Assistant de Direction de La Dga Solidarités

**Entreprise**:
Intégrer le Département de l’Ardèche, c’est évoluer dans une collectivité de près de 1800 agents qui répondent au quotidien aux besoins des usagers ardéchois et de ses nombreux partenaires. Près de 200 métiers sont représentés et répartis sur l’ensemble du territoire ardéchois. Rejoignez-nous

Direction Générale Adjointe**: SOLIDARITES**

Service : Secrétariat Général

Résidence du poste : Privas

Poste d’encadrement hiérarchique : Non

Poste d’encadrement fonctionnel : Non

Filière (s) : ADMINISTRATIVE

Catégorie (s) : B

Cadre(s) d’emploi : REDACTEUR TERRITORIAL

Poste à temps complet : Non

Quotité de travail : 100 %

Le Département est un acteur essentiel de l’aménagement du territoire et des solidarités.

La Direction générale adjointe solidarités pilote et met en œuvre les politiques publiques et les services en charge du secteur social (insertion, enfance, PMI, autonomie, action sociale, santé).

Le Secrétariat Général, directement rattaché à la DGA-S, est à la fois un service ressource réalisant un appui aux directions du secteur social dans les domaines administratif, financier, budgétaire, informatique, etc; et à la fois un service stratégique chargé du pilotage de projets et dispositifs transversaux servant les politiques sociales et le projet de la DGA.

**Poste**:
L’assistante de direction gère d’une part l’agenda et les demandes spécifiques de la Directrice Générale Adjointe.

Elle gère aussi en lien avec le chef de service du secrétariat général les process et missions courantes de ces services, en lien et en transversalité avec les directions thématiques.

Elle contribue dans ce cadre à l’animation administrative de la direction générale adjointe.

**Assistance de la Directrice Générale Ajdointe**
- Gestion de l’agenda, des réservations, constitution des dossiers.

**Assistance à l’animation de la Direction Générale Adjointe dans le cadre du rattachement au Secrétariat Général**
- Organisation et cadencement des réunions, élaboration des ordres du jour, gestion des contributions à apporter par chaque direction, organisation matérielle (salle, matériel, fournitures, commandes des repas, etc). Il s’agit ici : des réunions internes avec les directions (CODIR, réunions de services, points bilatéraux ) ; des réunions avec les élus et des réunions institutionnelles avec les partenaires extérieurs.
- Préparation des commissions des postes : rappel des délais, recueil des informations, gestion du circuit des validations par la DGA/le SG et liens avec la DRH
- Préparation des instances:

- Préparation du conseil de délégation : envoi des ODJ, suivi des dossiers positionnés sur les espaces dédiés (TEAMS, réseau), relance des directions, vérification de la complétude des dossiers, etc
- Suivi des dossiers dans le logiciel des délibérations : vérification de la complétude, de la cohérence globale des saisies dans la fiche de présentation du logiciel, suivi des étapes d’avancement et relance des directions.
- Elaboration de fiches synthétiques de procédures en lien avec la chef de service du SG sur les principales missions.

**Tâches administratives courantes**:

- Gestion des parapheurs, suivi des circuits,
- Enregistrement du courrier, suivi des courriers signalés
- Gestion des publications sur l’intranet
- Gestion des demandes d’interventions techniques diverses via le centre de contact
- Elaboration de courriers et de documents divers, participation à la frappe, relecture, mise en forme, classement
- Gestion du classement informatique (réseau, TEAMS), élaboration et suivi d’un plan de nommage et de classement,
- Suivi de l’élaboration des tableaux de gestion par les directions de la DGA

**Profil**:
**SAVOIR**

Fonctionnement des collectivités locales

Organisation et missions de la DGA-S et du service

Organisation des autres administrations

**SAVOIR FAIRE**

Suivi des projets et activités de la DGA et du service,

Organisation et planification de réunions,

Elaboration de tableaux de bord, outils de planification et courriers,

Réalisation de travaux de bureautique, classement de dossiers, maîtrise des outils bureautiques,

**SAVOIR ETRE PROFESSIONNEL**

Autonomie,

Qualites relationnelles,

Organisation,

Capacite d’apprentissage,

Expression orale et ecrite de qualite,

Techniques de secretariat,

Sens du service au public,

Discretion

Secret professionnel

**DIPLÔMES OBLIGATOIRES**

Permis B valide
- Venez nous rejoindre, les avantages de la collectivité sont nombreux :_
- Organisation et temps de travail_
- Système de badgeage :_
- Plage horaire fixe obligatoire : entre 9h00 et 11h30, puis entre 14h00 et 16h00_
- Plage horaire modulable : entre 7h30 et 9h00, puis entre 16h et 18h00_
- Congés :_
- 25 jours de congés et 25 jours en ARTT pour un régime temps de travail 39h20 à temps plein + possibilité de 2 jours de fractionnement_
- Mutuelle : participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance selon conditions (labellisation de votre mutuelle)_
- Forfait mobilité : part