Responsable Administration Des Ventes

PASSPASSION est une jeune entreprise créée en 2020 basée à Toulouse.
Nous avons pour ambition de faciliter et de démocratiser l'accès aux savoir-faire et de valoriser les métiers manuels. Pour cela, nous avons lancé une plateforme mettant en relation des particuliers passionnés et des entreprises de l’Artisanat français.
Le principe de départ ? Une immersion dans l'atelier d'un expert métier pour y découvrir un savoir-faire unique dans une approche culturelle (stages découverte) ou pour préparer une reconversion (formations professionnelles).
A l’initiative de ce projet, une équipe rassemblée autour d’une même valeur : construire un projet avec un impact social et économique fort.
Tu rejoindras l’équipe en tant que responsable de l’administration des ventes, essentiellement en lien avec la formation professionnelle. Tu seras responsable de l’équipe administrative (4 équipier.ère.s) au sein d’une Entreprise à taille humaine (16 équipier.ère.s). Tu travailleras en étroite collaboration avec les pôles Commerce et Formation. Tu seras le point central du parcours stagiaire. Tu seras la personne ressource qui sait où en est un dossier. Tu auras aussi pour mission de fluidifier les process internes dans le but de maximiser les ventes de formations de l’organisme. Tu pourras assister le Président dans l’élaboration de la stratégie de l’entreprise et sur des opérations ponctuelles.
Vos missions
- A] Tâches opérationnelles

**1.Suivi des dossiers stagiaires**:

- Vérifier la prise en charge et la gestion administrative des dossiers stagiaires, du début à la fin du process (avant formation, pendant et après), orchestrer la résolution des problèmes rencontrés en restant le point focal du parcours stagiaire
- Vérifier la bonne réalisation des entretiens d’entrée et de sortie des stagiaires
- Fournir un support administratif à l’équipe commerciale notamment dans l’analyse des demandes et besoins des stagiaires, concevoir des offres sur-mesure, orienter vers les financements appropriés (CPF, OPCO, France Travail, ).
- Fournir un support administratif à l’équipe formation, notamment dans le suivi post-formation des stagiaires, vérifier leur inscription aux examens, etc.
- Aider à l’inscription aux examens les stagiaires qui en font la demande
- Mener à bien les tâches ci-dessus en s’assurant du respect des exigences réglementaires (Qualiopi, financements)

2\. Support aux formateurs et à l’équipe formation PASSPASSION:

- S’occuper de la mise à jour des évolutions de l’offre de formation initiée par l’équipe formation (mise à jour des programmes et documents annexes) sur l’ensemble des supports et tous les catalogues
- Tenir à jour l’ensemble des contrats (de formation, de sous-traitance)
- Assurer le suivi administratif des formateurs, en particulier s’assurer que l’ensemble des documents qui constituent leur dossier de partenaire (NDA (numéro d’activité), RC pro, Attestation de régularité fiscale, etc.) soient à jour.
- Ponctuellement assister l’équipe formation pour réaliser le BPF

**3\. Support au développement commercial**:

- Collaborer avec l’équipe commerciale pour garantir une bonne prise en charge des nouveaux stagiaires et artisans formateurs
- Mettre en ligne les offres de formations sur les différentes plateformes (PASSPASSION, EDOF, CARIF OREF, etc.)

B] Tâches de fond
**4.Gestion et optimisation des processus administratifs**:

- Cartographier les étapes du processus actuel de la constitution à la clôture des dossiers stagiaires.
- Identifier les points d’amélioration pour simplifier les procédures administratives.
- Mettre en oeuvre outils et méthodes pour simplifier, automatiser et réduire les éventuelles tâches répétitives.
- Être référent.e des process et outil interne et faire le lien avec l’équipe technique

**5.Recherche et gestion des offres et des financements**:

- S’appuyer sur le pôle Formation et assurer une veille sur les évolutions réglementaires pour anticiper les besoins de l’organisme de formation PASSPASSION

**6\. Amélioration continue**:

- Mettre en place des indicateurs pour suivre l’efficacité des processus internes
- Organiser des points d’avancement avec l’équipe ADV pour ajuster les procédures
- Gérer le déroulement d’éventuels contrôles administratifs

Vos compétences
**Compétences requises**:

- Une expérience préalable (2-5 ans minimum) dans un poste similaire au sein d’un organisme de formation ou dans le domaine de la formation professionnelle
- Connaissance des dispositifs de financement (CPF, OPCO, Pôle emploi, etc.)
- Maîtrise du Référentiel National Qualité (Qualiopi)
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, Google Suite, outils internes entreprise)
- Excellentes compétences organisationnelles, sens de l’initiative et esprit de synthèse.
- Esprit d’équipe, empathie, gestion d’une équipe
- Capacité à travailler de manière transversale avec plusieurs équipes.

**Profil recherché**:

- Bac+3 à Bac+5 en gestion, management ou administration
- Sensibilité pour l’optimi