Assistant.e de Suivi Administratif Des Volontaires Internationaux

Planète Urgence est une association de solidarité internationale créée en 2000. Face aux enjeux sociaux et environnementaux qui s'accélèrent, l'association Planète Urgence est convaincue que l'Humain doit être au coeur de la solution et s'est donc fixé pour mission de renforcer les femmes et les hommes pour un monde plus solidaire et durable. Depuis 2000, l'association, reconnue d'utilité publique, s'attache donc à soutenir les acteurs locaux à travers des projets de préservation des forêts et de la biodiversité, du renforcement de compétences et la sensibilisation à l'environnement.

Planète Urgence est membre du Groupe SOS, groupe associatif, leader de l'entrepreneuriat social en Europe.
Il regroupe 650 associations, entreprises sociales et établissements, qui combattent, agissent et innovent au profit des personnes en situation de vulnérabilité, des générations futures et des territoires.
Depuis sa création en 1984, lors des années sida, le Groupe SOS : combat toutes les exclusions ; agit pour l'accès de toutes et tous à l'essentiel ; et innove face aux enjeux sociaux, sociétaux et environnementaux.
Non-lucratif, sans actionnaire, le Groupe SOS et ses 22.000 personnes employées agissent en France et dans plus de 40 pays, auprès de 2 millions de bénéficiaires.

1/ Assurer le suivi administratif des volontaires en service civique - 70%
- Création des volontariats dans le CRM
- Mail de validation
- Collecte et suivi des documents nécessaires à la contractualisation et au départ
- Souscription des assurances
- XX volontaires à accompagner via des entretiens réguliers au long de la mission

2/Participer à la valorisation du volontariat - 20%
- Trier les photos des volontaires pour constituer une banque d'images
- Faire suivre les témoignages pertinents au service communication
- Participation ponctuelle à des évènements
- Appui à la dynamisation du réseau des volontaires via le réengagement des volontaires accompagnés (réseaux sociaux et café volontaires)
- Assurer une veille sur les bonnes pratiques et être force de propositions sur de nouveaux supports/outils

3/ Participer à l'organisation des sessions de formation au départ et de retour des volontaires - 5%
- Co-organiser les sessions de formations (réservation salle, organisation logistique)
- Envoi des mails de convocation aux formations (volontaires, équipe)

4/ Participation à la vie de l'équipe - 5%
- Réunions équipe
- Animation de réunions
- Rédaction de CR de réunions

Ses missions ne sont pas exhaustives, la.le collaborateur.rice pourra être mobilisé.e sur d'autres activités en fonction de l'évolution et des besoins

Sous la supervision du responsable volontariat-RC, l'assistant.e de suivi administratif des volontaires sera intégré.e à l'équipe du pôle Renforcement de capacités constituée de 5 collaborateurs. Elle.il travaillera en collaboration avec les chargées de volontariat et participera aux réunions d'équipes.

Planète Urgence a identifié 4 façons d'être communes à chaque collaborateur de l'association quel que soit son poste?:?

Confiance?: capacité à instaurer un climat de confiance avec ses interlocuteurs et avec les autres membres de l'équipe permis grâce à l'écoute, l'adaptation, le parler vrai et la fiabilité?

Pragmatisme?: capacité à faire avec la réalité et non contre et à imaginer des solutions adaptées aux enjeux du terrain?

Energie Contributive?: capacité à être force de proposition et apporteur de solutions pour le bien du collectif?

Solidarité?: capacité à mettre la solidarité et l'impact au coeur de toute décision et d'avoir une posture d'entraide vis-à-vis des autres collaborateurs. Avoir conscience des enjeux de la solidarité mondiale et des ODD.?

Compétences attendues:

- Capacité d'organisation et rigueur
- Proactivité
- Proactivité dans la recherche de solutions, animation de réunion
- Maîtrise des outils CRM, bureautique
- Capacités interpersonnelles et capacité d'écoute
- Intérêt pour la solidarité internationale