Chargé.e D’accueil, Standard Et Assistanat Administratif

**Présentation de l'entreprise**

Construire sur la ville du déjà-là des solutions durables pour tous au service des territoires. inCité produit et gère un patrimoine de logements et de locaux d'activités. En tant qu'aménageur, inCité détient également un véritable savoir-faire au service des territoires dans le renouvellement urbain des centres anciens. Habitat, commerce de proximité, espaces publics, mobilités, lien social, équipements et confort résidentiel...

Tout ce qui fait la ville mobilise notre équipe de professionnels aux compétences pluridisciplinaires.

**Nous recherchons un.e chargé.e d’accueil, standard et assistanat administratif qui assurera les missions suivantes**:
Vous assurez l’accueil physique et téléphonique de tous les services de la société. Vous traitez le courrier entrant et sortant. Vous êtes amené.e à réaliser des travaux administratifs et de gestion, l’ensemble de la société à la demande.

**Description de la mission**

Dans le cadre de votre fonction, vous assurez les activités et missions suivantes:
**Accueil, renseignement, et orientation du public et si nécessaire accompagnement vers le lieu de réunion ou le collègue responsable**
- Veille à la bonne tenue de l’accueil et à la mise à disposition des documents présentés (demandes de logement, plaquettes société)
- Assure un premier niveau de renseignement aux interlocuteurs pour les demandes de logement et pour le service Habitat privé
- Pour une bonne sécurité, s’assure que les visiteurs soient accueillis par la personne visitée. Oriente les appelants et visiteurs vers le bon interlocuteur, et en l’absence ou indisponibilité de l’interlocuteur, recueille les informations clés : motif du contact et coordonnées et éventuellement informations susceptibles d’éclairer sur le niveau d’urgence

**Gestion du standard téléphonique**

**Gestion de l’agenda (prise de rendez-vous) des services à la demande**

**Gestion des clés des immeubles**
- Remise et récupération des clés des immeubles laissées à disposition des prestataires à l’accueil
- Tenue du tableau de bord d’entrée et sortie des clés sur base d’un calendrier de mise à disposition, renseigné par les assistantes opérationnelles

**Réalisation de tâches administratives**:

- Demande et réceptionne les déclarations assurance habitation des locataires et suit les relances
- Saisit les enquêtes de dossier sls, ops, ainsi que des éléments à la demande dans le logiciel de gestion Cassiopae
- Saisit les demandes des locataires dans le logiciel de réclamations Novamap

**Traitement du courrier « Entrant » et « Sortant »**
- Assure l’affranchissement de l’ensemble du courrier de la société (papier et dématérialisé)
- Assure le traitement du courrier entrant GED : scanner le courrier entrant, indexer dans le logiciel GED (Docuware). Pour le courrier papier, le mettre dans les pochettes des services
- Assure le suivi de la boîte mail générale contact d’inCité

**Gestion du stock de fournitures pour la société**
- Suit le stock des fournitures administratives et participe aux commandes en relation avec l’assistante des directions et réalise l’inventaire

**Réalisation de diverses tâches en fonction des disponibilités**
- Effectue des tâches administratives de gestion, de reproduction, saisie de courrier, mise en forme de document, archivage, suivi
- Et des toutes tâches administratives demandées par la Direction

Le détail de ces tâches n’est pas limitatif.

**Profil**: De formation assistant.e, accueil, standard. Expérience exigée de chargé.e d’accueil, standard et assistanat min. 3 ans en entreprise.

**Qualités**:

- Adaptation, polyvalence et esprit d’équipe,
- Qualités relationnelles, patience et diplomatie,
- Qualités rédactionnelles
- Savoir gérer les conflits
- Discrétion

**Poste basé à Bordeaux - à pourvoir immédiatement.**

**Type d’emploi**: CDI, Temps complet 39 heures hebdomadaires dont horaires fixes (ouverture société) : du lundi au vendredi de 8h45 à 12h30 et de 13h30 à 17h30. Pas de télétravail.

Statut employé.

**Les avantages à nous rejoindre**: Titres restaurant, intéressement, mutuelle, 50% prise en charge transports en commun, RTT, œuvres sociales,

**Salaire selon profil et expérience**: 24-26k€ bruts annuels sur 13 mois.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 24 000,00€ à 26 000,00€ par an

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- RTT

Horaires:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel