Chef de Service protocole

Présentation de la collectivité, de la direction et du service

Le Conseil départemental de la Haute-Garonne, collectivité territoriale engagée dans le développement et le bien-être de ses habitants, oeuvre au quotidien pour améliorer la qualité de vie sur l'ensemble de son territoire. Il met en oeuvre des politiques publiques ambitieuses et responsables, visant à répondre aux besoins des Haut-Garonnais dans des domaines clés tels que les solidarités, l'éducation, les transports, la culture et l'aménagement du territoire. En tant qu'acteur central du développement local, le Conseil départemental s'investit dans des projets innovants, visant à garantir une gestion publique efficace, transparente et au plus près des attentes des usagers.

La Direction de la Communication, en lien avec le cabinet et l'exécutif, définit la stratégie globale de communication du Département et procède à sa mise en oeuvre sur le territoire. Elle assure ainsi le pilotage de l'ensemble des actions de communication découlant de cette stratégie.

Pour cela, elle se compose des entités suivantes:

- ** Le service Protocole - Evénementiel**: suivi et organisation des cérémonies officielles et événements institutionnels ; mise en oeuvre des relations publiques de l'institution ; coordination et organisation de manifestations internes et évènements externes, coordination du déploiement de la visibilité du CD sur le territoire.
- Le service Communication - Éditorial - Presse : définition et mise en oeuvre de plans de communication par projet et/ou thématique ; élaboration et déclinaison de la ligne éditoriale de la collectivité sur ses différents supports dans un objectif de valorisation de son image publique ; pilotage et suivi des publications du Département ; gestion des relations avec les journalistes afin de renforcer l'image de la collectivité.
- Le service studio graphique : conception et productions graphiques de supports de communication.
- Le service imprimerie - reprographie : impression et finition des documents et supports de communication destinés au fonctionnement de la collectivité.
- Le service courrier : réception et tri de l'ensemble des courriers et des colis entrants et sortants du Conseil départemental.

Enjeux, Missions, Conditions particulières d'exercice

**Enjeux et objectifs du poste**:
Participer aux côtés du Directeur à la définition d'une stratégie et mettre en oeuvre de manière opérationnelle les orientations de la collectivité en matière de communication protocolaire et évènementielle répondant au projet de mandature.

Piloter l'organisation de l'ensemble des évènements portés par la collectivité ou auxquels la collectivité participe ainsi que les visites officielles du Président.

Coordonner le déploiement et l'harmonisation de la visibilité de l'institution sur l'ensemble du territoire (infrastructures et événements) et garantir les relations extérieures en accord avec le protocole du Conseil départemental.

Piloter les activités et encadrer les équipes en veillant à la transversalité, la continuité et la qualité services rendus ; conseiller la direction sur des axes d'évolution relevant de son périmètre d'intervention.

Garantir et optimiser les moyens et les ressources du service en lien avec les fonctions ressources de la DGD et de la collectivité.

**Missions principales**:

- Encadrement des équipes et des activités:

- Définir et piloter le projet de service en lien avec la feuille de route départementale
- Animer et mobiliser l'équipe autour du projet de Direction
- Organiser, suivre et contrôler l'activité quotidienne, en fixer les priorités
- Conseiller l'équipe dans leurs activités, harmoniser les méthodes de travail et accompagner aux éventuels changements
- Relayer et expliciter l'information ascendante et descendante auprès de l'équipe et de la hiérarchie
- Gérer les ressources et les moyens humains, financiers, informatiques et logistiques du service
- Assurer la gestion RH (suivi recrutement, formation, temps de travail, entretiens professionnels etc.) et assurer le développement des compétences
- Prévenir, repérer, réguler et signaler les dysfonctionnements et les situations de conflits
- Piloter et suivre les tableaux de bord de l'activité et assurer la rédaction du rapport d'activité du service
- Formuler des propositions sur l'ensemble des évolutions ou amélioration du service et des méthodes de travail.
- Pilotage du protocole:

- Elaborer la stratégie protocolaire découlant des orientations politiques
- Superviser l'organisation des événements protocolaires portés par la collectivité (inaugurations, visites officielles du Président...)
- Superviser le traitement des représentations des élus, des invitations officielles et des fichiers en lien avec la chefferie de cabinet
- Exercer un rôle de conseil en matière de protocole auprès des acteurs de la collectivité (services) et de reporting auprès de la direction.
- Pilotage en matière de communication événementielle
- Elaborer la stratégi