Office Manager

**Notre métier**

**INTERFACES** est le leader National de la gestion et de l'animation des lieux d'innovation.

**INTERFACES **accompagne depuis 30 ans de jeunes entrepreneurs, et anime une communauté de 500 entrepreneurs dans toutes les régions en France, gère 24 Incubateurs, pépinières d'entreprises et tiers lieux et produit des programmes d'open innovation pour les ETI, Grands Comptes pour inventer l'économie de demain.

Depuis 2018, INTERFACES assure la gestion et l’animation de la pépinière d’entreprises de Bezons. Les pépinières entreprises sont des lieux d’hébergement et d’accompagnement pour les jeunes entreprises. Ce lieu appartenant à la Communauté de Communes de Saint Germain Boucle de Seine est un outil économique en faveur de la création d’entreprises et du développement d’activité.

**Environnement de travail**

Nous avons la chance de travailler avec des entrepreneurs et leurs salariés (hébergés sur le site), portés par des projets de vie dans lesquels ils s’engagent pleinement. A nous de leur proposer un lieu de vie facile et convivial Sur ce poste vous allez développer votre autonomie, votre capital sympathie, exploiter votre potentiel d’adaptation.

**Profil souhaité**

Véritable bras droit de la Directrice de la pépinière, vous aurez un rôle essentiel dans la gestion et le développement du site, en contribuant notamment à la communication et la notoriété du lieu mais aussi la bonne gestion du site et surtout en vous assurant que les entreprises résidentes s’y sentent bien.

**Missions**

Vos missions principales seront:
**1 / Gérer la partie administration / services généraux du site**
- Accueil physique et téléphonique de la pépinière et ponctuellement des entreprises
- Intendance du bâtiment (appel des prestataires, demandes de devis, prise des rdv et suivis d'interventions)
- Gestion locative et administrative des espaces (bureaux, salle de réunion, espace de co-working) : dossier entrée/sortie, facturation mensuelle (résidents et entreprises extérieures), suivi des paiements, suivi et mise à jour de différents tableaux de bord (Taux de remplissage, suivi entreprises, locations, recettes, contacts...), gestion administrative des courriers
- Relais des règles de vie du site auprès des résidents
- Gestion du courrier (collecte et distribution)

**2 / Appuyer la Directrice du site dans l’animation et l’évènementiel du lieu**
- Assistanat de la Directrice : secrétariat, soutien à l’animation et aide à l’organisation et préparation de réunions,
- Assistance lors d’organisation d'événements (repas avec les résidents, petits déjeuners, ateliers, évènements partenaires...)
- Aide au suivi de l’activité mensuellement (tableaux de bord, reporting)
- Aide au recueil de données et participation à la rédaction du rapport d'activité annuel

**3/ Appuyer la Directrice du site dans la gestion et l’animation des réseaux sociaux**

**4/ Mission transverse**

Gestion administrative des réponses aux appels d’offres publiques
- Lecture et synthèse des documents de l’Appel d’Offre pour établir la liste des documents nécessaires à la réponse
- Collecte, vérification et classement des documents administratifs (Kbis, assurance, )
- Organisation des dossiers dans le drive
- Actualisation et remplacement des documents au fil de l’eau
- Suivi du process de signature des réponses à appel d’Offre
- Dépôt des réponses aux Appels d’Offres sur les plateforme en ligne
- Mise à jour du CRM avec les informations des marchés déposés

**Qualités et compétences requises**:

- diplômé(e) d’un bac +2 (au minimum) en administration / comptabilité / assistanat
- expérience réussie en assistance de direction, assistance administrative
- maîtrise de la facturation
- réelles qualités rédactionnelles, orthographe irréprochable
- maîtrise du pack office indispensable
- organisé(e), rigoureux(se), autonome
- sens de l’accueil, un **très bon relationnel**

Type d'emploi : Temps partiel, CDI
Nombre d'heures : 28 par semaine

Salaire : à partir de 1 900,00€ par mois

Avantages:

- Participation au transport

Programmation:

- Du lundi au vendredi

Lieu du poste : En présentiel