Assistant / Assistante de Départements Artelia

Description de l'entreprise- Pour faciliter la lecture, l’écriture inclusive n’est pas utilisée dans le corps de cette annonce, les termes employés au masculin se réfèrent aussi bien aux femmes, hommes que non binaires._

**Qui sommes-nous** ?**

Nous sommes un groupe d'ingénierie, acteur majeur dans les domaines du bâtiment, de l’eau, de l’énergie, de l’environnement, de l’industrie, de la mobilité et du transport. Détenu à 100% par nos managers et nos collaborateurs, nous sommes unis par une même passion, celle d’exercer un métier qui allie l’art de concevoir avec ingéniosité et de réaliser avec engagement.

Nos 7 300 collaborateurs, au sein de 55 agences en France et de 40 filiales internationales, créent chaque jour des solutions pour une vie positive au travers de nos enjeux stratégiques pour la planète et l’humanité.

Libérez vos talents, rejoignez-nous

Description du poste

Au sein de la Branche Stratégie et Management des territoires, vous assuré l’assistanat de 2 à 3 départements. Dans ce cadre, vous effectuez des missions administratives, vous vous occupez de la facturation et venez en support au chargé de coordination commerciale. Vous êtes un élément clé de la fluidité des informations au sein des équipes et leur apportez appui et fiabilité dans leur action au quotidien.

**Missions**:
**Assistanat du département**:

- Gestion administrative : courriers, organisations réunion et support aux équipes, réservation de salles, etc
- Gestion des agendas
- Saisie des notes de frais pour le directeur de département et pour les collaborateurs du département : vérification des notes de frais
- Prise de billets, réservation hôtel et voiture pour les collaborateurs en cas de besoin
- Réalisation des ordres de mission pour les collaborateurs du département

**Gestion du personnel arrivant**:

- Gestion du matériel : demande équipement informatique et récupération, demande de badge, téléphone portable, gestion des EPI.
- Mouvement de personnel et affectation
- Accueil des personnes

**Facturation**:

- Création des numéros d’imputation dans SAP
- Création des dossiers missions et suivi (sur réseau L2)
- Suivi, réalisation et relance de la facturation des affaires du département (SNCF et non SNCF)
- Mise en place du suivi des BPO et des carnets de missions pour les projets sous responsabilité du département : devis A, devis B, fichier de suivi des affaires et des facturations avec veille des écarts, alerte des responsables de mission pour gestion des écarts

**Suivi des indicateurs SMART**:

- Carnets de mission
- CVs
- Enquête satisfaction client
- Evaluation des sous-traitants et prestataires/partenaires
- REX mission
- REX sécurité
- Attestation de bonne exécution par phase de projet/certificat de capacit

**Gestion des prestataires de service**
- Rédiger les contrats et assurer leur suivi (mise à jour chaque année avec revalorisation)
- Rédiger les lettres de commandes en adéquation avec les missions
- Suivre les facturations/envoi à la comptabilité
- Saisir les factures dans les dossiers de missions

**Support chargée de coordination commerciale**

Il s’agit d’assurer une continuité de service en cas d’absence au sein des équipes Développement.

L’assistant(e) aura en charge:

- La veille et la sélection des Appels d’offres lancés.
- Le téléchargement des DCE sur demande
- La diffusion des consultations aux départements concernés
- La gestion des retours : GO/ NO GO dans l’outil REFLEX
- Le montage administratif des offres:

- Le dépôt des offres et le suivi de leur évolution (BAFOs et Auditions ) et les réponses à apporter
- La création des opportunités dans Reflex

**Qualifications**:
**Environnement de travail**

Poste basé(e) à Choisy au sein de la Branche Stratégie et Management des territoires / 2 à 3 Départements

Déplacements ponctuels en France

**Qualités et compétences requises**

Connaissance générale des outils informatiques et bureautiques

Être rigoureux(se) et organisé(e)

Avoir le sens de la coopération et du travail en équipe

Avoir le sens du service et de la continuité de l’action à conduire

Être créatif(ve) et pourvoyeur(se) de solutions

Informations supplémentaires
**Nous vous offrons**:

- Une entreprise sociale et citoyenne (accords diversité & inclusion, protection sociale et couverture mutuelle de qualité, Fondation)
- Une politique de partage des résultats (intéressement et participation avec abondement, actionnariat salarié)
- Des opportunités de carrière et un accompagnement dans vos challenges professionnels (politique formation individualisée, parcours métiers, mobilité métier et géographique)
- Une immersion au sein d’une équipe de passionnés, à taille humaine où règne une ambiance conviviale, des projets d’ingénierie d’exception, un accompagnement par des ingénieurs expérimentés et soucieux de partage