Assistant-e Administratif-ve Polyvalent-e

Nous recrutons aujourd’hui, dans le cadre d’un départ à la retraite, un-e Assistant-e Administratif-ve polyvalent-e. Rattaché-e au centre de services partagés, et sous la responsabilité de la Secrétaire Générale, l’Assistant-e Administratif-ve intervient en support des 3 agences formant le groupe W-Architectures (agences de Bordeaux, Toulouse et Tarbes). Ce poste inclut les responsabilités suivantes:

- Gestion du secrétariat au fil de l’eau, mission d’assistance générale : standard téléphonique, gestion du courrier et des courriels, gestion des moyens matériels et prise en charge des problématiques matériels et informatiques avec nos partenaires et prestataires.
- Fournisseurs : réalisation des demandes de devis, gestion documentaire (factures, contrats, devis), préparation et réalisation des paiements mensuels, tenue à jour des bases de données « abonnements et contrats », interface avec le cabinet comptable et les fournisseurs etc.
- Facturation des clients : tenue à jour des fichiers de suivi d’opérations, gestion de la facturation de nos clients publics (échanges avec les cotraitants, utilisation ChorusPro), gestion de notre base documentaire contractuelle, suivi des règlements et recouvrement, etc.
- Ressources humaines & Paie : collecte mensuelle des variables de paie, interface avec le cabinet social, contrôle et paiement des bulletins, affiliations / radiations mutuelle, gestion des arrêts maladie, planification et organisation des formations,
- Trésorerie et banque : consultation quotidienne, transmission des relevés, contrôle régulier des statuts de facturation, pointage des règlements clients.
- Assurances : gestion des sinistres en partenariat avec l’assureur, les experts, et les directeurs de projet, réalisation de la déclaration annuelle de chantier pour l’assurance
- Assistance ponctuelle des responsables de projet sur les situations de chantier, tableaux de suivi, fiches de travaux modificatives
- Assistance ponctuelle de la direction générale sans ses missions (organisation d’évènement internes, support pour la communication et les publications, etc.)

Les qualités que nous recherchons pour le poste sont les suivantes:

- Rigueur et fermeté
- Forte capacité d’organisation
- Respect des échéances et ponctualité
- Aisance relationnelle permettant de conduire des échanges constructifs avec nos différents partenaires (services administratifs de nos clients, de nos co-traitants et sous-traitants)
- La proactivité
- La discrétion

Les connaissances et compétences que nous recherchons pour le poste sont les suivantes:

- Selon profil et expérience : Niveau d’études Bac +2 type BTS Assistant de Gestion ou équivalent. Le niveau et le type d’études ne sera cependant pas examiné comme un déterminant essentiel du poste à pourvoir
- Niveau d’expérience minimum de 5 ans à un poste présentant des responsabilités similaires, avec une expérience de 6 mois minimum dans le domaine du bâtiment (construction, maitrise d’ouvrage publique, bureau d’études, cabinets spécialisés)
- Une connaissance des problématiques afférentes aux marchés publics du bâtiment et leur écosystème spécifique
- Maitrise des outils informatiques indispensable, notamment Microsoft Excel
- Idéalement, connaissance du principe d’une comptabilité à l’avancement
- Idéalement, connaissance de la plateforme Chorus Pro

Caractéristiques du poste:

- Ce poste à pourvoir tout de suite est proposé en CDI
- Rémunération selon profil et expérience
- Temps de travail hebdomadaire de 35h
- Environnement de travail en centre-ville de Toulouse à proximité du métro Carmes
- Tickets restaurant

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 26 000,00€ à 33 000,00€ par an

Horaires:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel