Assistant de La Sous-directrice/du Sous-directeur

Assister la sous-directrice/le sous-directeur de la veille et de la stratégie et assurer le pilotage administratif transversal de la sous-direction sous l'autorité de la cheffe de service/du chef de service

activitesPrincipales

Secrétariat de la sous-directrice/du sous-directeur de la veille et de la stratégie : - Gestion de l'agenda, prise des rendez-vous, organisation des réunions et déjeuners de travail, mise en forme des éléments de dossier - Gestion du compte de messagerie générique du secrétariat, traitement ou redirection des ap-pels téléphoniques, gestion des carnets d'adresses, accueil et accompagnement des visiteurs exté-rieurs - Participation aux réunions de service de la sous-direction et rédaction des compte-rendus - Mise en forme des supports écrits (notes, lettres, BE...), enregistrement (Diplomatie) et diffusion Pilotage administratif transversal de la sous-direction : - Gestion administrative:

- gestion et assistance aux prises de fonctions et au départ des agents (SAGAIE et ALLOR)
- gestion SAGHA du service et correspondance avec le Centre de services des ressources humaines (CSRH), planning du personnel, planning des astreintes numériques
- mise à jour de l'organigramme et de la liste des portefeuilles en lien avec le secrétariat de direc-tion, de la liste téléphonique du service et de l'annuaire Diplonet (en lien avec RH1)
- assistance à l'organisation logistique des missions, saisie des demandes d'ordre de mission et des états de frais (NOTILUS) en lien avec le pôle administratif et financier - Gestion des besoins de fonctionnement en lien avec le Bureau d'appui aux utilisateurs (BAU), la Direction du numérique (DNUM) et le Centre d'archives et de documentation (CAD)

niveauFormationRequis

Expérience ou formation en gestion administrative requise Maîtrise du pack Office indispensable, en particulier Excel, Outlook et PowerPoint Connaissances en matière de communication utiles

competencesAttendues- Anglais- B2 Avancé/Indépendant- estRequise- true-
- Bureautique- Expert- estRequise- true-
- Gestion administrative et budgétaire- Maîtrise- estRequise- true-
- Gestion de l'information- Pratique- estRequise- true-
- Ministère et ses réseaux- Maîtrise- estRequise- true-
- Techniques de communication- Pratique- estRequise- true-
- Techniques de rédaction- Pratique- estRequise- true-
- Accueillir une personne, du public- Pratique- estRequise- true-
- Assister- Maîtrise- estRequise- true-
- Maîtriser les délais- Maîtrise- estRequise- true-
- Mettre en forme un document- Pratique- estRequise- true-
- Rechercher des données, des informations- Pratique- estRequise- true-
- Rendre compte- Maîtrise- estRequise- true-
- Travailler en réseau- Maîtrise- estRequise- true-
- Aptitude à l'écoute- Pratique- estRequise- true-
- Etre autonome- Maîtrise- estRequise- true-
- Etre rigoureux- Maîtrise- estRequise- true-
- Faculté d'adaptation- Maîtrise- estRequise- true-
- Faire preuve de discrétion- Maîtrise- estRequise- true-
- Réactivité- Pratique- estRequise- true-
- Sens de l'organisation- Maîtrise- estRequise- true compositionEquipe

1 assistant ou assistante pour un service comptabilisant 19 agents en plein effectif.

environnementProfessionnel

Tous services du MEAE, en particulier la DRH, la Direction des immeubles et de la logistique (DIL) et DNUM

liaisonsFonctionnelles

Lien avec les secrétariats de direction (DCP), sous-directions porte-parolat (DCP/PP) et communication (DCP/COM)

conditionsParticulieres

- Travail sur écran - Possibilité d'astreintes numériques soirées/weekends sur la base du volontariat - Fonctions télétravaillables (sous réserve des nécessités de service)

dureeAffectation

Détachement sur emploi : détachement d'1 an, puis renouvellement de 2 ans et enfin pour une 4ème et dernière année. Par contrat : détachement sur contrat ou CDD jusqu'au 31 août 2026, renouvelable.

profilsStatutaires- C Détachement sur emploi : - agent titulaire de la fonction publique de catégorie C;
- rémunération en fonction de l'indice majoré et du groupe de prime associé au poste. Autres voies de recrutement : - agent titulaire de la fonction publique de catégorie C en détachement sur contrat - agent contractuel recruté en CDD avec une rémunération selon expérience et qualifications, dans une fourchette allant de 24 072 à 37 380 euros annuels bruts.