Office Manager Avec Spécialité RH/paie

Position Duties

Aujourd'hui, Artefacts Studio se développe. Dans le cadre de cette croissance, la société est à la recherche d'une personne qui assurera des missions d'office manager, et travaillera en transversal sur les missions RH / Paie.

En tant qu'office manager, vous êtes en charge de sujets variés, de la vie du bureau, et de contribuer à la rendre agréable et facile pour toutes et tous Vous serez le contact clé pour l'ensemble des équipes en présentiel ou en remote. Vous gérez l'organisation générale et le bon fonctionnement de votre site pour faire en sorte de créer un cadre de travail agréable d'un point de vue matériel et fonctionnel.

Vos compétences en RH vous permettront de gérer l'ensemble des missions associées dans ce domaine pour la société.

Vous veillez au bien-être des salariés en étant à l'écoute de leurs besoins et vous êtes force de proposition quant aux améliorations pouvant faciliter leur quotidien.

Missions sur votre site (office management):

- Accueil physique et téléphonique (filtrage des demandes, savoir dire non aux démarchages...)
- Organiser le planning des ouvertures / fermetures du site
- Accompagnement administratif des collaborateurs : accès locaux, équipements, téléphonie, visites médicales, notes de frais...
- Happiness management : organisation des afterworks & évènements
- Proposition, formalisation et mise en oeuvre des procédures administratives et réglementaires. Santé et sécurité des salariés.
- Organisation de l'accueil des nouveaux salariés, stagiaires et freelance sur votre site
- Suivi des absences, congés, maladie des salariés de votre site
- Assistance administrative de la direction, de l'ensemble des salariés, et des freelance
- Tenue du registre des salariés et des stagiaires
- Gestion des locaux et de la relation avec le bailleur, syndic ou régie
- Supervision des différents prestataires intervenant sur votre site : nettoyage, clim, FAI...
- Commande et gestion des stocks des fournitures administratives et quotidienne

Missions générales:

- Vous assistez administrativement le Président et le Directeur Adjoint (déplacements, organisation des réunions, rédaction de comptes-rendus...) et remplirez les missions ponctuelles qu'ils pourraient vous assigner.
- En lien avec l'office manager, vous participerez chaque année à l'élaboration de l'enquête mobilité et du bilan carbone de la société.
- Vous transmettez tous les éléments nécessaires à l'exercices des missions de l'assistante administratives qui sont l'archivage des documents RH et comptables, le paiement des fournisseurs, l'achat des fournitures, la distribution des fiches de paie, les envois postaux et le suivi des dépenses.

Missions particulières : RH et Paie
- Gestion RH : contrats (CDI, CDD, Prestation), DPAE, dossier administratif des salariés...
- Organisation et suivi administratif des formations en lien avec l'OPCO et Game Only
- Inscription / radiation des salarié.e.s à la mutuelle et la prévoyance
- Etablissement des éléments de paie et gestion de la paie avec le cabinet social, et en lien avec l'office manager du 2nd site
- Rédaction de l'index annuel égalité femme / homme
- Rédaction du bilan social annuel
- Suivi et mise à jour des tableaux de bord RH (masse salariale...)
- Participation aux réunions avec le CSE
- Vous êtes le référent RGPD et lutte contre le harcèlement
- Suivi du temps de travail grâce à l'outil EURECIA
- Diffusion des informations RH aux salariés

De formation Bac+2 minimum, vous avez une expérience de minimum 3 ans sur un poste similaire.

Vous avez nécessairement une expérience dans l'un des domaines spécifiques des RH ou de la Paie (si possible connaissance de SILAE).

Français impeccable et anglais obligatoire.

Une double compétence Assistanat de Direction ou Office management sera appréciée ainsi qu'une appétence pour les jeux vidéo.

Vous possédez:

- un grand sens de l'organisation et de la hiérarchisation ;
- une excellente adaptabilité pour jongler entre différentes missions, parfois dans une même journée ;
- une maîtrise des outils numériques ;
- un sens du relationnel et de la hiérarchie ;
- une bonne autonomie mais aussi un sens inné du reporting ;
- Un excellent sens du service et relationnel ;
- Des connaissances dans le domaine du management, de la communication et de la gestion entrepreneuriale ;
- Une méthode de travail implacable ;

Additional Information

Conditions d'exercice de vos missions:

- Poste à pourvoir en CDI - catégorie non cadre
- 35h / semaine
- Horaires de travail : 9h-12h30 // 14h-17h30
- Lieu de travail : 52B rue Descartes à Villeurbanne ou son nouveau studio
- Avantages liés au poste : 50% de l'abonnement transport, 50% de la mutuelle, prévoyance, chèques cadeau
- Salaire : selon expérience