Assistant Chef de Réception

**Dans un village apprécié par une belle clientèle, discrète, l'Hôtel Les Peupliers, 35 chambres entièrement rénovées, tenu par la même famille depuis 3 générations et le restaurant « La Table de Mon Grand-père » est apprécié pour déjeuner au pied des pistes et pour dîner avec son côté convivial et familial, avec une cuisine de qualité, reconnue dans les 3 vallées. Il propose une cuisine faite maison, raffinée et savoureuse. La carte joue, au rythme des saisons, avec des produits frais.**

**Poste**: Assistante chef de réception
**Responsable hiérarchique**: Directeur

**Responsabilités générales**:

- Assister la chef de réception dans toutes ses missions ci-dessous :_
- Accueillir, accompagner et former les réceptionnistes, le night et les stagiaires : Suivre/contrôler leurs missions
- Définir un planning hebdomadaire en tenant compte du taux d’occupation et de l’activité de l’hôtel
- Être garant de l’attitude et de la présentation du personnel correspondant aux standards de l’établissement
- Contrôler les facturations, encaissements, PM, les clôtures et les caisses
- Préparer et vérifier les arrivées, les départs et les dossiers clients avec un suivi personnalisé
- Veiller au respect des procédures et des réglementations sanitaires
- Recueillir, traiter et solutionner les retours clients, gérer les plaintes avec des solutions adaptées
- Soutenir les équipes en cas de forte activité (arrivées, départs, demandes clients, téléphone, mail )
- Mettre en avant les informations pertinentes à chaque département lors de la réunion de chefs de service
- Suivre le planning des réservations et gérer les OTA, gérer et contrôler les réservations, relations avec AGV/TO
- Participer au recrutement de son équipe, faire passer les entretiens, sélectionner, former, évaluer et encadrer
- Optimiser le CA, gérer le room plan
- Contribuer à la rentabilité de l’hôtel grâce à une maîtrise efficace des coûts
- Avoir une bonne communication intra et inter services (consignes, briefing, relationnel, coordination)
- Personnaliser l’accueil et le séjour des clients et avoir pour objectif final leur fidélisation

**Responsabilités en termes de sécurité**:

- Assister la chef de réception dans toutes ses missions également ci-dessous_
- Assurer la sécurité des biens et des clients durant la journée, veiller à leur bien-être et garantir le calme
- Signaler les éventuelles anomalies ou tout problème relatif aux équipements techniques ou d’alarme et d’incendie qui pourrait amener à un risque d’accident
- Prendre des décisions en cas d’urgence en suivant les procédures de sécurité (incendie, évacuation ). Vous devez connaître les numéros d’urgence ainsi que la procédure interne d’évacuation

**Management et animation des équipes**:

- Assister la chef de réception dans toutes ses missions ci-dessous :_
- Animer, motiver et impulser une dynamique d’équipe
- Créer un climat de confiance au sein de l’équipe
- Organiser l’activité des équipes dans le but d’atteindre les objectifs fixés
- Maintenir et développer les compétences, la motivation et l’adhésion des collaborateurs
- Participe à l’élaboration et à la mise en œuvre du plan de formation pour son service
- Est garant des conditions de travail et de l’ambiance au sein de son équipe
- Participer à des projets d’optimisation des activités (process, outils, systèmes d’information )

**Procédures opérationnelles et Standards qualité**:

- Il faut aussi assister la chef de réception dans ses missions ci-dessous :_
- Mise en place des outils d’audit interne afin d’assurer un suivi efficace des procédures, standards et budgets requis
- Force de proposition pour l’amélioration constante de la satisfaction client
- Supervision du shift et des équipes en poste
- Suivi du bien-être du client (avant, pendant et après le séjour), fidélisation, et anticipation des besoins afin d’éviter toute source de conflits potentiels
- Assister le client en cas de situation d’urgence (vol, agression, accident )
- Contribution à la montée en gamme et l’évolution du client
- Respect du budget et de la tenue des caisses liées aux opérations de votre service
- Réponse aux éventuels problèmes et demandes clients, mise en place d’une traçabilité des demandes
- Détermination des besoins en matériel et fournitures nécessaires à l’activité pour assurer la fluidité des stocks
- Maintenir des contacts professionnels avec les sociétés et prestataires de services

**Report**:

- Garder une attitude positive et bienveillante à tout moment, même dans les moments les plus difficiles
- Veiller à la sécurité des clients et leurs biens en respectant les règles de sécurité et d’hygiène.
- Être visible et accessible au quotidien pour tous les clients sur tous les points de vente de l’hôtel
- Avec la chef de réception