Accompagnement à L’optimisation de L’usage de Microsoft Teams, Copilot Et Planner

il y a 3 jours

Paris e, France Codezys Temps plein

Contexte de la mission
Dans le cadre du déploiement de la suite Microsoft 365, une direction métier d?un groupe mutualiste majeur a amorcé un changement d?outillage numérique à l?échelle de ses équipes (environ 60 collaborateurs répartis sur quatre sites, dont Le Mans et Niort sont les deux principaux).
Bien qu?un premier accompagnement ait été réalisé en 2023 par un prestataire externe, les équipes expriment aujourd?hui le besoin d?un accompagnement plus ciblé et personnalisé. Ce besoin émane de la constatation d?un faible niveau d?appropriation de certains outils clés, en particulier Microsoft Teams, Copilot et Planner, dont l?usage reste hétérogène, parfois sous-exploité, ou mal structuré.
Cette mission s?inscrit dans une démarche de transformation plus large, menée au sein de la direction, visant à améliorer les pratiques collaboratives, fluidifier la communication interne, et renforcer la performance opérationnelle
Objectifs et livrables
Objectifs de la mission
Renforcer l?appropriation des outils collaboratifs Microsoft 365, avec un accent particulier sur Teams, Copilot et Planner.
Accompagner la structuration de l?espace Teams (canaux, droits d?accès, usages métiers, etc.) de manière adaptée aux besoins de la direction.
Former les collaborateurs en prenant en compte la diversité des niveaux de maturité numérique.
Créer une dynamique de co-construction avec les utilisateurs afin d?ancrer les bonnes pratiques de manière durable.
Livrables attendus
Diagnostic initial de l?état d?usage actuel des outils (entretien, observation, analyse documentaire).
Note de cadrage et plan d?intervention, incluant la méthodologie, le phasage, les intervenants et les ateliers planifiés.
Proposition de structuration Teams adaptée à l?organisation de la direction (architecture cible, arborescence, droits).
Organisation et animation d?ateliers pratiques (présentiels sur site + distanciels), pour:
recyclage sur Teams,
découverte et cas d?usage de Copilot,
intégration de Planner dans les routines d?équipe.
Supports pédagogiques personnalisés (fiches réflexes, guides d?usage, tutoriels spécifiques).
Comptes-rendus de réunions (COPROJ/COPIL) et suivi de l'avancement.
Bilan de mission, incluant recommandations pour une appropriation durable des outils.
Modalités d?intervention
Co-construction avec les équipes de la direction.
Ateliers en présentiel à prévoir sur les sites du Mans et de Niort.
Suivi hebdomadaire via COPROJ ; 1 à 2 COPIL à organiser selon la durée totale de mission.
Les supports et livrables doivent être adaptés aux profils métiers variés (gestionnaires, managers, direction).
Stack technologique
**Microsoft Teams**: structuration, gestion des canaux, droits, gouvernance d?usage.
**Microsoft Copilot**: intégration dans les usages quotidiens (analyse automatique, assistance IA).
**Microsoft Planner**: planification, coordination d?équipe, gestion de tâches.
**Office 365 (écosystème général)**: SharePoint, Outlook, OneNote, OneDrive en complément.
**Outils d?animation d?ateliers**: Mural, PowerPoint interactif, Forms.
**Gestion de projet**: COPROJ/COPIL, méthodologie Agile ou en cycle court (type itératif).
**Sécurité et conformité**: respect des politiques internes de sécurité informatique et RGPD (CNIL).

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