs Opératoires, Unité de Coordination Hospitalière des Prélèvements d’Organes et de Tissus (CHPOT) basée à Michallon 3ème F 2

Professionnels : Professionnels du CHUGA participants aux prélèvements d’organes et de tissus.

Processus : Ressources humaines.

III. Formations et Compétences requises

Niveau bac, diplôme d’Adjoint administratif ou équivalent.

IV. Relations hiérarchiques et fonctionnelles

Relation hiérarchique : sous la responsabilité du directeur référent et du cadre supérieur administratif du Centre de Gestion des Blocs Opératoires pôle 18.

Missions encadrées par l’assistante médico administrative référente de programmation du centre de gestion des blocs opératoires.

Relations fonctionnelles:
En liens fonctionnels avec le cadre de santé et les médecins responsables de l’unité de coordination des prélèvements d’organes ;
L’adjoint administratif de la coordination des prélèvements d’organes est amené à communiquer avec les équipes médicales et paramédicales des Blocs opératoires, des services de réanimation, d’hospitalisation, les services achat et financier du CHUGA, l’Agence de la BioMédecine ABM, les transporteurs, etc.

V. Missions et activités

Missions relatives à l’organisation de l’unité de Coordination des Prélèvements d’organe:

- Accueil téléphonique ;
- Gestion et tri du courrier ;
- Planification des réunions en interne avec invitations outlook et envoi des ordres du jour, rédaction et transmission des comptes rendus (2 réunions par semaine) ;
- Planification/organisation des rencontres réseau avec ordre du jour, compte rendu ;
- Mise à jour des ordres de mission permanent ;
- Commande fournitures de papeterie, linge, etc.
- Gestion des demandes de réparations informatiques
- Mise à jour du planning des astreintes chirurgicales.

Missions relatives aux activités de coordination de prélèvement l’unité de CHPOT:

- Lors des prélèvements multi-organes:

- Envoyer les remerciements aux équipes impliquées,
- Organiser le retour des machines
- Archiver les dossiers dont les résultats bactério et myco post procédure
- Suivi des receveurs
- Suite aux prélèvements de tissus:

- Extraction des décès pour cristal action
- Suivi et saisi des devenirs
- Gestion administrative des dossiers donneurs (contrôle des dossiers et archivages)

Missions relatives aux données d’activité:

- Mettre à jour les bases de données en fonction de l’activité réalisée (CRISTAL, outils internes) ;
- Participer à la réalisation des bilans d’activité ;
- Extraction de données pour statistiques (Cristal action data base) ;
- Suivi de l’activité et des données de facturation (T2A, transports, bureau des entrées) en lien avec les services achat et financier ;
- Suivi des paiements/remboursements

Missions administratives:

- Gestion documentaire : participation à la rédaction de procédures, protocole et insertion dans le logiciel de gestion documentaire institutionnel qualnet d