Assistant de Direction/office Manager

RATP Dev est une filiale du groupe RATP, leader des réseaux de rail urbain à grande capacité. RATP Dev est présent dans 15 pays sur 5 continents et pour plus de 100 villes, nos 24 000 collaborateurs conçoivent, exploitent, maintiennent et modernisent des réseaux de transport public.

RATP Dev Lyon assure depuis le 1er janvier 2025 la gestion des 4 lignes de métro, 7 lignes de tramway et 2 lignes de funiculaire du réseau TCL, au service de la vision portée par SYTRAL Mobilités pour les habitants de la métropole de Lyon.

Les 1600 collaborateurs de RATP Dev Lyon s’engagent autour d’une passion commune : améliorer la qualité de vie et l’expérience des voyageurs en leur apportant toujours plus de sécurité, de confort et de solutions personnalisées.

RATP Dev Lyon est un employeur qui adhère au principe de l’égalité des chances. Nous accueillons et célébrons la diversité. Nous nous engageons à créer un environnement inclusif à tous nos salariés.

Afin de renforcer nos équipes, nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction et Office manager, basé(e) à Villeurbanne, en CDI.

Le/la assistant(e) de direction et office manager assure un appui quotidien et facilite l’organisation du travail du Directeur. Il contribue à la coordination du bon fonctionnement des équipes dans son fonctionnement administratif et logistique.

Il assure en outre la gestion du siège RATP Dev Lyon, et contribue à en faire un lieu de vie agréable, en lien avec les autres Directions.

**Assistanat de direction**
- Gérer les agendas, prendre les rendez-vous et les organiser (réservations de salles, gestion des déplacements ),
- Organiser les réunions : préparation, envoi des ordres du jour
- Accueillir physiquement et par téléphone, orienter les visiteurs,
- Contribuer à diffuser des informations générales des différents services de l’entreprise,
- Collecter, mettre en forme, rédiger des documents, classer des documents et informations,
- Gérer le courrier, mails : récupération, attribution, suivi et archivage
- Préparer et organiser des évènements,
- Gérer l'intendance du service (fournitures, matériel ), gérer les commandes et facturations,
- Suivre spécifiquement des dossiers : budgets, plannings, décisions, jalons

**Office management**
- Assurer la gestion courant du bâtiment Olympe de Gouges : gestion des prestations d'accueil, de propreté et gardiennage du bâtiment,
- Superviser la gestion du courrier en lien avec les prestataires,
- Suivre la gestion des incidents, s'assurer de l'affectation des incidents, coordonner les services impliqués dans la résolution de l'incident, et suivre leur traitement (en lien avec les équipe informatiques, de maintenance, etc),
- Collecter et gérer des besoins sur les fournitures importantes dont besoins d’aménagement, et suivi si nécessaire,
- Interlocuteur privilégié des prestataires d'entretien du bâtiment : veille, évaluation, mise en place de plans d'action,
- Gérer administrative des contrats de prestation (rédaction, suivi, facturation, imputations)
- Gérer des places de parking.

Vous disposez d’une formation de niveau Bac+2 assistanat de direction, et d'une expérience sur un poste similaire d'au moins 3 ans.

Doté-e d’un excellent sens de l’organisation, vous savez planifier, anticiper et coordonner efficacement les activités du quotidien. Vous maîtrisez les outils bureautiques ainsi que les environnements collaboratifs, que vous utilisez avec aisance. Votre aisance rédactionnelle et relationnelle sont un atout vous permettant d’interagir avec l’ensemble des fonctions de l’entreprise. Vous savez gérer les priorités.

Discret-e et fiable, vous contribuez à instaurer un climat de confiance et de coopération.

En intégrant ce poste, RATP Dev vous assure:

- Un accompagnement sur nos équipements et matériels dès votre intégration dans nos équipes,
- Le financement de l’ensemble des permis et habilitations nécessaires à votre activité (formation conduite métro, CACES, etc),
- Une culture positive, des valeurs fortes et partagées,
- Un accompagnement par des experts qui ont à cœur de partager leur connaissance pour vous permettre d’apprendre et de progresser.

Si votre poste est en lien direct avec la sécurité des personnes et des biens, vous serez susceptible de faire l’objet d’une enquête administrative.

Décret n°2017-757 du 3 mai 2017 et n°2022-770 du 2 mai 2022.

RATP Dev Lyon est un employeur qui adhère au principe de l’égalité des chances. Nous accueillons et célébrons la diversité. Nous nous engageons à créer un environnement inclusif à tous nos salariés.