Charge de La Cellule Administrative Braderie de Lille

La Ville de Lille, c’est...
Capitale européenne de la culture en 2004 et Capitale mondiale du design en 2020 avec la Métropole Européenne de Lille, nous sommes reconnus pour notre dynamisme culturel, festif et populaire. Nous nous engageons aussi dans les grands enjeux de notre société, à commencer par le développement durable, comme en témoigne notre place de finaliste au Prix de la Capitale verte européenne 2021. Accompagnés des acteurs locaux, nous agissons pour une ville plus apaisée, solidaire et inclusive et transformons le territoire tout en favorisant la transition écologique par le développement de la nature en ville, la rénovation énergétique des bâtiments ou encore la promotion des mobilités douces. Nous contribuons à un « mieux vivre ensemble », imaginé pour et avec les citoyens.
Vous partagez nos valeurs ? Vous souhaitez donner du sens à votre carrière en ayant un impact direct et local au service des autres ?
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Vos missions
Nous recherchons un Chargé de la cellule administrative Braderie de Lille à temps complet au sein du Département Evènementiel pour assurer la gestion administrative dans son ensemble.
Le Département Evénementiel est une direction qui comporte plus de 70 agents. Cette direction accompagne la mise en œuvre de manifestations (festives, culturelles, événementielles ) ayant lieu sur le territoire lillois et dans les domaines tels que l’unité technique de gestion du parc matériel (gestion du matériel événementiel), la gestion des salles municipales, la gestion du domaine publique temporaire, l’organisation de grands évènements comme les opérations solidaires, la Braderie de Lille, Lille 3000.
**Vos missions**:
Le chargé de la cellule administrative Braderie de Lille assure la gestion des inscriptions des exposants (brocanteurs, replacés, commerçants-riverains, associations, food-truck, liste d’attente ) et leur recensement. Il assure également la gestion des demandes web et l’accueil téléphonique et physique des visiteurs au guichet ainsi que le traitement des demandes d’emplacements.
En tant que chargé de la cellule administrative Braderie de Lille, vous serez chargé de:
Gérer le recensement, les réservations d’emplacement et l’inscription des brocanteurs et autres exposants
Mettre à jour les listes de place des brocanteurs et des plans en lien avec le référent en charge du placement des brocanteurs.
Gérer et suivre la diffusion des places Braderie en effectuant le travail informatique en amont, la préparation des guichets, le planning des personnels d’accueil, l’accueil physique et téléphonique ainsi que la gestion des demandes web.
Organiser les arrivées et départs des brocanteurs et autres exposants.
Contrôler l’emplacement des brocanteurs le jour de la Braderie et suivi des brocanteurs en activité durant le week-end Braderie.
S’associer à la création du planning des agents en charge du placement des brocanteurs et autres exposants.
Gérer les « laissez passer » pour les véhicules autorisés à rentrer dans le périmètre Braderie, en lien avec le consultant événementiel.
Trouver des agents et brocanteurs susceptibles de répondre à la presse.
Aider le QG logistique durant la phase opérationnelle de la Braderie c’est-à-dire du vendredi soir au lundi matin (24h/24h avec roulement)
Etre référent de la formation des équipes recrutées en heures supplémentaires et animation de celle-ci en lien avec le référent événements solidaires et grands rassemblements.
**Conditions d'exercice**:
**Horaires de travail**: 8h-12h et 14h-17h
Poste avec des possibilités d'astreintes durant les périodes précédant la Braderie et pendant le week-end de la Braderie (du vendredi soir au lundi matin)
Possibilité de déplacements sur tout le territoire
Ce que l'on recherche
Vous êtes titulaire du permis de conduire
Vous justifiez d'une expérience professionnelle en gestion administrative et en accueil du public
Vous possédez une excellente capacité rédactionnelle
Vous savez faire preuve de réactivité et gérer les imprévus avec efficacité
Vous maitrisez les outils informatiques
**Vous avez une bonne connaissance des logiciels suivants**: Word, Excel, Outlook, PowerPoint
Vous êtes reconnu pour votre rigueur, votre sens de l'organisation et votre capacité à respecter les délais
Vous savez prendre des initiatives et travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement avec une équipe
**Si ce profil vous correspond, n’hésitez plus**: rejoignez-nous
Ce que l'on vous propose
**Un cycle de travail au choix**:
35h
36h30 donnant droit à 9j de RTT
**Du télétravail possible selon les postes**: 1j/semaine après 3 mois sur le poste
Une participation de la Ville à la mutuelle de santé (labellisation)
Une politique active de formation
Une excellente accessibilité avec une prise en charge à hauteur de 75% des abonnements de transport en commun ou un Forfait « Mobilités Durables » : 200€ par an si usage du vélo ou de la trottinette
Un restaurant municipal situé à l’Hôtel de Ville avec des tarifs attra