Assistant(E) de Direction

**Description de l'entreprise**
PHOENIX OCP est numéro 1 de la répartition pharmaceutique en France avec près de 4 000 salariés et 58 établissements partout en France. Notre entreprise est à la fois leader et le référent de la distribution pharmaceutique en France à destination des officines, des hôpitaux et des établissements de santé. En apportant la logistique pharmaceutique et des services performants, PHOENIX OCP est le lien indispensable entre les laboratoires et les pharmaciens.

Avec un maillage territorial partout en France, PHOENIX OCP détient près de 40% de parts de marché et distribue chaque jour des millions de boîtes de médicaments à 25 000 pharmacies.

Chaque jour nous remplissons notre mission de service public et nous contribuons à une meilleure santé.

Nous proposons à nos clients des services innovants et nous garantissons la disponibilité produit pour les patients.

PHOENIX OCP appartient au groupe Allemand PHOENIX, leader européen du secteur de la répartition pharmaceutique et présent dans 29 pays avec 45 000 collaborateurs.
**Description du poste**
En tant que **Assistant(e) de direction** au sein du siège de **PHOENIX OCP**, vos missions seront les suivantes:
**Assurer l’assistanat et la gestion administrative**:

- Gérer les agendas, organiser les réunions (réservations, logistique, comptes rendus) et assurer le suivi des déplacements professionnels,
- Gérer les notes de frais, le courrier et les commandes de fournitures pour les directions de son périmètre,
- Assurer un support administratif aux membres du Comex si nécessaire.

**Réaliser l’administration du personnel des directions de son périmètre**:

- Collecter et saisir les éléments variables de paie,
- Suivre les entrées et sorties des collaborateurs (création d’accès, mise à disposition du matériel, restitution en cas de départ),
- Commander et gérer le matériel informatique et les fournitures,

**Gérer le règlement des factures des différents prestataires de son périmètre**:

- Recueillir, enregistrer et suivre les devis et factures,
- Assurer le lien avec le CSP comptable pour le règlement des factures.

**Gérer l’administratif des dossiers pharmaciens de l’entreprise PHOENIX OCP**:

- Assurer les inscriptions et radiations des pharmaciens auprès des instances (CNOP, ANSES),
- Suivre et mettre à jour les documents réglementaires (certificats, délégations de pouvoir organigrammes, accès informatiques),
- Gérer les listes de diffusion et les obligations administratives associées.

**Organiser les déplacements et événements**:

- Coordonner les déplacements pour les directions de son périmètre,
- Planifier et organiser les audits ISO 9001,
- Gérer l’organisation des séminaires et conventions pharmaceutiques régionales.

**Suivre les astreintes et obligations réglementaires**:

- Mettre à jour et diffuser le calendrier des astreintes inter-entreprises,
- Assurer le suivi des obligations réglementaires (CNOP, ANSES, IODE),
- Effectuer les relances nécessaires et garantir le respect des échéances.

**Profil**:

- Faire preuve de solidarité professionnelle et faciliter la relation entre les personnes,
- Partager son énergie et sa motivation,
- Représenter une image positive de l’entreprise,
- Faire preuve de curiosité,
- Apporter des solutions aux problèmes rencontrés,
- Se remettre en question et persévérer,
- Placer la satisfaction client au cœur de ses préoccupations,
- Travailler dans un esprit constructif et bienveillant.

**Compétences techniques**
- Organisation,
- Rigueur,
- Confidentialité,
- Réactivité,
- Fiabilité.